ILPB1/415-923/11-4/IM

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 22 lipca 2011 r. (data wpływu 25 lipca 2011 r.), uzupełnionym w dniu 31 października 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

W dniu 25 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 17 października 2011 r., znak ILPB1/415-923/11-2/IM, na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie odebrano w dniu 26 października 2011 r., a w dniu 31 października 2011 r. wniosek uzupełniono o brakujące informacje (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 28 października 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest wykonawcą robót elektrycznych, biorącym udział w przetargach organizowanych przez S.A. Od pewnego czasu wspomniana S.A. obarcza wykonawców kosztami za zajęcie pasa drogowego oraz za rzut poziomy obecnego urządzenia umieszczanego w pasie drogowym, a od nowego roku wprowadziła nowe zasady dotyczące opłat, które tworzą szereg problemów. Decyzje, na podstawie których są opłacane powyższe kwoty (w załączeniu decyzja) są wydawane przez Zarząd Dróg i Utrzymania Miasta, a ich odbiorcą jest S.A. Stąd nasuwa się wniosek, że to oni powinni je opłacać. Natomiast obecnie wymagają, żeby do dokumentów do odbioru (bez którego Zainteresowany nie może wystawić faktury) składanych przez wykonawcę dołączyć oryginał decyzji wraz z potwierdzeniem dokonania tej wpłaty przez wykonawcę. Wcześniej również opłaty były ponoszone przez wykonawcę, jednakże wtedy S.A. wystawiała noty księgowe (nota również w załączeniu) wykonawcy na podstawie decyzji ZDIUMu (opłacanych wcześniej przez Inwestora).

Na chwilę obecną Wnioskodawca zalicza ten wydatek (który opłaca jako wykonawca) w koszt uzyskania przychodu jako dowód wewnętrzny z dniem zapłaty na podstawie dokumentu opłaty. Zainteresowany prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy decyzję wystawioną przez ZDIUM dla S.A., wykonawca może uznać za koszt (gdyż rzeczywiście opłatę tą ponosi wykonawca), który zostanie wykazany w dokumentach księgowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, obecnie powstaje dla Niego koszt (opłacenie decyzji), który jest nierozerwalną częścią wykonywanych przez Zainteresowanego robót (bez tej opłaty S.A. nie dokona Wnioskodawcy odbioru, przez co nie będzie mógł wystawić faktury sprzedażowej), i nie wie czy może go wykazać, gdyż nie jest odbiorcą ZDIUMu. Zastanawiając się nad rozwiązaniem tego problemu Wnioskodawca zasięgnął porady w biurze rachunkowym. Uzyskał tam podobną do własnych wniosków informację. Opłata ta generuje mu koszt, który ma prawo wykazać, np. jako dowód wewnętrzny z samego potwierdzenia wpłaty, księgując z datą zapłaty.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy,

* być właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Przepis art. 24a ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy (...).

Natomiast art. 24a ust. 7 tej ustawy zawiera delegację dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia - w drodze rozporządzenia, sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, dowodami księgowymi są:

W myśl § 13 ww. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

Ponadto zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzane dowody wewnętrzne zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej nieudokumentowanej innym dowodem.

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie zdarzeń gospodarczych wymienionych w § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia, a więc:

Cytowane powyżej przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają zamknięty katalog dokumentów stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być - co do zasady - faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednakże pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 13 i § 14 tego rozporządzenia.

Jak podał Wnioskodawca, decyzje dotyczące wymiaru opłat związanych z inwestycją wystawiane są na rzecz firmy S.A., jednakże faktycznie opłacane są przez wykonawców robót - w tym przez Wnioskodawcę. Zainteresowany nie jest zatem stroną decyzji, konieczność poniesienia opłaty przez Wnioskodawcę wynika z narzuconego przez S.A. obowiązku.

Tak więc, decyzje na podstawie których są opłacane przez Zainteresowanego kwoty m.in. za zajęcie pasa drogowego są wydawane dla firmy S.A., w związku z powyższym Wnioskodawca nie posiada dowodu księgowego spełniającego wymogi przewidziane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zatem wystawiona decyzja na firmę S.A. nie może stanowić podstawy do dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w celu uznania tego wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Reasumując, decyzję wystawioną przez ZDIUM dla S.A., wykonawca nie może uznać za koszt i nie może on zostać wykazany w dokumentach księgowych Wnioskodawcy.

Tutejszy organ wskazuje, że do wniosku Wnioskodawca dołączył plik dokumentów. Należy jednak zauważyć, że wydając interpretacje w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej Dyrektor Izby Skarbowej działając w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do oceny przedłożonych wraz z wnioskiem dokumentów; jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez Wnioskodawcę. W związku z tym analizie pod kątem stosowania przepisów prawa podatkowego został poddany tylko opis zaistniałego stanu faktycznego przedstawiony na wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.