ILPB1/415-1362/09-2/AG - Możliwość zaliczenia wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 2 grudnia 2009 r. (data wpływu 16 grudnia 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie:

* możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy - jest prawidłowe,

* możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.

W dniu 16 grudnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Firma transportowo-spedycyjna, w celu nawiązania współpracy z nowymi klientami lub omówienia istniejących problemów ze stałymi klientami, organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami. Przykładowo na spotkaniach takich przedstawia się aktualną ofertę handlową lub negocjuje postanowienia umów. Jeśli spotkania odbywają się w biurze firmy, Wnioskodawca zapewnia herbatę, kawę, cukier, drobne słodycze, drobny poczęstunek, zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża.

Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem firmy, np. przedstawiciel firmy proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku firma ponosi koszty posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji, czy specjalnie zorganizowanej imprezy.

Organizując spotkanie firma chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe.

Celem, dla którego organizowane jest zatem spotkanie nie jest chęć okazania przepychu. Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na firmę. W opisie usługi zdefiniowana jest usługa gastronomiczna.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek z restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla firmy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16, w art. 16 pkt 28 ww. ustawy z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, a w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych ani żadna inna nie definiuje pojęcia reprezentacji.

Zgodnie z definicją słownikową ("Słownik języka polskiego" pod red. M. Szymczaka, wydawnictwo PWN Warszawa 1992 r.), reprezentacja oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną z stanowiskiem, pozycją społeczną.

Wnioskodawca uważa, że ponoszone wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego, a zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji, nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana, organizacja spotkań z kontrahentami nie wiąże się z chęcią zaimponowania kontrahentowi, okazałością czy wystawnością. Ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, zatem Wnioskodawca uważa, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się:

* za prawidłowe w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy oraz

* za nieprawidłowe w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracji.

Na wstępie tut. Organ zauważa, że ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) nie zawiera przepisu określonego przez Wnioskodawcę w opisie własnego stanowiska w sprawie jako art. 15 oraz art. 16 i art. 16 pkt 28, jako przepisów zawierających katalog wydatków uznawanych za oraz niestanowiących koszty uzyskania przychodów.

Jednakże mając na uwadze kontekst zawartych informacji tut. Organ zrozumiał, iż Wnioskodawca określając własne stanowisko w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego miał na uwadze przepisy art. 22 oraz art. 23 i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Stosownie zaś do przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 powołanej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zwrot "w szczególności" oznacza, że nie jest to katalog zamknięty, a tylko przykładowo ustawodawca wymienia niektóre wydatki związane z reprezentacją firmy, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia reprezentacji. W związku z tym można posłużyć się słownikową definicją tego pojęcia. I tak zgodnie z definicją zawartą w "Nowym Słowniku Języka Polskiego" (PWN, Warszawa 2003) "reprezentacja" to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Przenosząc definicję słownikową na grunt ww. ustawy podatkowej, stwierdzić trzeba, iż reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacjach z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

* stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

* stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy jednoznacznie wynika, iż wydatki na wyżywienie, posiłki dla kontrahentów i klientów w restauracji jakie Wnioskodawca ponosi, które wiążą się z tworzeniem oraz utrwalaniem dobrego wizerunku firmy na zewnątrz, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Spotkanie i zapewnienie jego uczestnikom wyżywienia wpływać będzie na lepsze postrzeganie przez nich firmy Wnioskodawcy i utrwalanie jej pozytywnego obrazu. Planowane wydatki mają charakter okazałości i wystawności, odbiegają bowiem od zasad ogólnie przyjętych w kontaktach z innymi podmiotami gospodarczymi. Należy zatem uznać je za wydatki reprezentacyjne, które wyłączone zostały na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zagadnienia uznaje się za nieprawidłowe, lecz tylko w części związanej z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłki poniesione podczas rozmów biznesowych z kontrahentami w restauracji. Wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na zakup poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) nie stanowią koszty uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy, ponieważ stanowią wydatki na reprezentację, które w myśl powołanego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostały wyłączone z kosztów.

Pozostałe wydatki, na drobny poczęstunek dla kontrahentów w biurze Wnioskodawcy nie przejawiający form okazałości i wystawności, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.