ILPB3/423-931/09-4/AO

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13 października 2009 r. (data wpływu 16 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie ubioru służbowego - jest prawidłowe.

W dniu 16 października 2009 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 2 grudnia 2009 r. (data wpływu 2 grudnia 2009 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie ubioru służbowego.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w zakresie świadczenia usług hotelarskich oraz usług gastronomicznych (hotel wraz z restauracjami). Podatnik nabywa dla pracowników (na określonych Regulaminem Pracy stanowiskach) ubiór służbowy, do którego zalicza się: garnitur lub garsonkę, koszulę lub bluzkę, buty, spodnie lub spódnicę, marynarkę lub kamizelkę, muszkę, krawat, apaszkę.

Ubiór służbowy (z wyjątkiem butów, spodni, spódnicy, krawata, apaszki, muszki) jest odznaczony logo Spółki.

Regulamin Pracy określa dopuszczalną kolorystkę stroju. Regulamin Pracy przewiduje możliwość wypłacenia ekwiwalentu za ubiór służbowy, pod warunkiem, że ubiór spełnia warunki określone w Regulaminie Pracy, jednak podatnik nie korzysta z możliwości wypłacenia ekwiwalentu za ubiór służbowy, ale na własny koszt zakupuje odpowiedni ubiór służbowy i dokonuje jego oznaczenia.

Zgodnie z obowiązującym u Wnioskodawcy Regulaminem Pracy, pracownicy Spółki na określonych Regulaminem Pracy stanowiskach (Dyrektor Naczelny, Kierownik ds. Gastronomii i Hotelarstwa, Kierownik pięter, Specjalista ds. promocji i reklamy, Kierownik recepcji, Inspektor pięter, Recepcjonista, Kasjer walutowy, Kelner, Barman, Portier, Menedżer ds. marketingu) mają obowiązek wykonywać pracę w ubiorze służbowym.

Pracownikom tym nie wolno używać ubioru służbowego poza miejscem pracy, w szczególności nie wolno używać ubioru służbowego dla potrzeb osobistych pracownika.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy, i jeżeli tak kiedy, wydatki podatnika na nabycie ubioru służbowego mogą zostać zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu...

Treść pytania wynika z pisma z dnia 2 grudnia 2009 r. stanowiącego uzupełnienie do wniosku.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na nabycie ubioru służbowego, w przedstawionym stanie faktycznym, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (jednorazowo w dacie poniesienia wydatków).

Zdaniem Spółki, wydatki na nabycie ubioru służbowego nie mogą być kwalifikowane jako koszt reprezentacji. Wydatki w tym zakresie należy uznać za podstawowy koszt prowadzonej działalności i nie sposób wydatków takich uznać za zbytkowne lub mające na celu szczególne wyróżnienie Spółki pośród innych podmiotów prowadzących działalność w tej branży.

W działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę powszechnie przyjęte jest stosowanie jednolitego ubioru służbowego (uniformy hotelowe). Ubiór służbowy ma charakter standardowy, jest co do zasady oznakowany logo przedsiębiorcy, nie ma cech wytworności ani okazałości, dlatego, zdaniem Wnioskodawcy, nie powinien być klasyfikowany jako koszt reprezentacji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z zastrzeżenia art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że są wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą. Katalog takich wydatków zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepis art. 16 ust. 1 ww. ustawy, w pkt 28, stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W niniejszej sprawie rozstrzygnięcia wymaga kwestia, czy wydatki poniesione na zakup strojów służbowych o odpowiedniej kolorystyce oraz co do zasady oznakowanych widocznym logo, stanowią wydatki związane z reklamą czy też wydatki związane z reprezentacją i w związku z tym czy można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji reprezentacji ani reklamy. Zatem należy odwołać się do wykładni językowej tych pojęć.

Reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc powyższą definicję na grunt ustawy podatkowej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Natomiast reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy.

Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.

Samo oznaczenie stroju służbowego logo firmy, pod którym Spółka świadczy usługi hotelarskie nie przesądza jeszcze o jej reklamowym charakterze. Właściwa kwalifikacja wydatku i ocena czy ma on związek z przychodami możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków itp.

W przypadku strojów służbowych, trudno raczej przypisać im funkcję reprezentacyjną. Nie przyczyniają się one w znacznym stopniu do budowy wizerunku, a logo jako znak graficzny stanowi jedynie swojego rodzaju informację handlową. w działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę powszechnie przyjęte jest stosowanie jednolitego ubioru służbowego (uniformy hotelowe). w tym też rozumieniu, wydatki ponoszone na zakup strojów służbowych, w które ubrani są pracownicy hotelowi podczas wykonywania swoich obowiązków, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zasady potrącalności kosztów uzyskania przychodów regulują przepisy art. 15 ust. 4, ust. 4a-4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. w świetle wskazanych przepisów data potrącalności kosztów zależy od charakteru powiązania tych kosztów z przychodem podatkowym.

Stosownie do art. 15 ust. 4d ww. ustawy koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, które nie mają bezpośrednio odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, jakkolwiek ich ponoszenie warunkuje ich uzyskanie.

Jak stanowi art. 15 ust. 4e ww. ustawy Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Ze stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę wynika, że wydatki poniesione na nabycie ubioru służbowego mają pośredni związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Należy uznać, iż na podstawie art. 15 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie poniesienia.

Reasumując, wydatki, które Spółka ponosi na nabycie ubioru służbowego mogą zostać zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w dacie poniesienia.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.