ILPB3/423-475/08-4/DS - Wydatki prezesa zarządu spółki związane z podróżami służbowymi, wynajmem mieszkania i użytkowaniem samochodu służbowego jako koszt podatkowy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 30 lipca 2008 r. (data wpływu 31 lipca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

W dniu 31 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 15 października 2008 r. (data wpływu 17 października 2008 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Prezesem Spółki figurującym w KRS jest pracownik firmy macierzystej będącej 100% udziałowcem "X" Sp. z o.o. oddelegowany do pracy w Polsce na okres 1 r. na podstawie odpowiedniej umowy. W ramach wykonywanych czynności zarządczych Prezes nadzoruje prace oddziałów firmy "X" Sp. z o.o., jak również reprezentuje firmę na spotkaniach handlowych w kraju i państwach ościennych.

Sporadycznie odbywa także podróże do centrali firmy w E (...) (Niemcy).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki prezesa Zarządu poniesione w związku z wykonywanymi obowiązkami, w tym przede wszystkim wydatki związane z podróżami służbowymi, wynajem mieszkania i użytkowaniem samochodu służbowego będącego własnością "X" Sp. z o.o. należy traktować jako koszt podatkowy podatku dochodowego od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z generalną zasadą zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest ogólna; brzmienie tego przepisu oznacza, że zasadą jest, iż podatnik może odliczyć od przychodów wszelkie koszty ich uzyskania pod warunkiem jednak, że miały one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie miało wpływ na wysokość osiągniętego dochodu. Kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi dochodami, jak i w związku pośrednim, jeżeli zostały w racjonalny sposób poniesione w celu uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów między innymi wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) oraz wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Prezes zarządu "X" Sp. z o.o. nie jest jej udziałowcem, zatem nie mają zastosowania przepisy zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a powołanej ustawy.

Skoro określone wydatki nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie uregulowań art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych firma "X" stoi na stanowisku, że należy uznać je za koszt podatkowy jako pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanym dochodem.

W piśmie z dnia 15 października 2008 r. (data wpływu 17 października 2008 r.) Wnioskodawca wskazał, iż Prezes Zarządu pełni swoją funkcję na podstawie umowy oddelegowania z dnia 12 listopada 2007 r. zawartej z firmą "Y" z siedzibą w E (...), (tłumaczenie w załączniku). Jednocześnie Wnioskodawca wyjaśnia, iż zarówno mieszkanie, jak i samochód są używane przez Prezesa Spółki jedynie w celach służbowych. Natomiast użytkowany przez Prezesa samochód osobowy jest składnikiem majątku Wnioskodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Stosownie do tych uregulowań, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Zatem za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki - po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, tj. wymienionych w negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów - o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Mowa tu o kosztach bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem oraz o kosztach dot. całokształtu działalności podatnika, czyli związanych z funkcjonowaniem firmy.

W negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił:

Ze stanu faktycznego sprawy wynika, iż na podstawie umowy oddelegowania zawartej przez Spółkę w Niemczech z jej pracownikiem, został on oddelegowany do pracy u Wnioskodawcy na okres 1 r. Jednocześnie Spółka ta jest 100% udziałowcem Wnioskodawcy. Pracownik ten pełni funkcję prezesa Spółki w Polsce.

Zatem powyższe przepisy nie będą miały zastosowania, bowiem prezes zarządu Spółki nie jest udziałowcem, lecz pracownikiem udziałowca. Natomiast Zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką.

W świetle powyższego, wydatki na rzecz prezesa Spółki mogłyby stanowić koszt uzyskania przychodów po spełnieniu unormowania zawartego w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu należy podkreślić, że każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem jego związku z przychodem.

Jednocześnie należy dodać, że to na podatniku ciąży obowiązek odpowiedniego udokumentowania ponoszonych wydatków oraz wykazania, że wydatek ten jest uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż wydatki związane z wynajmem mieszkania nie wyczerpują przesłanki zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Są to wydatki mające charakter osobisty, które nie mieszczą się w normalnych kosztach funkcjonowania Spółki.

Natomiast kwestie ewentualnych uprawnień do diet, podobnie jak i do zwrotu np. kosztów podróży, bądź użytkowania samochodu osoby prawnej, niebędącej jej pracownikiem, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki. O ile postanowienia regulaminów i statutów przewidują użytkowanie przez prezesa Spółki samochodu bądź przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób, niebędących pracownikami pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej, to powinny one również określać ich zakres uprawnień do ich użytkowania bądź warunki tych należności.

W kontekście powyższych rozważań, za nieprawidłowy należy uznać pogląd Wnioskodawcy wskazujący, iż skoro wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na zasadzie art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ww. ustawy, to mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów.

Jednocześnie tut. Organ podatkowy informuje, że załącznik dołączony do wniosku, w postaci umowy oddelegowania nie był przedmiotem oceny. Dlatego też nie podlega interpretacji indywidualnej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.