ILPB1/415-662/09-2/TW - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych, wypłacanych pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, którym jako miejsce wykonywania pracy określono siedzibę firmy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 2 czerwca 2009 r. (data wpływu 10 czerwca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 10 czerwca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług transportowych i naprawie samochodów, opodatkowaną podatkiem od osób fizycznych na zasadach ogólnych (prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów).

W ramach prowadzonej działalności firma zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Stanowisko pracownika określone w umowie o pracę to kierowca-mechanik, a określone miejsce pracy to siedziba firmy.

Pracownicy stawiają się w siedzibie firmy, otrzymują polecenia wyjazdu oraz wszelkie dyspozycje związane z wyjazdem. Raz w tygodniu przedstawiają dokument stanowiący rozliczenie wyjazdów z całego tygodnia. Za czas podróży służbowej poza granicami kraju otrzymują diety do wysokości określonych limitów. Diety wypłacane są w złotych według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania wypłaty. Pracownicy przebywający za granicą dokonują też innych wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów takich jak zakupu paliwa czy opłat drogowych. Przekazują korespondencję i wykonują inne czynności związane z wyjazdem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wartość diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych wypłacane pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku kierowca-mechanik, którym określono jako miejsce wykonywania pracy siedzibę firmy w ramach obowiązujących limitów, stanowią koszty uzyskania przychodów w firmie Wnioskodawcy...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Powyższe oznacza, że aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, musza być spełnione niżej wymienione warunki:

Stosownie do przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym wyżej przepisie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy są:

Stosownie do przepisów powyższych rozporządzeń z tyt. podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków określonych, przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pojęcie podróży służbowej nie jest zdefiniowane w prawie podatkowym, Definicji takiej nie zawiera również prawo pracy. Przepisy art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1971 r. - Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94) stanowią jedynie, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Przepis ten rozstrzyga jedynie to, kiedy pracodawca zobowiązany jest do pokrycia wydatków związanych z podróżą służbową pracownika, bez wskazania co należy rozumieć przez "podróż służbową".

W przypadku Wnioskodawcy określono w zawartych umowach o pracę z pracownikami stanowiska kierowca-mechanik, a jako miejsce wykonywania pracy siedzibę firmy. W takim przypadku, jeżeli umowa o pracę nie przewiduje dodatkowych warunków, służbowy wyjazd poza miejscowość w której znajduje się siedziba pracodawcy będzie podróżą służbową. W odniesieniu do pracowników, żaden przepis art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety z tytułu podróży służbowych pracowników.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Należy zauważyć, iż kosztami podatkowymi są m.in. tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

W związku z powyższym w przedmiotowej sprawie wypłacone pracownikom diety stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" zdefiniowane w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.