ILPB1/415-975/09-4/AMN - Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza granicami kraju samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 7 września 2009 r. (data wpływu 14 września 2009 r.), uzupełnionym w dniu 23 listopada 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - jest nieprawidłowe.

W dniu 14 września 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W związku ze stwierdzeniem braków formalnych, pismem z dnia 10 listopada 2009 r. nr ILPB1/415-975/09-2/AMN Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 13 listopada 2009 r., dnia 20 listopada 2009 r. nadano w polskiej placówce pocztowej uzupełnienie wniosku, które wpłynęło do tut. Organu w dniu 23 listopada 2009 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróże służbowe na obszarze kraju lub poza granicami kraju. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikom są wypłacane diety oraz zwrot kosztów:

Na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy, pracownicy odbywają podróże służbowe samochodami osobowymi niebędącymi własnością pracodawcy. Otrzymują wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy pracownik, w przypadku odbywania podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, samochodem niebędącym własnością pracodawcy jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Czy prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest warunkiem niezbędnym, aby zwrot kosztów przejazdów w podróży służbowej odbywanej na podstawie wyżej wymienionych rozporządzeń był zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, pracownik odbywający podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, na obszarze kraju i poza granicami kraju, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów z tytułów wymienionych w powyższych rozporządzeniach jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnosi się do jazd lokalnych, a podróż służbowa taką nie jest.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód ten, w przypadkach określonych ww. ustawą, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cytowanej ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

W przepisie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) są:

Z ww. rozporządzeń wynika, iż pracownikom przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju w § 5 ust. 3 oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju w § 8 ust. 3 i ust. 4, przewidują również możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Korzystanie z takiego środka transportu dopuszczalne jest jednak wyłącznie na wniosek pracownika i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę. w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.).

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jak wynika z powyższych przepisów, należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowych w wysokości:

Natomiast w świetle art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika bowiem w sposób jednoznaczny, że zwolnienie przysługuje alternatywnie - albo do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego, określonego zgodnie z zasadami ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury i wówczas nie ma wymogu udokumentowania przebiegu pojazdu w stosownej ewidencji, albo na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. w takim przypadku zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b przysługuje do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Powołany powyżej przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie odnosi się do podróży służbowych.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróże służbowe na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy, pracownicy odbywają podróże służbowe samochodami osobowymi niebędącymi własnością pracodawcy. Otrzymują wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że należności otrzymywane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla celów podróży służbowej korzystają ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dla zastosowania ww. zwolnienia, w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, samochodem niebędącym własnością pracodawcy, jest on zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest warunkiem niezbędnym, aby zwrot kosztów przejazdów w podróży służbowej odbywanej na podstawie ww. rozporządzeń - Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - był zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.