ILPB3/423-232/07-2/ŁM - Koszty wynajmu samochodów.

"(...) 1) Czy koszty wynajmu samochodów osobowych powinny zostać uznawane za koszty używania samochodów w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a w konsekwencji mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych tylko do wysokości tzw. kilometrówki (proporcjonalnie do wysokości posiadanego udziału w zysku/stracie)?

2) Czy koszty ponoszone w związku z używaniem samochodów wynajmowanych bądź stanowiących własność pracowników Spółki komandytowej, powinny być zawsze rozliczane do wysokości limitu tzw. kilometrówki, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, czy też niektóre z nich - tzn. takie koszty, które są związane z podróżą służbową, ale nie dotyczą kosztów przejazdu (np. opłaty parkingowe, opłaty za autostrady) mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

(...) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w ramach prowadzonej działalności, niektórzy pracownicy Spółki komandytowej wykorzystują służbowe samochody, które stanowią niezbędne narzędzie ich pracy. Niekiedy jednak zdarzają się sytuacje (awarie, kolizje, wypadki, przeglądy, konserwacje), iż pracownicy nie mogą skorzystać z samochodów służbowych. Wówczas wykorzystywane są osobowe samochody wynajęte z wypożyczalni, samochody zastępcze z warsztatów naprawczych, ubezpieczalni, bądź samochody prywatne pracowników. Samochody osobowe są wykorzystywane przez pracowników do prowadzenia bieżącego nadzoru nad pracą sklepów i magazynów oraz w celu odbywania spotkań z kontrahentami i klientami. Tak więc celem tych działań jest uzyskiwanie przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Z powyższego wynika, że płacony przez Spółkę czynsz najmu jest płatnością z tytułu używania samochodu osobowego, na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu. Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy mieszczą się w tym pojęciu.

Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, na podstawie zawartej umowy najmu, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Mając powyższe na uwadze, w przypadku wynajmu samochodów osobowych, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania samochodu, jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. (podkreśl. red.)

(...) Odnośnie natomiast kosztów, które są związane z podróżą służbową, ale nie dotyczą kosztów przejazdu, wydatki z tego tytułu winny być zaliczone do kosztów pośrednio związanych z osiąganiem przychodu, dotyczącym całokształtu działalności firmy. W związku z powyższym Spółka może zakwalifikować je do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednakże, to na podatniku ciąży obowiązek wskazania związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego przepisu.

Ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ww. ustawy, odnosi się wyłącznie do wysokości zwrotu kosztów przejazdu i nie ma zastosowania do innych udokumentowanych wydatków, związanych z podróżą służbową.

Reasumując, jeśli wydatki związane z podróżą służbową, ale nie dotyczące kosztów przejazdu, będą prawidłowo udokumentowane i będą miały związek przyczynowo-skutkowy z odbywaną podróżą służbową, wówczas stanowić będą koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych. (podkreśl. red.) (...)"