ILPB3/423-581/11-5/MM - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów instytutu wydatków poniesionych w związku z organizacją posiedzenia członków rady naukowej instytutu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Instytutu przedstawione we wniosku z dnia 7 grudnia 2011 r. (data wpływu 12 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na pokrycie kosztów dotyczących uczestnictwa w posiedzeniu członków Rady Naukowej Instytutu w części dotyczącej wydatków na zakup kawy, herbaty, ciasteczek - jest prawidłowe.

W dniu 12 grudnia 2012 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 5 marca 2012 r. (data wpływu 7 marca 2012 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

* zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na pokrycie kosztów dotyczących uczestnictwa w posiedzeniu członków Rady Naukowej Instytutu (wydatków na zakup kawy, herbaty, ciasteczek, pokrycie kosztów podróży, noclegów, diet oraz wyżywienia - obiad w restauracji),

* zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów przekazanych książek.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.

Instytut jest placówką naukową Polskiej Akademii Nauk. Jednostka utrzymuje się głównie z dotacji podmiotowej, którą corocznie otrzymuje z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na finansowanie działalności statutowej. Do zadań Instytutu należy prowadzenie badań naukowych, w szczególności istotnych dla rozwoju kraju oraz upowszechniania wyników tych badań.

Instytut działa na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk. Art. 48 ust. 1 przywołanej ustawy mówi, że instytut nabywa osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru instytutów Polskiej Akademii Nauk. Ust. 2 art. 48 stanowi natomiast, iż wpis do rejestru instytutów wywołuje takie same skutki prawne, jak wpis do Krajowego Rejestru Sądowego.

Organami Instytutu, zgodnie z art. 52 ustawy o PAN, są dyrektor i rada naukowa. Dyrektor Instytutu kieruje bieżącą działalnością instytutu, odpowiada za gospodarowanie mieniem oraz za wynik finansowy działalności Instytutu. W imieniu instytutu, oświadczenie woli składa dyrektor lub upoważniona przez niego osoba.

Rada naukowa instytutu sprawuje bieżący nadzór nad działalnością instytutu, dbając zwłaszcza o wysoki poziom jego działalności naukowej i rozwój osób rozpoczynających karierę naukową. Rada naukowa w szczególności:

* określa profil instytutu, uwzględniając kierunki rozwoju światowej nauki,

* przyjmuje programy badań współpracy z zagranicznymi instytucjami naukowymi oraz działalności wydawniczej,

* zatwierdza sprawozdanie z działalności instytutu,

* dokonuje oceny aktywności naukowej pracowników naukowych instytutu,

* przeprowadza przewody doktorskie, habilitacyjne oraz przedstawia wnioski o nadanie tytułu naukowego w ramach posiadanych uprawnień,

* zgłasza kandydatury do nagród naukowych,

* zgłasza kandydatów na członków Akademii,

* uchwala sposób i tryb przeprowadzania konkursów na poszczególne stanowiska naukowe,

* podejmuje uchwały w innych sprawach zastrzeżonych do kompetencji rady naukowej w ustawia, statucie PAN lub statucie instytutu.

Statut instytutu uchwalany jest przez radę naukową instytutu. Statut instytutu zatwierdza Prezes Polskiej Akademii Nauk.

Instytut dokonuje zakupów lub sam wydaje książki naukowe. W książkach prezentowane są wyniki badań naukowych. Instytut zakupione książki przyjmuje na stan towarów. Sporadycznie dokonuje ich sprzedaży, jednak głównie książki są wręczane podczas konferencji naukowych lub wykładów. Pracownik wyjeżdżający na konferencję pobiera, kwitując odbiór książek na druku RW, określoną ilość egzemplarzy książek i w trakcie trwania konferencji wręcza je uczestnikom. Jednostkowy koszt książki nie przekracza 40 zł. Brak imiennej listy osób, którym książki zostały przekazane. Wszystkie ksiązki zostały zakupione do 31 grudnia 2010 r. i objęte spisem z natury na dzień 31 grudnia 2010 r.

Pismem z dnia 5 marca 2012 r. Instytut uzupełnił wniosek o następujące informacje.

Rada Naukowa Instytutu, jak przedstawiono we wniosku, jest zgodnie z ustawą o Polskiej Akademii Nauk wraz z Dyrektorem Instytutu jednym z dwóch organów Instytutu. Ustawa o PAN nie nazywa wprost Rady Naukowej organem stanowiącym. W ustawie używane jest określenie "organy instytutu". W przygotowaniu wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Wnioskodawca przeszukał literaturę fachową prawną oraz dostępne materiały internetowe i nie znalazł odpowiedzi na pytanie, czy Rada Naukowa jest organem stanowiącym Instytutu czy też nie. Nie potrafi więc jednoznacznie przypisać funkcji jaką pełni Rada Naukowa. Ustawa o PAN zawiera jedynie zapis, że Rada Naukowa musi w Instytucie funkcjonować i nakłada na nią określone ustawą zadania.

Instytut nie prowadzi działalności stricte komercyjnej, utrzymuje się głównie z dotacji podmiotowej z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Zgodnie z zapisami ustawy o PAN, upowszechnianie wyników prowadzonych badań naukowych jest jednym z zadań statutowych. Odbywa się ono poprzez publikowanie wyników badań w książkach, ale także publikowanie artykułów w prasie fachowej - tematycznej, podczas seminariów i konferencji czy w trakcie wykładów na wyższych uczelniach. Uczestnictwo ludzi nauki w różnego rodzaju targach i wystawach owocuje kontaktami, dzięki którym tworzy się współpraca naukowa m.in. przy realizacji projektów naukowych finansowanych ze środków strukturalnych a także zawieranymi kontraktami na linii przemysł - nauka i wykorzystywaniu wyników badań w praktyce.

W książkach przekazywanych przez pracowników Instytutu podczas konferencji prezentowane są wyniki badań naukowych zarówno pracowników naukowych Instytutu, jak też innych naukowców. Mają też miejsce opracowania zbiorowe, w których część prezentowanych wyników badań w danej książce jest autorstwa pracowników Instytutu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź w zakresie pytania nr 1 w części dotyczącej wydatków na zakup kawy, herbaty, ciasteczek (zdarzenie przyszłe). Wniosek Instytutu w zakresie pytania nr 1 w części dotyczącej wydatków na zakup kawy, herbaty, ciasteczek (stan faktyczny) został rozpatrzony interpretacją indywidualną w dniu 22 marca 2012 r. nr ILPB3/423-581/11-4/MM, w części dotyczącej pokrycia kosztów podróży, noclegów, diet oraz wyżywienia - obiad w restauracji postanowieniem bez rozpatrzenia w dniu 22 marca 2012 r. nr ILPB3/423-581/11-6/MM oraz w zakresie pytania nr 2 (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe) został rozpatrzony interpretacjami indywidualnymi w dniu 22 marca 2012 r. nr ILPB3/423-581/11-7/MM, nr ILPB3/423-581/11-8/MM.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na zakup kawy, herbaty czy drobnych ciasteczek związane są z organizacją posiedzeń Rady Naukowej Instytutu i są kosztem uzyskania przychodów, ponieważ art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Natomiast wydatki na pokrycie kosztów podróży, noclegów diet oraz wyżywienia (obiad w restauracji) nie będą kosztem uzyskania przychodów, gdyż w myśl art. 16 ust. 1 pkt 38a nie stanowią kosztu uzyskania przychodów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnienia funkcji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się w tym zakresie wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S. Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Odnosząc natomiast powyższe do przedstawionego we wniosku opisu sprawy należy stwierdzić, iż wydatki jakie ponosi Wnioskodawca na zakup kawy, herbaty czy drobnych ciasteczek w związku z organizacją posiedzeń Rady Naukowej Instytutu, nie noszą znamion reprezentacji. Są one zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości. Są to wydatki poniesione na rzecz samego organu, a nie jego poszczególnych członków, mające na celu sprawne jego funkcjonowanie. Mogą zatem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów wg zasad określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dodatkowo tut. Organ pragnie podkreślić, iż w kwestii dotyczącej możliwości zakwalifikowania wydatków do kosztów podatkowych, ciężar dowodu w zakresie wykazania ich związku z przychodem leży po stronie podatnika, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Reasumując powyższe, poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup kawy, herbaty, ciasteczek w związku z organizacją posiedzeń Rady Naukowej Instytutu, jako wydatki niewymienione w negatywnym katalogu kosztów podatkowych, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie dodaje się, iż wniosek Instytutu dotyczący podatku od towarów i usług został rozpatrzony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.