ILPB3/423-906/09-3/AO - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki wydatków poniesionych na organizację spotkań z kontrahentami w restauracjach oraz w siedzibie spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 6 października 2009 r. (data wpływu 12 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz kontrahenta:

W dniu 12 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentem w siedzibie Spółki oraz wydatków na posiłki w trakcie spotkań z kontrahentem w restauracji.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.

Wnioskodawca jest Spółką giełdową i prowadzi działalność podstawową w zakresie kopalnictwa rud miedzi, produkcji miedzi oraz produkcji metali szlachetnych i pozostałych metali nieżelaznych.

W ramach Spółki - podatnika VAT- wyodrębnione są organizacyjnie poszczególne Oddziały - kopalnie i huty, które stanowią jako całość ciąg technologiczny. Odbiorcami produktów Spółki są zarówno klienci zagraniczni jak i krajowi, a produkty Spółki są wyrobami notowanymi na giełdach towarowych: x, y, z.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka organizuje spotkania, negocjacje biznesowe lub w celu wyboru kontrahenta na wykonanie usługi, na które zapraszani są kontrahenci / oferenci Spółki.

Spotkania takie organizowane są zarówno w siedzibie Spółki jak i poza nią.

W trakcie spotkań w siedzibie Spółki podawane są napoje bezalkoholowe (herbata, kawa, woda mineralna), drobny poczęstunek w postaci kanapek lub wyrobów cukierniczych czy słodyczy.

Podczas tych spotkań omawiane są bieżące sprawy biznesowe, ustalane warunki sprzedaży towarów, negocjowane postanowienia zawieranych umów z kontrahentami.

Zdarzają się też sytuacje, że spotkania z kontrahentami mają miejsce poza siedzibą Spółki, tzn. spotkanie odbywa się w restauracji.

Jak zostało wyżej wskazane, odbiorcami produktów Spółki są także kontrahenci zagraniczni oraz podmioty krajowe posiadające siedziby na terenie całego kraju, których przyjazd do siedziby Spółki odbywa się na zaproszenie Wnioskodawcy i połączony jest nierzadko z wizytą w jednym z Oddziałów Spółki. Jest to wyjazd do kopalni lub do huty, które organizacyjnie położone są poza siedzibą Spółki.

Podczas spotkania w restauracji, w trakcie którego omawiane są sprawy biznesowe związane z działalnością Spółki, następuje wymiana poglądów i deklaracje dalszej współpracy.

Koszty spotkania w restauracji (posiłku) ponosi Wnioskodawca, przy czym spotkanie to nie ma charakteru specjalnie zorganizowanej imprezy i wytwornego charakteru; posiłek ten ma charakter zwyczajowy przyjęty w tej branży.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami dokumentowane są rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Spółkę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na drobny poczęstunek (kanapki, wyroby cukiernicze, słodycze, napoje bezalkoholowe) oraz wydatki na zakup posiłków w restauracji w związku ze spotkaniem zorganizowanym przez Spółkę z kontrahentem stanowią koszty uzyskania przychodów...

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych na potrzeby poczęstunku kontrahentów, podczas spotkań biznesowych w siedzibie Spółki jak i wydatki związane z organizacją spotkań w restauracji, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Oznacza to, że możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od łącznego spełnienia następujących przesłanek:

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, w związku z tym właściwym jest posłużenie się znaczeniem nadanym przez słownik języka polskiego. "Reprezentacja" więc rozumiana jest jako: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną (Słownik języka polskiego PWN, Warszawa 1989).

Zdaniem Spółki, skoro reprezentacja definiowana jest jako okazałość czy wystawność, to ponoszone przez Nią wskazane powyżej wydatki nie mają takiego charakteru. w szczególności zaproponowanie kontrahentom kawy, herbaty, poczęstowanie kanapkami czy słodyczami nie jest działaniem wystawnym, które ma za zadanie ukazać Wnioskodawcę jako podmiot organizujący wystawne czy okazałe spotkania.

Zaoferowanie powyższych artykułów spożywczych i napojów należy uważać za przejaw dobrych manier, które to zachowanie ma przyczynić się do osiągnięcia zamierzonych celów, dla których zorganizowane było spotkanie. Celami tymi są przykładowo dokonanie określonych uzgodnień między stronami, czy przekazanie określonych informacji lub omówienie zasad współpracy i stanowią one główny cel spotkań organizowanych w siedzibie Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki o charakterze gastronomicznym tylko wtedy nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu, gdy będą miały charakter wydatków reprezentacyjnych. Natomiast podanie kawy czy słodyczy podczas spotkania, nie ma charakteru wydatków mieszczących się w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i w związku z tym stanowi koszt uzyskania przychodu dla Wnioskodawcy.

Powyższe rozważania dotyczą także sytuacji, gdy kontrahenci Spółki zapraszani są do restauracji. Powyższe spotkania mają zawsze charakter biznesowy, a ich celem jest, jak w przypadku spotkań w siedzibie Spółki, omówienie konkretnych spraw związanych ze współpracą z kontrahentem.

Posiłki w restauracji nie mają charakteru wystawnego posiłku, a celem spotkania nie jest utrwalenie pozytywnego wizerunku Spółki, a jedynie omówienie spraw związanych z prowadzoną działalnością. Spółka zapraszając kontrahentów do restauracji ponosi jednocześnie koszty posiłku. Skoro więc celem spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentom wystawnością, a jedynie omówienie spraw biznesowych, to zasadnym jest, zdaniem Spółki, uznanie wydatków poniesionych w restauracji, w związku ze spotkaniem z kontrahentem za koszty uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z zastrzeżenia art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że są wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą. Katalog takich wydatków zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepis art. 16 ust. 1 ww. ustawy, w pkt 28, stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wobec braku legalnej definicji pojęcia reprezentacja, za celowe należy uznać odwołanie się do jej wykładni językowej.

Reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc powyższą definicję na grunt działalności gospodarczej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca organizuje spotkania, negocjacje biznesowe lub w celu wyboru kontrahenta na wykonanie usługi, na które zapraszani są kontrahenci bądź oferenci Spółki. Podczas tych spotkań omawiane są bieżące sprawy biznesowe, ustalane warunki sprzedaży towarów, negocjowane postanowienia zawieranych umów z kontrahentami.

Uczestnikom zapewniane są herbata, kawa, woda mineralna, drobny poczęstunek w postaci kanapek lub wyrobów cukierniczych, słodycze. Zdarza się również, że spotkania z kontrahentami mają miejsce poza siedzibą Spółki, tzn. spotkanie odbywa się w restauracji. w takim wypadku, Wnioskodawca ponosi koszt posiłku. Spółka podkreśla, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru specjalnie zorganizowanej imprezy i wytwornego charakteru. Posiłek ten ma charakter zwyczajowy przyjęty w tej branży.

W świetle powyższych przepisów, należy stwierdzić, iż wydatki, które Spółka ponosi na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na drobny poczęstunek (kanapki, wyroby cukiernicze, słodycze, napoje bezalkoholowe), podawany podczas spotkań z kontrahentem w Jej siedzibie, należący do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (niemające charakteru okazałości), to jako wydatki niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, w kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na posiłki w trakcie spotkań z kontrahentem w restauracji, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy. Noszą one zatem znamiona reprezentacji i tym samym, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazać należy, iż powoływanie się przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru wystawnego, a celem spotkania nie jest chęć zaimponowania kontrahentom wystawnością nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Jednocześnie informuje się, iż w zakresie przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego została wydana odrębna interpretacja w dniu 4 stycznia 2010 r. Nr ILPB3/423-906/09-2/AO.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.