ILPB3/423-625/09-4/KS - Koszty uzyskania przychodu z tytułu wynajmu samochodu osobowego za granicą w związku z podróżą służbową pracownika a obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Oddział w Polsce, przedstawione we wniosku z dnia 30 lipca 2009 r. (data wpływu do IS w Poznaniu 6 sierpnia 2009 r., do BKIP w Lesznie 11 sierpnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie wydatków ponoszonych w związku z wynajmem i używaniem samochodów osobowych - jest nieprawidłowe.

W dniu 6 sierpnia 2009 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 14 października 2009 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie wydatków ponoszonych w związku z wynajmem i używaniem samochodów osobowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca świadczy usługi informatyczne oraz prowadzi działalność w zakresie oprogramowania poza granicami kraju. Usługi w zakresie oprogramowania wykonywane są przez pracowników Spółki, którzy będąc za granicą w podróży służbowej korzystają w jej czasie z wynajmowanych za granicą samochodów osobowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki poniesione na wynajem samochodu osobowego za granicą w związku z podróżą służbową pracownika można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty związane z wynajęciem samochodu, zużyciem paliwa, opłaty parkingowe, itp. Spółka zalicza do kosztów podatkowych, bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zdaniem Spółki, ma tu zastosowanie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdyż koszty jakie ponosi pracownik w związku z podróżą służbową nie są wydatkami na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu, lecz zwrotem środków, jakie pracownik wydatkował w imieniu Spółki celem wykonania usługi zamówionej przez klienta w zakresie specjalistycznego oprogramowania komputerowego. Usługi w zakresie oprogramowania świadczone przez pracowników stanowią podstawową działalność firmy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Nie każdy wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ograniczenie wynikające z ww. przepisów odnoszą się do kosztów związanych z podróżą służbową, dotyczących kosztów przejazdu. Wydatki z powyższych tytułów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości tzw. kilometrówki.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z ww. przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania", w związku z czym, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki związane z wynajęciem samochodu, zużyciem paliwa, opłaty parkingowe warunkują możliwość korzystania z rzeczy, w związku z czym, mieszczą się w ww. pojęciu.

Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków z tytułu wynajmu samochodu do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. wymogów powoduje, iż wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka świadczy usługi informatyczne oraz prowadzi działalność w zakresie oprogramowania poza granicami kraju. Ww. usługi świadczone są przez pracowników, którzy będąc w podróży służbowej za granicą korzystają w jej czasie z wynajmowanych samochodów osobowych.

W ocenie Spółki, koszty jakie ponosi z tyt. zwrotu pracownikom wydatków z tytułu wynajęcia przez nich samochodów osobowych powinna zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdyż nie są to wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów, lecz zwrot środków, jakie pracownicy ponoszą w ww. okolicznościach.

W tym miejscu wskazać należy, iż w przedmiocie sprawy nie mamy do czynienia ze zwrotem pracownikom wydatków z tyt. używania przez nich samochodów osobowych (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Tym samym przepis ten nie ma zastosowania, bowiem ze stanu faktycznego nie wynika, żeby pracownicy korzystali ze swoich samochodów.

Wobec powyższego, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu wynajmu przez pracownika samochodu osobowego za granicą w związku z odbywaną przez niego podróżą służbową, jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadające kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra oraz obowiązana jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.