ILPB1/415-706/11-4/AG

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 17 maja 2011 r. (data wpływu 19 maja 2011 r.), uzupełnionym w dniu 16 sierpnia 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika - jest prawidłowe.

W dniu 19 maja 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 1 i § 3 oraz § 4 ustawy - Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 3 sierpnia 2011 r. znak ILPB1/415-706/11-2/AG na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 5 sierpnia 2011 r., a w dniu 16 sierpnia 2011 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 12 sierpnia 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jako jednostka samorządu terytorialnego zwraca się z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczących obowiązku naliczenia i poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od przychodów z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdu będącego własnością pracownika do celów podróży służbowej pracownika, w przypadku nie ujęcia wyjazdu służbowego w ewidencji przebiegu pojazdu.

Pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, od przychodów wypłaconych pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością tego pracodawcy, w sytuacji kiedy, wyłącznie zamiejscowe wyjazdy tym samochodem następują na podstawie delegacji wydawanej przez pracodawcę a kwota zwrotu stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i obwieszczonej stawki za 1 km przebiegu, ustalony w oparciu o przepisy wydane przez właściwego ministra. Pracodawca wymagał dotychczas od tego pracownika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, z której wynikałaby ilość przejechanych kilometrów. Potwierdzona przez pracodawcę ewidencja zawierała identyczne dane co do ilości przejechanych kilometrów i kwoty zwrotu kosztów podroży służbowych co dokument delegacji służbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego jest zobowiązany do naliczenia i pobrania podatku dochodowego od należności za zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność podatnika, dla potrzeb zakładu pracy, w podróżach zamiejscowych, w przypadku nieujęcia tej podróży w ewidencji przebiegu pojazdu.

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku używania samochodu będącego własnością pracownika do celów służbowych w jazdach zamiejscowych nie potrąca się podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów z tego tytułu, co wynika zdaniem Wnioskodawcy z art. 21 ust. 1 pkt 16.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Przepisami, o których mowa w ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 są:

* rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

* rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)

Z treści § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynika, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.).

Przepisami wydanymi na podstawie ww. art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 14 marca 2011 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308 z późn. zm.).

Warunkiem zastosowania zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy jest to, aby pracownik praktycznie przebywał w podróży służbowej. W takim przypadku zwolnienie dotyczy diet i innych należności za cały czas podróży służbowej pracownika.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż pracownik zatrudniony na umowę o pracę dostaje dyspozycje wyjazdu prywatnym samochodem w podróż służbową. Pracodawca wymagał dotychczas od tego pracownika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, z której wynikałaby ilość przejechanych kilometrów.

Obecnie Wnioskodawca nie zamierza jako płatnik podatku dochodowego naliczać i pobierać podatek dochodowy od należności za zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność podatnika, dla potrzeb zakładu pracy, w podróżach zamiejscowych, w przypadku nieujęcia tej podróży w ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy stwierdzić, że jeżeli pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę wykonuje czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową, to zostaną zachowane przesłanki do spełnienia warunków zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym ze zwolnienia korzysta ta część zwróconych kosztów, która nie przekracza wysokości limitu określonego wyżej powołanym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Przywołany powyżej przepis określający przedmiotowe zwolnienie nie określa obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdu, takiej o jakiej mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z tym przepisem, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Podkreślić jednakże należy, iż przepisy powołanych powyżej rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministra Infrastruktury, do których bezpośrednio i pośrednio odsyła ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują, iż zwrot kosztów przejazdu przysługuje w wysokości ustalonej wg wzoru: ilość przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Z powyższego zatem wynika, iż do ustalenia kwoty zwrotu kosztów przejazdu niezbędny jest dokument, z którego będzie wynikało jaka ilość kilometrów została przejechana. Może nim więc być ewidencja przebiegu, ale też każdy inny dowód, na podstawie którego możliwe będzie ustalenie wysokości kosztów przejazdu dokonanego samochodem pracownika, na którego użycie dla celów służbowych pracodawca wyraził zgodę.

Zatem, Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego nie jest zobowiązany do naliczenia i pobrania podatku dochodowego od należności za zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność podatnika, dla potrzeb zakładu pracy, w podróżach zamiejscowych, w przypadku nieujęcia tej podróży w ewidencji przebiegu pojazdu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.