ILPB3/423-149/11-2/MM - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z wyjazdami służbowymi pracowników spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 17 marca 2011 r. (data wpływu 28 marca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodu - jest prawidłowe.

W dniu 28 marca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

W związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, pracownicy odbywają podróże służbowe również zagraniczne. Zdarzają się przypadki, w których rezerwacje hotelu są dokonywane za pośrednictwem Internetu, a płatność następuje firmową kartą kredytową również przez Internet. Spółka każdorazowo posiada elektroniczne potwierdzenie dokonanej rezerwacji, która zawiera: numer rezerwacji, imię i nazwisko osoby dla której jest rezerwacja, nazwę hotelu, daty pobytu w danym hotelu, sumaryczne podliczenie kosztów pobytu. W przypadku rezerwacji hotelu poprzez stronę internetową nie istniała możliwość otrzymania faktury lub rachunku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników Spółki, poniesione na podstawie wydrukowanych ze strony internetowej rezerwacji usług hotelowych, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione w związku z rezerwacją hotelu drogą internetową udokumentowane elektronicznym wydrukiem potwierdzenia rezerwacji będą stanowić koszt podatkowy Spółki.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W świetle powyższych uregulowań, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub inną działalnością zarobkową, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednakże, wydatek taki musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów, zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa, uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na podatnika został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.

Z uwagi na fakt, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje sposobu dokumentowania wydatków, podstawowe regulacje wynikają wprost z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Wynika z nich jasno, że za dowód należy uznać wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 Ordynacji podatkowej). Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), która w art. 20 określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody, o których mowa w ustawie o rachunkowości, muszą spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 tejże ustawy, tj. zawierać co najmniej:

Ponadto, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zatem, w świetle przytoczonych wyżej przepisów, elektroniczny wydruk potwierdzenia rezerwacji pokoju hotelowego jako dokument zawierający: określenie rodzaju dowodu i jego numer (indywidualny numer rezerwacji), określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji i datę wygenerowania potwierdzenia, można uznać za spełniający wymogi przepisu art. 21 ustawy o rachunkowości. Tym samym, może on stanowić podstawę do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych i do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, Spółka oprócz ww. "druku rezerwacji elektronicznej" posiada inne dowody pozwalające na udokumentowanie, iż poniesione wydatki dotyczą podróży służbowych oraz wskazujące na związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy tymi wydatkami a osiąganiem przychodów dzięki czemu w konsekwencji wydatek ten może zostać uznany za koszt podatkowy, przykładowo: bilety lotnicze, polecenie wyjazdu, materiały z konferencji, spotkań z kontrahentami itp. Zatem wydatki te znajdują potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem firmy. Ponadto przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), określając formę rozliczenia podróży służbowych w zakresie poniesionych wydatków, powołują się w znacznej mierze na sformułowania ogólne, które pozwalają na uwzględnienie różnorodnych form udokumentowania poniesionych wydatków, dopuszczając również w szczególnych przypadkach na przyjęcie oświadczenia złożonego przez pracownika. Jednocześnie, regulacje ustawy - Ordynacja podatkowa dopuszczają dla ustalenia stanu faktycznego oparcie się na wszystkich dowodach, oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem.

STANOWISKO ORGANÓW PODATKOWYCH

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w interpretacjach prawa podatkowego.

Przykładowo Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z dnia 8 czerwca 2008 r. sygnatura akt llUSpblA/1/415-76/92a/45/06/BB stwierdził, iż dokument będący wydrukiem internetowym oraz wydruk operacji bankową kartą kredytową, po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowić może podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego z uzyskanym przychodem.

Natomiast Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z dnia 19 maja 2005 r. sygnatura akt PD-2/423-24/05 zajął stanowisko, zgodnie z którym: "odnośnie do sposobu dokumentowania poniesionych wydatków z tytułu podróży lotniczych, należy stwierdzić, iż jeżeli posiadane przez Spółkę dokumenty (potwierdzenie rezerwacji w samolocie wraz z potwierdzeniem przelewu z konta firmowego) jednoznacznie potwierdzają fakt oraz cel poniesienia wydatku, stanowią one podstawę do zaliczenia ich w ciężar kosztów uzyskania przychodów".

PODSUMOWANIE

Zdaniem Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym wydatki poniesione w związku z rezerwacją hotelu drogą internetową udokumentowane elektronicznym wydrukiem potwierdzenia rezerwacji będą stanowić koszt podatkowy Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

W odniesieniu do powołanych przez Spółkę interpretacji stwierdzić należy, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.