ILPB1/415-883/08-6/AMN - Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym diet i innych należności związanych z kosztami noclegu oraz wynajęcia samochodu osobowego, za czas podróży służbowej pracownika.
Pismo z dnia 20 stycznia 2009 r. Izba Skarbowa w Poznaniu ILPB1/415-883/08-6/AMN Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym diet i innych należności związanych z kosztami noclegu oraz wynajęcia samochodu osobowego, za czas podróży służbowej pracownika.
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Instytutu, przedstawione we wniosku z dnia 23 października 2008 r. (data wpływu 27 października 2008 r.) uzupełnionym w dniach 22 grudnia 2008 r., 9 stycznia 2009 r. i 13 stycznia 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie źródeł przychodów:
w części dotyczącej obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów i opodatkowania nadwyżki ponad limit z niej wynikający - jest nieprawidłowe,
w pozostałej części - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 27 października 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie źródeł przychodów.
W związku ze stwierdzeniem braków formalnych, pismem z dnia 11 grudnia 2008 r. Nr ILPB1/415-883/08-2/AMN i ILPB3/423-705/08-2/KS, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku.
Wezwanie prawidłowo doręczono w dniu 15 grudnia 2008 r., wniosek uzupełniono w dniach 22 grudnia 2008 r., 9 stycznia 2009 r. i 13 stycznia 2009 r.
W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.
Podczas zagranicznej podróży służbowej występują przypadki, gdzie pracownicy korzystają z noclegu, którego koszt stwierdzony rachunkiem przekracza limit diety hotelowej. Sytuacje takie pojawiają się, gdy niemożliwe jest znalezienie noclegu w cenie nie przekraczającej limitu hotelowego lub w sytuacjach gdy nocleg rezerwuje organizator konferencji. Koszty noclegu Instytut zwraca pracownikowi w wysokości wynikającej z przedłożonego rachunku, a kwotę przekraczającą limit nie zalicza do przychodu pracownika. Wypłata w pełnej wysokości następuje za zgodą Dyrektora, który decyzję podejmuje po uprzednim pisemnym wyjaśnieniu pracownika o przyczynach powodujących przekroczenie limitu hotelowego.
Pracownik podczas zagranicznej podróży służbowej w celu przejazdu z lotniska do miejscowości docelowej wynajął samochód wraz z kierowcą. Z przewozu samochodem korzystało także dwóch pracowników odbywających tą samą podróż służbową. Według wyjaśnień w piśmie skierowanym do Dyrektora Instytutu konieczność, wynajęcia samochodu wyniknęła z powodu niekorzystnych połączeń z lotniska do miejscowości docelowej w której również korzystali z noclegu.
Za wynajęty samochód pracownik przedstawił rachunek wystawiony na Instytut. W drodze powrotnej na lotnisko znajdujące się w innej miejscowości, pracownicy korzystali z przejazdu pociągiem dołączając do rozliczenia bilety kolejowe. W związku z tym, że koszt wynajęcia samochodu z kierowcą przekraczał limit wynikający z zastosowania kilometrówki, kwotę przekroczenia zaliczono pracownikowi do przychodu.
Pracownicy korzystający z udokumentowanych w ten sposób przejazdów, nie otrzymali ryczałtu na pokrycie dojazdu.
W miejscowości docelowej pracownicy korzystali z taksówek w celu dojazdu z hotelu do miejsca odbywającej się konferencji. Pracownik, który zapłacił za przejazdy taksówkami przedstawił rachunki (rachunki bez podania adresata). Koszty przejazdu taksówkami przekraczały limit jaki przysługiwałyby pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (10 % diety za każdą rozpoczętą dobę) przekroczenie zaliczano do przychodu pracownika i opodatkowano.
Pracownikowi w celu odbycia zagranicznej podróży służbowej za pośrednictwem biura podróży zakupiono bilety lotnicze na przelot za granicą i z powrotem oraz opłacono wynajem samochodu w kraju, do którego pracownik miał odbyć podróż służbową. Za wynajem samochodu fakturę wystawiło biuro podróży. W związku z tym, że pracownikowi zapewniono wynajęcie samochodu na dojazdy związane z wykonaniem obowiązków służbowych podczas podróży zagranicznej nie wypłacono mu ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca w miejscowości docelowej za granicą oraz ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Po odbyciu podróży służbowej pracownik przedstawił dokument potwierdzający korzystanie z samochodu osobowego z podaniem między innymi marki wynajętego samochodu oraz przebytych kilometrów. Przebieg pojazdu został udokumentowany również w ewidencji przebiegu pojazdu zatwierdzony przez Dyrektora Instytutu. Koszty wynajętego samochodu w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu Instytut nie zaliczył do kosztów uzyskania przychodu, pracownikowi natomiast zaliczył do przychodu i opodatkował.
Instytut niejednokrotnie bierze udział w wystawach za granicą połączonych z konferencją naukową mających na celu propagowanie nauki, osiągnięć naukowo-technicznych. W celu zorganizowania stoiska na wystawę konieczne jest wynajęcie samochodu w celu przewiezienia sprzętu z lotniska do miejsca wystawy oraz załatwienia innych spraw i dokonania zakupów związanych z wystawą. Samochód służy również do przewozu delegowanych pracowników z hotelu do miejsca wystawy, konferencji. Pracownicy nie otrzymują żadnych ryczałtów na dojazdy. W większości przypadków za wynajęty samochód pracownik, który wypożycza samochód dostarcza rachunek na nazwisko i swój adres prywatny. Dostarcza również ewidencję przebiegu wypożyczonego pojazdu. Różnicę wynikającą z przeliczenia przebytych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, a kosztami związanymi z wynajmem samochodu (opłata za wynajem, paliwo, parkingi, przejazd autostradą) zalicza pracownikowi do przychodu zaś dla Instytutu różnica ta nie stanowi kosztów uzyskania przychodów.
Występują przypadki, że w czasie odbywania podróży służbowej za granicą zachodzi konieczność wynajęcia samochodu osobowego. Najczęstszą przyczyną wynajęcia samochodu jest niekorzystne połączenie z dworca do miejscowości, w której pracownik korzysta z noclegu, optymalizacja czasu niezbędnego do wykonania zadań powierzonych pracownikowi w zagranicznej podróży służbowej. Na wynajem samochodu pracownik uzyskuje zgodę pracodawcy. Za wynajęty samochód pracownik przedstawia rachunek imienny (i adres prywatny). Przedstawiając imienny rachunek pracownik składa wyjaśnienie, że firma wypożyczająca samochód wystawia rachunki tylko na imię i nazwisko oraz adres wypożyczającego bezpośrednio samochód i, że nie ma możliwości w tej sytuacji otrzymania rachunku na adres firmy. W celu udokumentowania przebytych kilometrów przedkłada ewidencję przebiegu pojazdu. Pracownikowi koszty poniesione za wynajem samochodu oraz paliwo zwrócono w pełnej wysokości przy czym nadwyżkę przekraczającą limit określony iloczynem przejechanych w podróży kilometrów oraz stawki za jeden km przebiegu określonej w rozporządzeniu dla określonego środka transportu zaliczono do przychodu pracownika i opodatkowano. Nadwyżkę przekraczającą limit Instytut nie zaliczył do kosztów uzyskania przychodu Instytutu.
W związku z powyższym zadano następujące pytania w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.
Czy koszty noclegu w hotelu w części przekraczającej limit hotelowy stanowią przychód pracownika podlegający opodatkowaniu...
Czy zwrot poniesionych przez pracownika kosztów dojazdów z dworca i do dworca oraz dojazdów komunikacji miejscowej w kwocie przekraczającej ryczałty jakie przysługiwałyby pracownikowi na podstawie cytowanego rozporządzenia, stanowią przychód pracownika podlegający opodatkowaniu...
Czy w przypadku wynajęcia samochodu z kierowcą za przewóz trzech pracowników z dworca do miejscowości docelowej konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu, czy w części przekraczającej limit wydatków na ten cel określonych przepisami koszty te stanowią przychód pracownika...
Czy zwrot kosztów wynajmu przez pracownika samochodu osobowego podczas podróży zagranicznej w części przekraczającej limit określony przebiegiem i stawką za 1 km przebiegu stanowią dla pracownika przychód do opodatkowania w następujących przypadkach gdy:
wynajmuje samochód w celu przejazdów z i do dworca oraz dojazdów miejscowych - z samochodu korzysta sam, a rachunek wystawiony jest na pracownika i jego adres,
pasażerami wynajętego (wypożyczonego) samochodu są również pracownicy (lub jeden pracownik) odbywający tą samą podróż służbową dostarczony przez pracownika rachunek wystawiony jest na jego imię i nazwisko wynajmującego,
pracownik wynajął samochód w celu przewozu materiałów, sprzętu niezbędnego do zorganizowania wystawy, a nie wyłącznie na swoje potrzeby związane z podróżą,
wynajem samochodu dokonywany jest przez Instytut za pośrednictwem biura podróży i faktura wystawiona jest przez biuro podróży na adres Instytutu.
Czy należności wypłacone pracownikowi z tytułu dojazdu pracownika np. z lotniska do hotelu w części przekraczającej ryczałt określony rozporządzeniem stanowią przychód pracownika, a dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu...
Zdaniem Wnioskodawcy, koszty noclegów w wysokości przekraczającej limit hotelowy nie stanowią dla pracownika przychodu. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży pracownika "do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez właściwego ministra". W tym przypadku zastosowanie ma § 9 ust. 3 cytowanego rozporządzenia, na podstawie którego pracodawca w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na nocleg w hotelu stwierdzony rachunkiem w wysokości przekraczającej limit hotelowy.
Zgodnie z § 10 ust. 1 podczas podróży służbowej za granicą pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzysta z noclegu.
Zdaniem Wnioskodawcy, zastosowanie ww. paragrafu ma miejsce wówczas, gdy pracownik nie przedstawi biletu czy innego dokumentu za przejazd. Natomiast w przypadku gdy pracownik udokumentuje poniesiony wydatek, to do ewentualnego przekroczenia przysługującego ryczałtu winien mieć zastosowanie § 13 ust. 4 rozporządzenia, koszty przekraczające ryczałty określone w rozporządzeniu nie stanowią przychodu pracownika.
Wnioskodawca uważa, że w zdarzeniu przedstawionym w pkt 2 koszty przejazdu samochodem z lotniska do miejscowości docelowej należy pracownikowi zwrócić na podstawie przedstawionego rachunku wystawionego na Instytut zgodnie z § 2 pkt 2 lit. c).
W przekonaniu Wnioskodawcy nie znajduje uzasadnienia przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu. Zdarzenie to ma taki sam charakter jak korzystanie z taksówki. Koszty te zaliczone winny być do kosztów przejazdu, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt c). Stanowią one koszty przejazdu z jednej miejscowości do drugiej i powinny być dla pracowników w całości zwolnione z opodatkowania.
W związku z tym, że lotnisko nie znajdowało się w miejscowości docelowej pracownicy wynajęli samochód w celu kontynuowania podróży do miejscowości docelowej. Pracownikowi nie przysługuje ryczałt na dojazd, ponieważ nie poniósł kosztów na dojazd z dworca kolejowego, autobusowego do hotelu i z powrotem, ponieważ ostatnim środkiem lokomocji był samochód. W przypadku wynajęcia samochodu dla przewozu sprzętu bądź innych materiałów z lotniska do miejsca wystawy winien być zastosowany również § 2 pkt 2 lit. c) - zwrot tych wydatków zwolniony jest z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W świetle powyższego, wypłacony pracownikowi zwrot udokumentowanych rachunkami -rzeczywistych wydatków na dojazdy (przejazdy) taksówkami w czasie podróży służbowej w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zdaniem Instytutu, zwrot pracownikowi kosztów przejazdu taksówką miedzy innymi w nocy, czy w innych okolicznościach np. w razie strajku pracowników komunikacji miejscowej, należy wypłacić w pełnej wysokości jako zwrot faktycznie poniesionych kosztów w sytuacji, gdy byłby do tego zmuszony. Wnioskodawca uważa, że nie można w takiej sytuacji zaliczać do przychodu pracownika kwoty przekraczającej ryczałt na przejazd określony rozporządzeniem. Zdaniem Instytutu koszt wynajęcia samochodu osobowego w miejscowości docelowej w związku z wykonywaniem polecenia służbowego w sytuacji przedłożenia rachunku imiennego należy wypłacić w całości, a nadwyżkę wynikającą z przebiegu kilometrów należy zaliczyć do przychodu pracownika. Natomiast w sytuacji gdy pracownik przedstawi rachunek na Instytut, to wszystkie koszty związane z wynajmem samochodu, w tym również koszty paliwa i parkingu należy w całości wypłacić pracownikowi bez doliczania mu wspomnianej wyżej różnicy do przychodu, gdyż nie jest to świadczeniem na rzecz pracownika, tylko zwrot poniesionych kosztów na rzecz pracodawcy.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w części dotyczącej obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów i opodatkowania nadwyżki ponad limit z niej wynikający, uznaje się za nieprawidłowe, natomiast w pozostałej części uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
W art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.
W rozpatrywanej kwestii, będącej przedmiotem zadanych przez Wnioskodawcę pytań, należy odnieść się również do przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), z których wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi odbywającemu podróż służbową, jeżeli układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa ich nie określa, zawierają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
diety;
zwrot kosztów:
przejazdów i dojazdów,
noclegów,
innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Stosownie do § 9 ust. 1 tegoż rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Natomiast ust. 3 tego paragrafu stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 ww. rozporządzenia.
Zatem, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów, będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym zwrot kosztów noclegów w hotelu (udokumentowany rachunkiem) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Wnioskodawcę na rzecz pracowników korzysta ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w powyższej kwocie podyktowana była uzasadnionym przypadkiem. Tym samym nie powstanie obowiązek poboru zaliczek od kwoty stanowiącej koszt zwrócony na ww. zasadach.
Stosownie do treści § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.
Na podstawie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.
W myśl § 8 ust. 3 rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 8 ust. 4 ww. rozporządzenia za przejazd w podróży, o której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).
Zgodnie z § 10 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju stanowi, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Z kolei, § 13 ust. 4 tego rozporządzenia stanowi, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W związku z powyższym w sytuacji, gdy pracownikowi w związku z podróżą służbową dokonano na podstawie dokumentów (rachunków, biletów) zwrotu poniesionych kosztów dojazdu z dworca i do dworca oraz komunikacji miejscowej w kwocie przekraczającej ryczałty jakie przysługiwałyby mu na podstawie cytowanego rozporządzenia, ww. koszty nie stanowią dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu.
W przypadku, gdy pracownik podczas zagranicznej podróży służbowej w uzasadnionej potrzebie wynajmuje samochód wraz z kierowcą w celu przewozu z dworca do miejscowości docelowej pracowników odbywających tę samą podróż służbową, a wydatki z tym związane udokumentuje przedstawiając rachunek wystawiony na Wnioskodawcę, wówczas otrzymany zwrot poniesionych wydatków w wysokości przedstawionej na rachunku, w części przekraczającej limit wydatków na ten cel określony w ww. rozporządzeniu, nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. W związku z wynajmem przez pracownika odbywającego zagraniczną podróż służbową samochodu z kierowcą w celu przewiezienia pracowników z dworca do miejscowości docelowej nie jest konieczna ewidencja przebiegu pojazdu.
W sytuacji, gdy pracownicy odbywający zagraniczną podróż służbową w związku z uzasadnioną potrzebą korzystali w miejscowości docelowej z taksówek w celu dojazdu z hotelu do miejsca, w którym odbywała się konferencja i przedstawili rachunki (bez podania adresata) za przejazd taksówkami na kwotę przekraczającą limit, jaki przysługiwałyby pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (10% diety za każdą rozpoczętą dobę), otrzymany zwrot poniesionych ww. wydatków w wysokości określonej na rachunku, w części przekraczającej ryczałt określony ww. rozporządzeniem nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Przedstawione powyżej wydatki mieszczą się w zakresie innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, określonych w § 2 pkt 2 lit. a) ww. rozporządzenia.
Odnosząc się do ww. sytuacji należy uznać, iż przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.
W przepisach cytowanego rozporządzenia stwierdzono bowiem, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W przypadku zwrotu pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową kosztów wynajmu samochodu osobowego w części przekraczającej limit określony przebiegiem i stawką za jeden km przebiegu, w sytuacji gdy pracownik wynajmuje samochód w celu przejazdów z dworca i do dworca oraz dojazdów miejscowych i korzysta z niego sam lub korzystają z niego także inni pracownicy odbywający tą samą podróż, a przedstawiony przez pracownika rachunek za wynajem samochodu wystawiony jest na pracownika i jego adres, należy stwierdzić, że jeżeli pracownik odbywał zagraniczną podróż służbową i za zgodą pracodawcy wynajął w czasie podróży samochód w celu realizacji powierzonych mu zadań, ponosząc opłaty związane z jego wynajęciem, to koszty te nie są wydatkami na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu, lecz zwrotem środków jakie pracownik, w trakcie trwania podróży służbowej wydatkował w imieniu swojego pracodawcy. Zwrot ww. wydatków związanych z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych nie może być uznany za przychód pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.
Zatem zwrot tych wydatków odpowiednio udokumentowanych w części przekraczającej limit określony iloczynem przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu.
W tym zakresie stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.
Natomiast w sytuacji, gdy pracownik wynajął samochód w celu przewozu materiałów, sprzętu niezbędnego do zorganizowania wystawy, a nie wyłącznie na swoje potrzeby związane z podróżą służbową, wówczas poniesione ww. koszty stanowią inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, określone w § 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Jednakże w sytuacji, gdy najem samochodu dokonywany jest przez Wnioskodawcę za pośrednictwem biura podróży i faktura wystawiana jest przez to biuro na adres Wnioskodawcy, dokonany zwrot kosztów wynajmu samochodu osobowego w części przekraczającej limit określony iloczynem przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu, ponieważ jest to zwrot poniesionych kosztów na rzecz pracodawcy.
Należy jednakże zaznaczyć, że warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej, definiowanej w odrębnych przepisach. W tym przypadku odrębnymi przepisami są ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie.
Analiza przedstawionej sprawy wskazuje, że przedmiot zapytania dotyczy oceny, czy koszt wynajęcia przez pracownika odbywającego zagraniczną podróż służbową samochodu osobowego w miejscowości docelowej w związku z wykonywaniem polecenia służbowego w sytuacji przedłożenia rachunku imiennego należy wypłacić w całości. Ten zakres tematyczny nie może stanowić przedmiotu interpretacji indywidualnej, wydawanej na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.
Rozstrzygnięcie przedstawionego we wniosku pytania odnoszącego się do:
przedstawionego zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie źródeł przychodów, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 20 stycznia 2009 r. Nr ILPB1/415-883/08-7/AMN,
zaistniałego stanu faktycznego dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 20 stycznia 2009 r. Nr ILPB3/423-705/08-5/KS,
przedstawionego zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 20 stycznia 2009 r. Nr ILPB3/423-705/08-6/KS.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.