ILPB1/415-1201/11-2/AMN - Dostarczenie podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 12 października 2011 r. (data wpływu 18 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 18 października 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

A (dalej: "Spółka") jest pracodawcą i zatrudnia ok. X pracowników na podstawie umów o pracę. Spółka w tym wypadku występuje w charakterze płatnika PIT.

Zgodnie z ustawą PIT w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik jest obowiązany przekazać podatnikowi imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru, o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Obecnie, ustalonym wzorem jest informacja PIT-11. Ponadto, na mocy art. 37 ust. 1 ustawy PIT, przy spełnieniu warunków wynikających z tego przepisu Spółka, jako płatnik, może być również obowiązana sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27 ustawy PIT, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Obecnie, ustalonym wzorem jest roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika PIT-40.

Wnioskodawca zamierza przekazać podatnikom informacje PIT-11 i roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika PIT-40 za 2011 r. (a także w przyszłości za lata następne) za pomocą środków komunikacji elektronicznej w następujący sposób:

wszystkie informacje PIT-11 będą generowane do dnia 15 lutego danego roku, a roczne obliczenie PIT-40 do 15 lutego danego roku. Dokumenty te dostępne będą w systemie informatycznym/portalu pracowniczym, do którego poszczególni pracownicy będą mieli dostęp (np. według swojej nazwy użytkownika i indywidualnego hasła).

Wygenerowane deklaracje będą zapisywane do formatu PDF i będą umieszczane w zdefiniowanym katalogu dostępnym na powyższym portalu pracowniczym. W wygenerowanych deklaracjach zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz rocznego obliczenia PIT-40 i będą one zawierały wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa.

Informacja PIT-11 i roczne obliczenie PIT-40 będą plikami generowanymi raz na rok. Uprawniony pracownik Spółki będzie podpisywał za pomocą kwalifikowanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego wygenerowane pliki, które będą znajdować się w odpowiednim katalogu (podpis elektroniczny nanoszony będzie przy pomocy narzędzi Spółki). Zatem w portalu/na serwerach, jako gotowe do pobrania, będą umieszczane deklaracje podpisane kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym. Po poprawnym podpisaniu i udostępnieniu dokumentów, każdy pracownik dla którego został udostępniony dokument, będzie miał dostępną listę swoich dokumentów. Pracownik będzie miał możliwość pobrania pliku i zapisania go na prywatny lub służbowy dysk twardy.

Nazwy plików będą zakodowane co uniemożliwi nieautoryzowane pobranie pliku przez innego użytkownika.

Dla każdego pliku będą zbierane następujące informacje:

* czy plik został już pobrany,

* kto pobrał plik,

* data pobrania pliku,

* data udostępnienia pliku.

W przypadku potrzeby korekty dla wybranego rodzaju pliku w danym okresie dla pracownika będzie istnieć możliwość nadpisania dokumentu. Nadpisany dokument będzie oznaczony jako niepobrany przez co nie nastąpi sytuacja, w której nie będzie informacji o aktualnym stanie danego pliku.

Wskazać ponadto należy, iż w odpowiednich polach deklaracji, w których winien znaleźć się podpis osoby sporządzającej deklarację, umieszczona zostanie przez system nanoszący bezpieczny, kwalifikowany podpis elektroniczny adnotacja, iż deklaracja została podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym wraz z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej oraz datą podpisania deklaracji.

Podkreślić również należy, iż system umożliwiał będzie sporządzenie raportu z listą pracowników, którzy deklaracje pobrali.

Zapis, iż wskazane we wniosku deklaracje przekazywane będą w opisany we wniosku sposób, zostanie umieszczony w regulaminie pracy obowiązującym w Spółce.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Ad. 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, informacja PIT-11/roczne obliczenie PIT-40 mogą być podpisywane wyłącznie kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym (w takim wypadku nie jest konieczny podpis tradycyjny).

Ad. 2.

Zdaniem Wnioskodawcy, wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11/rocznego obliczenia PIT-40 będzie raport z systemu, w którym udostępniane będą pracownikom te dokumenty w wersji elektronicznej, z którego wynikać będzie, iż dany pracownik informację pobrał.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy PIT w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74 (...).

Z przepisu art. 42 ust. 2 ww. ustawy wynika, iż w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w ust. 1 (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9, czyli m.in. umów zlecenia i umów o dzieło) są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

Z kolei zgodnie z art. 37 ust. 1. ustawy PIT, jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że (1) poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c oraz art. 30e, (2) nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2-4, (3) nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4, (4) (...), (5) nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5 - płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym. Ponadto, zgodnie z ust. 3 tego przepisu "roczne obliczenie podatku, o którym mowa w ust. 1, płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych."

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imiennych informacji sporządzonych według ustalonego wzoru (PIT-11) lub płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (PIT-40). Nie regulują natomiast sposobu przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy, lub na podstawie zawartych z tymi osobami umów cywilnoprawnych) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz rocznego obliczenia podatku (PIT-40), tj. nie regulują sposobu przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach ustawodawca wprowadził jedynie wymóg przekazania informacji i obliczenia podatku podatnikom przez płatników. Również przepisy ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 i rocznego obliczenia PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez organ itd. (art. 3a, art. 3b ordynacji podatkowej).

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem spółki, doręczenie podatnikowi informacji PIT-11/ rocznego obliczenia PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11/rocznego obliczenia PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki zostało wskazane wyżej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i rocznego obliczenia PIT-40 i będą one zawierały wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny).

Spółka stoi na stanowisku, iż wygenerowany przez system raport z którego wynikać będzie, którzy pracownicy pobrali informację PIT-11/roczne obliczenie PIT-40 będzie wystarczającym do potwierdzenia, że informacja PIT-11 i roczne obliczenie PIT-40 zostały doręczone podatnikom.

W odniesieniu do kwalifikowanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego, spółka stoi na stanowisku, iż opatrzenie wiadomości zawierającej informację PIT-11/roczne obliczenie PIT-40 kwalifikowanym bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy informacja została sporządzona przez upoważniony podmiot (płatnika).

Podobne stanowisko zostało wyrażone m.in. w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów z dnia 7 lipca 2011 r. (nr IBPBII/1/415-388/11/MK), jak również w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W myśl art. 39 ust. 2 ww. ustawy, jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Na mocy zaś art. 45b powołanej ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

Określone w rozporządzeniu Ministra Finansów formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat). Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 i roczne obliczenie podatku PIT-40 powinny zostać sporządzone w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane jej są przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 powołanej ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

Natomiast art. 3b § 2 ww. ustawy stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11, PIT-40).

Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b ustawy - Ordynacja podatkowa).

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.), ale również przekazanie informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku Wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40 i będą one zawierały wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny). Informacja PIT-11/roczne obliczenie PIT-40 zapisane w formacie PDF, udostępnione na serwerze mogą być podpisane tylko kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym nie jest konieczny podpis tradycyjny.

W tym miejscu tut. Organ wskazuje, iż wygenerowany przez system raport, z którego wynikać będzie, którzy podatnicy pobrali informację PIT-11 oraz roczne obliczenie PIT-40, będzie wystarczającym do potwierdzenia, że dokumenty te zostały doręczone podatnikom jedynie wówczas, gdy istotnie z informacji tej będzie można wywnioskować, że informacja PIT-11/roczne obliczenie PIT-40 zostały dostarczone podatnikom. Podkreślić bowiem należy, że na płatniku będzie ciążyło udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę pisma urzędowego co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostało ono wydane w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.) został on wydany w indywidualnej sprawie i dotyczy wyłącznie tej sprawy, w której zapadł.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.