ILPB3/423-325/10-2/KS - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki kapitałowej wydatków poniesionych na wynajem mieszkania służbowego oraz zasady dokumentowania powyższych wydatków.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 7 kwietnia 2010 r. (data wpływu 9 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 9 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Spółka w ramach prowadzonej działalności zleca swoim pracownikom odbycie podróży służbowych. Częstym miejscem docelowym lub pośrednim podróży jest x ze względu na lokalizację w x klientów Spółki, korzystanie przez pracowników Spółki z kursów i szkoleń zawodowych (na które pracownicy kierowani są przez Spółkę) w tym mieście oraz korzystanie z portu lotniczego x w trakcie podróży zagranicznych.

W celu zapewnienia pracownikom zakwaterowania w ramach podróży służbowych, Spółka zamierza wynająć w x mieszkanie służbowe, które będzie umożliwiało jednoczesny nocleg kilku pracownikom. Zdaniem Spółki, pozwoli to ograniczyć koszty bardzo drogich noclegów, gdyż ceny hoteli w x są bardzo wysokie. Dodatkowo w związku z planowaną modernizacją dróg dojazd do stolicy może znacznie się wydłużyć, więc niejednokrotnie pracownik będzie musiał dotrzeć do x w przeddzień planowanego spotkania lub planowanego wylotu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1a.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Ponieważ:

* pracownicy w podróży służbowej wykonują zadania zlecone przez pracodawcę w związku z prowadzoną przez Niego działalnością gospodarczą mającą na celu uzyskiwanie przychodów,

* art. 16 ust. 1 tej ustawy nie wymienia tego typu kosztów, więc zdaniem Spółki, koszty związane z podróżami służbowymi pracowników (w tym koszty wynajmu mieszkania służbowego na cele noclegowe pracowników przebywających w podróży służbowej) stanowią koszt uzyskania przychodów Spółki.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1b.

Spółka w celu udokumentowania wydatków na wynajem mieszkania do kosztów uzyskania przychodów będzie posiadać dowody poniesienia wydatku (fakturę lub rachunek oraz potwierdzenie zapłaty). Na odwrocie faktury zostanie umieszczony opis "Wynajem mieszkania służbowego".

Wykorzystanie mieszkania służbowego na cele noclegu pracowników w ramach podróży służbowych będą dokumentowane poprzez odpowiednią adnotację na dokumencie "Polecenie wyjazdu służbowego", wystawianym - zgodnie z zasadami przyjętymi w Spółce - w momencie delegowania pracownika w podróż służbową. Adnotacja będzie następującej treści "Nocleg w mieszkaniu służbowym".

Zdaniem Spółki, przepisy prawa nie wymagają szczególnego sposobu dokumentowania związku kosztu z przychodami Spółki, a przyjęcie powyższego sposobu dokumentowania wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodów (w postaci adnotacji na rachunku lub fakturze za wynajem oraz na dokumencie "Polecenie wyjazdu służbowego") jest wystarczające, zgodne z praktyką gospodarczą i odpowiednie dla Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), nie wymienia kosztów w sposób enumeratywny. Ustawodawca posłużył się w tym zakresie klauzulą generalną, wskazując jedynie na przesłanki, które muszą być spełnione, aby poniesione koszty można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z ogólną definicją, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...) - art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Podatnik ma zatem możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wskazać jednak należy, iż ciężar dowodu co do wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem spoczywa na podatniku.

W związku z powyższym, przyjąć należy, iż aby jakiś wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki, tj.:

* został poniesiony przez podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty),

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zatem wydatek powinien być m.in. prawidłowo udokumentowany. Obowiązek dokumentowania wydatków nie wynika z omawianego przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ale wniosek taki można wywieść z art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Przepisami, zgodnie z którymi ewidencja ta powinna być prowadzona, jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Z przepisów ww. ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi" - (art. 20 ust. 2 i 3 ustawy). w myśl art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Ust. 2 wymienionego w zdaniu poprzednim artykułu ustawy wskazuje, iż księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Artykuł 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych (...).

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych, choć niejednokrotnie niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wskazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów, a ponadto potwierdzić racjonalność poniesionych wydatków.

Ponadto, zgodnie z treścią art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast art. 191 ww. ustawy stanowi, iż to organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka zleca swoim pracownikom odbycie podróży służbowej. Miejscem docelowym lub pośrednim, ze względu na lokalizację klientów Spółki, korzystanie z kursów i szkoleń zawodowych oraz korzystanie z portu lotniczego w trakcie odbywania podróży służbowych zagranicznych jest X. Spółka nosi się zamiarem zapewnienia tym pracownikom zakwaterowania poprzez wynajęcie w tym mieście mieszkania służbowego, które zapewni jednocześnie nocleg kilku pracownikom.

Podróżą służbową jest wyjazd podjęty na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub poza miejsce wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych, który jednocześnie ma związek z wykonywaniem zadań związanych z działalnością pracodawcy. z tego względu uznać należy, że podróże służbowe co do zasady związane są z osiąganymi przez pracodawcę przychodami, a wydatki poniesione w związku z tymi podróżami stanowią, w granicach określonych przepisami prawa podatkowego, koszty uzyskania przychodów. Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi odbywającemu podróż służbową bezpłatnego noclegu lub zwrot kosztów noclegu w przypadku, gdy pracownikom nie zapewniono bezpłatnego noclegu. To w gestii pracodawcy pozostaje wybór, czy zapewni on swoim pracownikom bezpłatne noclegi, czy też zdecyduje się na zwrot poniesionych przez nich kosztów noclegów.

W świetle powyższego - zdaniem tut. Organu - wydatki Spółki z tyt. wynajęcia mieszkania służbowego, mającego zapewnić nocleg pracownikom w trakcie odbywania przez nich podróży służbowej podczas której będą wykonywali obowiązki służbowe (takie jak m.in.: przeprowadzanie negocjacji z klientami, uczestnictwo w kursach i szkoleniach zawodowych) wiązać się będą z Jej działalnością gospodarczą. Spółka bowiem wskazała, iż pracownicy podczas podróży będą wykonywali zadania zlecone przez Spółkę (pracodawcę) związane z Jej działalnością gospodarczą mającą na celu uzyskanie przychodów.

Wobec powyższego, wydatki z tyt. wynajęcia przez Spółkę (pracodawcę) mieszkania służbowego, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast w kwestii sposobu dokumentowania przedmiotowych wydatków, należy wskazać na zapis art. 14b § 1 i § 6 ustawy - Ordynacja podatkowa, w którym tut. Organ, jako organ upoważniony przez Ministra Finansów, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Zatem, Organ wydając interpretację nie jest zobowiązany ani upoważniony do oceny udokumentowania powyższych wydatków.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie nadmienia się, iż wniosek Spółki w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębnym rozstrzygnięciem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.