ILPB1/415720/10-2/AO - Zwolnienie z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 21 czerwca 2010 r. (data wpływu 23 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem - jest prawidłowe.

W dniu 23 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca w celach służbowych deleguje pracowników do wyjazdów poza miejscowość będącą Jego siedzibą. Z delegacjami tymi wiążą się prawa pracowników do zwrotu kosztów podróży i koszty te rzeczywiście są im zwracane. W przypadku niektórych podróży służbowych pracownicy korzystają ze środków transportu będących ich prywatną własnością, co powoduje, że Wnioskodawca zwraca im koszty użycia tych środków według aktualnie obowiązującej stawki.

Pracownicy korzystający z własnych środków transportowych, oprócz paliwa, ponoszą także inne koszty związane z tym korzystaniem, jak np. opłaty za parkingi, opłaty za przejazdy autostradą, płatne w trakcie podróży służbowej. W rozliczeniu delegacji poza wykazaniem kosztów za przejechane kilometry według urzędowej stawki obowiązującej za 1 km pracownicy wykazują także inne koszty, a Wnioskodawca dokonuje zwrotu wszystkich objętych rozliczeniem delegacji wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy zwrot za przejechanie podczas podróży służbowej kilometry prywatnym samochodem obejmuje wszystkie koszty (w tym np. opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą), tzn. czy stawka za 1 km użycia prywatnego samochodu obejmuje wszelkie koszty tego użycia, czy też koszty inne niż paliwo stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży, a zwrot tych kosztów jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry. Czy dodatkowe koszty użycia są dla pracownika zwolnione z opodatkowania.

Zdaniem Wnioskodawcy, Jego wątpliwości powoduje zakres znaczeniowy pojęcia "koszty przebiegu pojazdu", a zwłaszcza to, czy do eksploatacji pojazdu wlicza się wydatki wprost z tą eksploatacją nie związane, jak np. opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą. Nawet posiłkowe posłużenie się wytycznymi do "ewidencji przebiegu pojazdu" wątpliwości Wnioskodawcy nie wyjaśnia.

W przekonaniu Wnioskodawcy, mimo wszystko, dodatkowe wydatki, które nie dotyczą wprost eksploatacji samochodu prywatnego pracownika, nie mieszczą się w rozliczeniu przejechanych kilometrów.

W tej sytuacji, zdaniem Wnioskodawcy, należy je zakwalifikować jako: "inne udokumentowane wydatki" w rozumieniu § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., jak wyżej, odrębnie od kosztów przejazdu pojazdem własnym pracownika - § 5 ust. 3 tegoż Rozporządzenia. Jako inne wydatki zaliczane są do należności z tytułu podróży służbowej, a w takim razie korzystają ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli ich zwrot pracownikowi nie powoduje dla niego obowiązku podatkowego z tego tytułu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem § 2 powyższego rozporządzenia, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Powyższe przepisy nie zawierają wykazu "innych udokumentowanych wydatków" ani "innych wydatków", nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, stwierdzono bowiem w § 8a ust. 3, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).

Jednocześnie w myśl § 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Na podstawie § 8 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Za przejazd w podróży, o której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ww. ustawy o transporcie drogowym.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracownicy odbywają podróże służbowe własnymi środkami transportu. W rozliczeniu delegacji poza wykazaniem kosztów za przejechane kilometry według urzędowej stawki obowiązującej za 1 km pracownicy wykazują także inne koszty, jak np. opłaty za parkingi, opłaty za przejazdy autostradą, płatne w trakcie podróży służbowej, a Wnioskodawca dokonuje zwrotu wszystkich objętych rozliczeniem delegacji kosztów.

Reasumując, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zarówno zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę na jeden kilometr ustaloną zgodnie z powołanymi rozporządzeniami jak i zwrot innych wydatków (właściwie udokumentowanych) ponoszonych przez pracownika (np. opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą).

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.