ILPB3/423-98/11-2/EK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 1 marca 2011 r. (data wpływu 8 marca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dot. podróży służbowych poniesionych na:

* usługi parkingowe i usługi taksówek osobowych zapłacone kartą służbową - jest prawidłowe,

* usługi parkingowe i usługi taksówek osobowych zapłacone gotówką - jest prawidłowe,

* usługi parkingowe, usługi taksówek osobowych, przejazdy "a"/"b" lub przejazdy autostradami zapłacone kartą służbową - jest prawidłowe,

* usługi parkingowe, usługi taksówek osobowych, przejazdy "a"/"b" lub przejazdy autostradami zapłacone gotówką - jest prawidłowe.

W dniu 8 marca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dot. podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące stany faktyczne.

Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego (dalej: Spółka) prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży wyrobów tytoniowych. Pracownicy Spółki, na podstawie decyzji swoich przełożonych, wykonują różne zadania służbowe poza Spółką, w związku z którymi ponoszą różne wydatki służbowe regulowane kartą służbową lub gotówką. Wydatki służbowe ponoszone są zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami.

W przypadku odbycia zagranicznej podróży służbowej, pracownicy dokonują zbiorczych rozliczeń poniesionych wydatków służbowych na wewnętrznym dokumencie "Polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego / Foreign business trip order".

W przypadku odbycia krajowej podróży służbowej, pracownicy dokonują zbiorczych rozliczeń poniesionych wydatków służbowych na wewnętrznym dokumencie "Polecenie wyjazdu służbowego".

Rozliczenia powyższe, są zbiorczymi zestawieniami wydatków służbowych. Rozliczenia te obejmują koszty poniesione w określonej walucie i dotyczą danej podróży służbowej. Znajdują się na nich dodatkowo podpisy delegowanego pracownika i jego przełożonego, który zatwierdza zasadność poniesienia wydatków służbowych.

W przypadku regulowania poniesionych wydatków służbowych za pomocą karty służbowej, pracownik wypełnia dodatkowo druk wewnętrzny "Kontrola rachunku", w celu potwierdzenia poniesienia tego wydatku służbowego.

Do ww. rozliczeń dołączane są dowody zewnętrzne i wewnętrzne dla potwierdzenia dokonanych wydatków służbowych i odpowiedniego ich ujęcia w księgach rachunkowych Spółki, takie jak:

Spółka zalicza wydatki służbowe do kosztów uzyskania przychodu, jeśli udokumentowane są jednym z dokumentów wymienionych w punktach 1 - 4. Wydatkami takimi są opłaty za paliwo, noclegi w hotelach, przejazdy autostradami, parkingi, przejazdy taksówkami, przejazdy "a" / "b" i inne drobne wydatki służbowe.

Natomiast w przypadku udokumentowania wydatków służbowych za pomocą jednego ze sposobów wymienionych w punktach 5 - 8, Spółka nie zalicza tych wydatków służbowych do kosztów uzyskania przychodu z punktu widzenia rachunkowego i podatkowego.

Jednak zdaniem Spółki, w świetle obowiązujących przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), a mianowicie art. 15 ust. 1, wydatki zawarte w pkt 5 - 8 powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki służbowe opisane w pytaniach 1 - 4 można jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1".

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny i otwarty. Z tego względu, każdorazowy wydatek służbowy poniesiony przez pracownika podlega w Spółce indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji do kosztów stanowiących lub niestanowiących koszty uzyskania przychodów.

Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, Spółka bada istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub rzeczywistą szansą na powstanie przychodu lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów.

Opierając się o kryterium stopnia powiązania kosztów z uzyskaniem przychodów, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów ustawodawca dokonał podziału kosztów podatkowych na:

* koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, które są bezpośrednio powiązane z konkretnymi przychodami (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz

* koszty uzyskania przychodów, inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie), które nie odnoszą się wprost do konkretnych źródeł przychodów, jednak ich ponoszenie jest uzasadnione i ma na celu osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Reasumując można stwierdzić, że dany koszt można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów po spełnieniu łącznie następujących warunków:

Dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest również jego właściwe udokumentowanie. Kwestie dokumentowania mają związek z prowadzoną ewidencją rachunkową.

Artykuł 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość ustalenia wysokości dochodu lub strat, podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Takimi odrębnymi przepisami jest ustawa o rachunkowości zawarta w Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 określa, co to są dowody księgowe, na podstawie których dokonuje się zapisów księgowych, stwierdzając, że:

Z analizy przepisów art. 20 ustawy o rachunkowości wynika, że zdarzenia gospodarcze opisują "dowody źródłowe", którymi są dowody zewnętrzne otrzymane od kontrahentów - w przypadku kosztów. Jeżeli jest jakiś uzasadniony powód braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów, np. niewystawianie rachunków lub faktur, wtedy może znaleźć zastosowanie ust. 4 tego artykułu dopuszczający, za zgodą kierownika jednostki, na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, np. paragonów, oświadczeń pracownika. Taka zgoda kierownika jednostki oraz zastąpienie dowodu zewnętrznego dowodem zastępczym nie ma jednak uzasadnienia w przypadku usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Oznacza to, że paragony za taksówki oraz paragony za parkingi nie są dowodami zastępczymi, gdyż usługi przewozu osób taksówkami oraz usługi parkingowe są opodatkowane podatkiem od towarów i usług, dlatego muszą być potwierdzone fakturami lub rachunkami. Rachunkami w sytuacji, gdy usługodawca jest podmiotowo (skala obrotów rocznych) zwolniony z podatku od towarów i usług.

Paragony za taksówki i paragony za parkingi nie mieszczą się ponadto w katalogu dokumentów, które mogą być uznane za faktury, o czym mówi § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z 2008 r. z późn. zm.), wymieniając je jak niżej:

"Za fakturę uznaje się również:

Dlatego też, również z tych przyczyn, paragony za taksówki oraz paragony za parkingi nie były i nie są uznawane w Spółce za koszty uzyskania przychodów.

Z kolei, w art. 21 ustawy o rachunkowości zawarty jest opis dowodu księgowego w sposób następujący:

Z artykułu 21 ustawy o rachunkowości wynika, że dowód księgowy powinien mieć swój numer identyfikacyjny oraz określać powinien strony transakcji.

Takim dowodem może być uznany paragon za taksówki lub paragon za parkingi, który ma swój własny numer identyfikacyjny oraz nazwę i adres usługodawcy. Nie posiada natomiast wpisanej przez usługodawcę nazwy i adresu usługobiorcy. W tym przypadku istnieje wręcz obowiązek uzupełnienia na dowodzie brakujących danych w postaci nazwy i adres

u Spółki jako zleceniobiorcy.

Wtedy, zdaniem Wnioskodawcy, taki dowód księgowy spełniałby warunki zawarte w art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości, gdyż jest dokumentem źródłowym, zewnętrznym, wystawionym przez usługodawcę i zawierającym dane z nazwą i adresem usługodawcy oraz dane o usłudze i podatku VAT, a także uzupełnione przez usługobiorcę jego dane dotyczące nazwy i adresu.

Tym samym Spółka uważa, że można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zawarte w pytaniach nr 1 i 2, wydatki służbowe na usługi parkingowe i usługi taksówek osobowych zapłacone kartą służbową lub gotówką udokumentowane łącznie:

W związku z pytaniem nr 3 dotyczącym interpretacji, Spółka uważa, że pomimo braku źródłowych dokumentów zewnętrznych w postaci faktur, rachunków, a nawet paragonów z powodu ich zagubienia, to w przypadku zapłaty kartą służbową istnieje ten jeden istotny dowód w postaci zapłaty za usługę (za usługę PKP, za usługę taksówki, za parking, autostradę). Jeśli tylko konieczność poniesienia tych wydatków służbowych celem wykonania zadania służbowego zostanie zatwierdzona przez przełożonego w postaci jego podpisu na oświadczeniu, zdaniem Spółki, uzasadnione jest uznanie ich za koszt uzyskania przychodów.

W związku z pytaniem nr 4 dotyczącym interpretacji, Spółka również uważa, że w skrajnych przypadkach, tzw. incydentalnych, przy braku jakichkolwiek dokumentów potwierdzających wykonanie usługi, to jest zarówno faktur, rachunków, a nawet paragonów, a także przy braku dowodów zapłaty kartą służbową za te usługi, gdyż zapłaty dokonano gotówką, to w przypadku zagubienia tych dokumentów lub kradzieży tych dokumentów potwierdzonych jeszcze protokołem z policji, uzasadnione jest uznanie oświadczenia pracownika za wiarygodne. Jeśli tylko konieczność poniesienia tych wydatków służbowych celem wykonania zadania służbowego a zawartych w oświadczeniu pracownika zostanie zatwierdzona przez przełożonego w postaci jego podpisu na oświadczeniu, zdaniem Spółki, uzasadnione jest uznanie ich za koszt uzyskania przychodów.

Wydatki powyższe spełniają bowiem wszystkie przesłanki możliwości zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodu:

* ponoszone są przez Spółkę w związku z prowadzoną przez Nią działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów;

* nie są zakwalifikowane do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych;

* zostały również w sposób wiarygodny udokumentowane, co prawda nie według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, jednak w inny rzetelny sposób, pozwalający udowodnić rzeczywiste, poniesienie danego wydatku służbowego.

Stanowisko Spółki, że wymienione w pytaniach nr 1, 2, 3 i 4 przypadki wydatków służbowych można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów oparte są również na orzecznictwie sądów administracyjnych.

Na przykład w wyroku z dnia 5 marca 2004 r. (sygn. akt III SA 1240/2002) WSA stwierdził, że "W orzecznictwie sądowym zarysowały się w tym zakresie dwa nurty. Jeden preferujący podejście formalne wyraża pogląd, że warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego należyte udokumentowanie, zgodnie z przepisami o rachunkowości. Drugi nurt, który można określić jako preferujący stanowisko materialno prawne, wyraża pogląd, iż przepisy o rachunkowości nie mają charakteru podatkotwórczego, w związku z czym wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie niweczy samego faktu dokonania wydatku. Organy podatkowe powinny ustalić, czy wydatek taki został dokonany, a skoro tak, to powinien być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli miał wpływ na jego osiągniecie (...) Podatnik ma możliwość wszelkimi dostępnymi środkami dowodowymi wykazać, że określony - będący kosztem uzyskania przychodu - został faktycznie poniesiony".

W ocenie składu orzekającego w niniejszej sprawie, "wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie, czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę".

Zdaniem Spółki, takimi "dowodami zasługującymi na wiarę" są z pewnością dowody wskazane w pytaniach o interpretacje wymienione pod numerami 1 - 4, przy czym w punktach 1 - 3 jest to właściwie kilka dowodów występujących łącznie, co dodatkowo wzmaga ich wiarygodność.

Na podstawie powyższego orzeczenia sądowego, można dojść do wniosku, iż fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, bez wątpienia stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednak brak prawidłowego dowodu księgowego nie może stanowić wystarczającej przesłanki do wykluczenia wydatków służbowych z kategorii kosztów uzyskania przychodów.

W sytuacji, gdy Spółka, zamiast faktury VAT, posiada również inne dowody, dokumentujące poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, takie jak paragony, oświadczenia pracownika, ma prawo do zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki pracowników związane z wykonywaniem zadań służbowych poza Spółką, które to zadania zlecane są im przez przełożonych, bez wątpienia służą działalności gospodarczej Spółki, ponoszenie ich jest celowe i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przez Spółkę przychodami, zatem mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Spółki, skoro w postępowaniach podatkowych dowodem są również zeznania świadków, wydaje się, że takim dowodem może być również oświadczenie pracownika o poniesieniu wydatków w podróży służbowej w przypadku zagubienia lub kradzieży dokumentów. W przypadku uznania przez Spółkę takiego oświadczenia za wiarygodne i potwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego, a tym samym będące podstawą do ujęcia wyspecyfikowanych kosztów zawartych w tym oświadczeniu jako będących poniesionymi w celu uzyskania przychodów. Stanowisko Spółki nie jest w tym przypadku sprzeczne z przepisami Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), które zarówno w art. 180 oraz art. 181 tej ustawy dopuszczają do rozpatrzenia wszystkie dowody. W myśl bowiem art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, "jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem".

Natomiast zgodnie z art. 181 tej ustawy, "Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, (...)".

Podsumowując, zdaniem Spółki, uzasadnione jest uznanie ponoszonych wydatków służbowych zawartych w pytaniach nr 1 - 4 w sprawie interpretacji prawa podatkowego, za koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych stanów faktycznych uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku, Spółka wnosi o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków służbowych udokumentowanych w sposób określony w pkt 5 - 8 stanu faktycznego. Pytanie Spółki dotyczy zatem de facto potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź tut. Organu na pytania Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

W myśl powyższego, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

W uzasadnieniu swojego stanowiska Wnioskodawca wskazuje m.in., że przedmiotowe wydatki ponoszone są przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie są zakwalifikowane do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przyjmując za Wnioskodawcą, iż przedmiotowe wydatki służą działalności gospodarczej Spółki i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przychodami, a ponadto przedmiotowe wydatki nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co do zasady mogą one zatem stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

Jak słusznie zauważa Wnioskodawca, dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest również jego prawidłowe udokumentowanie.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" (art. 20 ust. 2 ustawy). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż pracownicy Spółki, na podstawie decyzji swoich przełożonych, wykonują zadania służbowe poza Spółką, w związku z którymi ponoszą różne wydatki służbowe regulowane kartą służbową lub gotówką. Wydatki służbowe ponoszone są zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. W przypadku odbycia zagranicznej podróży służbowej, pracownicy dokonują zbiorczych rozliczeń poniesionych wydatków służbowych na wewnętrznym dokumencie "Polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego / Foreign business trip order", natomiast w przypadku odbycia krajowej podróży służbowej - na wewnętrznym dokumencie "Polecenie wyjazdu służbowego". Powyższe rozliczenia obejmują koszty poniesione w określonej walucie i dotyczą danej podróży służbowej. Znajdują się na nich dodatkowo podpisy delegowanego pracownika i jego przełożonego, który zatwierdza zasadność poniesienia wydatków służbowych. Ponadto, w sytuacji regulowania poniesionych wydatków służbowych za pomocą karty służbowej, pracownik wypełnia dodatkowo druk wewnętrzny "Kontrola rachunku", w celu potwierdzenia poniesienia tego wydatku służbowego.

Do ww. rozliczeń dołączane są dowody zewnętrzne i wewnętrzne dla potwierdzenia dokonanych wydatków służbowych i odpowiedniego ich ujęcia w księgach rachunkowych Spółki. W zakresie będącym przedmiotem pytania są nimi:

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody potwierdzające opisane przez Spółkę wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionych we wniosku stanów faktycznych, należy stwierdzić, iż wydatki związane z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników, w tym koszty usług parkingowych, usług taksówek osobowych, przejazdów PKS / PKP, przejazdów autostradami, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Końcowo nadmienia się, iż powołane przez Spółkę orzeczenie sądu administracyjnego jest rozstrzygnięciem wydanym w konkretnej sprawie, osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko do niej się odnoszącą, w związku z tym nie ma waloru wykładni powszechnie obowiązującej.

Interpretacja dotyczy zaistniałych stanów faktycznych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzeń w przedstawionych stanach faktycznych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.