ILPB1/415-1113/09-2/AA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana przedstawione we wniosku z dnia 9 października 2009 r. (data wpływu 13 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w części dotyczącej:

* spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej - jest prawidłowe,

* spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji lub kawiarni - jest nieprawidłowe.

W dniu 13 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej oraz restauracji lub kawiarni.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jaką jest zarządzanie kancelarią prawną, odbywa w swej siedzibie, jak i poza nią, spotkania biznesowe z kontrahentami i klientami.

Jeśli spotkania odbywają się w siedzibie Wnioskodawcy, zapewnia On w czasie spotkań herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze. Zdarza się również, że spotkania z kluczowymi kontrahentami lub klientami mają miejsce poza siedzibą Wnioskodawcy np. w kawiarni lub restauracji. w takim przypadku Wnioskodawca ponosi koszty posiłku.

Wnioskodawca podkreśla, iż spotkania z kontrahentami i klientami poza siedzibą Wnioskodawcy nie mają wykwintnego charakteru, bo powodem organizacji spotkania w restauracji czy kawiarni nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością, a jedynie ma na celu omówienie bieżących spraw biznesowych. Jednakże charakter miejsca spotkania dostosowany jest do rodzaju klienta, jego znaczenia dla Wnioskodawcy. Często klientami Wnioskodawcy są poważni przedsiębiorcy, prezesi spółek, etc.

W działalności Wnioskodawcy spotkania o roboczym charakterze, odbywające się poza siedzibą Wnioskodawcy, w restauracji lub kawiarni, są sytuacjami powszechnymi. Bowiem w celu uzgodnienia szczegółów sprawy, ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, Wnioskodawca wielokrotnie zmuszony jest spotykać się z klientem przed rozprawą lub przed spotkaniem w urzędzie. Takie spotkania bardzo często ze względu na oszczędność czasu oraz fakt, że rozprawy mają miejsce poza siedzibą Wnioskodawcy, odbywają się w kawiarni lub restauracji znajdującej się w budynku sądu lub urzędu, czy też w ich pobliżu.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Wnioskodawcę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na zakup poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy z katalogu wydatków uznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani też w innych przepisach prawa podatkowego, brak jest jednak definicji określającej, co należy rozumieć pod pojęciem reprezentacji. Aby termin ten wyjaśnić, posłużyć się należy w pierwszej kolejności wykładnią językową. Zastosowanie tu znajdują znaczenia i określenia zawarte m.in. w słownikach, które przedstawiają potoczne rozumienie pojęcia "reprezentacja". Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego, PWN, Warszawa 1989 r. przez reprezentację rozumieć należy "okazałość, wytworność, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Pojęcie "reprezentacji" doczekało się także zdefiniowania w orzecznictwie sądowym. l tak, WSA we Wrocławiu w wyroku z dnia 7 października 2005 r. (sygn. l SA/Wr 2838/03) stwierdził, że "w ramach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych reprezentację można zdefiniować jako występowanie w imieniu podmiotu gospodarczego, reprezentowanie firmy wiążące się z okazałością i wytwornością w celu wywołania najlepszego wrażenia". Również zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z dnia 21 stycznia 2009 r., sygn. III SA/Wa 1601/08) reprezentacja musi być związana z "zaprezentowaniem podmiotu - jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu".

Odnosząc zatem powyższe definicje do tekstu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdzić należy, iż reprezentacja to każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika, czego konsekwencją ma być ułatwienie zawarcia umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej o sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM wydanej dnia 27 sierpnia 2009 r. stwierdził, iż "wydatki na reprezentację uznać należy za koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu."

W związku z powyższym stwierdzić jednoznacznie należy, iż poniesione przez Wnioskodawcę wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Nie wszystkie bowiem wydatki na artykuły spożywcze są kosztami reprezentacji. Poczęstowanie kontrahentów kawą lub herbatą, czy też zaproszenie na obiad lub lunch do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym, a powszechnie spotykaną praktyką i nie świadczy o wystawności lub okazałości, a raczej o dobrych manierach i jest wyrazem pewnego standardu spotkań biznesowych. Organizacja takich spotkań z kontrahentami nie wiąże się bowiem z chęcią okazania wytworności i przepychu, a jedynie ma na celu omówienie bieżących spraw biznesowych, związanych z działalnością Wnioskodawcy.

Podkreślić należy, iż Wnioskodawca organizując spotkanie, nie działa w celu wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku, lecz w celu omówienia konkretnych spraw związanych ze współpracą z danym kontrahentem lub klientem.

Reasumując powyższe, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na organizację spotkań biznesowych z kontrahentami stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko powyższe potwierdzają liczne interpretacje organów podatkowych oraz orzeczenia sądowe, m.in.:

* cytowane wcześniej stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r.,

* interpretacja indywidualna z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-66G/08-2/KS wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, w której uznaje, iż "wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości",

* pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 r. (sygn. IPPB3/423-1220/08-2/MW),

* pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 października 2008 r. (sygn. IPPB3/423-1062/08-2MW),

* interpretacja indywidualna z dnia 13 sierpnia 2008 r. (sygn. IBPB3/423-405/08/PC) wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach,

* w wyroku WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08) Sąd stwierdził, że "wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny",

* wyrok WSA w Łodzi z dnia 27 listopada 2008 r. (sygn. l SA/Łd 1112/08).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w części dotyczącej:

* spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej uznaje się za prawidłowe,

* spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji lub kawiarni uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Ze złożonego wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi kancelarię prawną. Jednym z kosztów prowadzonej przez Zainteresowanego działalności gospodarczej są wydatki ponoszone w ramach spotkań z kontrahentami i klientami. Na koszty te składają się koszty posiłków i napojów w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej oraz w restauracjach i kawiarniach. Podczas tych spotkań omawiane są bieżące sprawy biznesowe.

W kontekście zdefiniowanego pojęcia reprezentacji oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki podczas spotkań biznesowych z kontrahentami i klientami w restauracjach i kawiarniach (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u klienta). w odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibach podmiotów gospodarczych, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

Charakter ponoszonych wydatków na posiłki w restauracjach bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania pozytywnego wizerunku firmy, czyli lepszego jej postrzegania na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Powyższej oceny nie zmienia również subiektywne przekonanie podatnika, iż celem, dla którego organizowane są spotkania w restauracjach nie jest chęć okazania przepychu ani kształtowanie wizerunku firmy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze) podczas spotkań z kontrahentami w biurze prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Reasumując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast wydatki ponoszone na posiłki oraz napoje w restauracji podczas spotkań z kontrahentami, mają cechy reprezentacji i w związku z tym nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę pism urzędowych co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.) został on wydany w indywidualnej sprawie i dotyczy wyłącznie tej sprawy, w której zapadł.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.