ILPB1/415-1107/13-2/AA - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w ujęciu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatków poniesionych na spotkania biznesowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 25 września 2013 r. (data wpływu 3 października 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na spotkania biznesowe - jest prawidłowe.

W dniu 3 października 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na spotkania biznesowe.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca, osoba fizyczna - K.D., prowadzi działalność gospodarczą od lutego 2010 r. Przeważającym rodzajem działalności jest obrót nieruchomościami, pośrednictwo w tym zakresie, zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie, a w szczególności świadczenie usług z zakresu kodu PKD 6831Z - pośrednictwo w obrocie nieruchomościami. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i za swoje usługi wystawia zleceniobiorcom faktury.

Prowadzona działalność gospodarcza obejmuje głównie czynności:

1. Sprawdzenie stanu prawnego - zidentyfikowanie właścicieli, sprawdzenie posiadanych przez klienta dokumentów, sprawdzenie zapisów w rejestrach państwowych i gminnych, wskazanie czy dla zbycia nieruchomości wymagane jest jakieś "wyczyszczenie stanu prawnego", pomoc klientom w ewentualnym "czyszczeniu stanu prawnego", określenie koniecznych do zbycia dokumentów, pomoc w ich uzyskaniu.

2. Wykonywanie inwentaryzacji stanu faktycznego nieruchomości - sporządzenie opisu obiektu w oparciu o oświadczenie sprzedającego, zweryfikowanie opisu w drodze indywidualnych oględzin, sporządzenie dokumentacji fotograficznej, identyfikacja zalet i wad obiektu.

3. Sprawdzenie stanu zadłużeń i obciążeń nieruchomości - podatki i opłaty lokalne, zadłużenia wobec dostawców mediów i innych usług, zadłużenie wobec banków i innych pożyczkodawców, obciążenia służebnościami i uwarunkowaniami.

4. Określenie najaktualniejszej, możliwej do uzyskania ceny nieruchomości - porównanie oferty z ostatnimi nieruchomościami zbywanymi na rynku lokalnym, zapoznanie się z cenami transakcyjnymi podobnych nieruchomości, określenie aktualnego stanu rynku: popytu i podaży.

5. Opracowanie reklamy - sporządzanie opisu reklamowego oferty, opracowanie sposobów i miejsc reklamy, wykonanie materiałów reklamowych, wykupienie reklamy w wytypowanych miejscach, odpowiadanie na zapytania z reklam.

6. Wprowadzenie oferty do systemu informatycznego firmy oraz udostępnienie jej innym pośrednikom do sprzedaży.

7. Wykonywanie niezliczonych ilości telefonów dla zaproponowania oferty klientom w celu realizacji umowy.

8. Wyjazdy w teren w celu prezentacji ofert klientom, gromadzenia dokumentów i wykonywania czynności sprawdzających.

9. Organizowanie spotkań klientów i pomoc w negocjacjach w dojściu do porozumienia.

10. Ocena wiarygodności finansowej kupujących.

11. Pomoc w wyborze sposobu finansowania transakcji, kredytu i banku.

12. Zaplanowanie sposobu organizacji transakcji, terminów poszczególnych czynności i zabezpieczeń dla klientów.

13. Pomoc w ustalaniu warunków zawarcia umowy, zabezpieczającej interesy stron transakcji.

14. Ocena zapisów umowy kredytowej pod kątem ryzyka zapłaty wynagrodzenia dla sprzedającego.

15. Zgromadzenie potrzebnych dokumentów, omówienie transakcji z notariuszem.

16. Dopilnowanie realizacji transakcji zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

17. Pomoc w organizacji rozliczenia zadłużeń sprzedającego.

18. Uczestnictwo w wydaniu nieruchomości, sporządzenie protokołu wydania.

Niektóre sytuacje, zwłaszcza ujęte w pkt 8, 9, 11, 12, 13, 15 wymagają spotkań ze stronami transakcji w różnym miejscu i czasie. Czasem są to miejsca bardzo odległe. Często negocjacje są trudne, trwają wiele czasu, dotyczą dużych kwot. Wymagają wielu spotkań oraz dużo taktu, zrozumienia i cierpliwości. W takich sytuacjach Wnioskodawca proponuje stronom spotkanie na neutralnym gruncie w spokojnej niekrępującej atmosferze. Ponosi koszty lunchu, obiadu czy kolacji w restauracji, aby przedstawić, analizować, negocjować szczegóły transakcji. Serwowane posiłki i napoje są typowymi pozycjami z karty (menu) lokalu gastronomicznego, nie noszą znamion wystawności czy okazałości.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca może ująć faktury/rachunki za spotkania biznesowe w lokalach gastronomicznych, w tym konsumpcję, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Zdaniem Wnioskodawcy, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie obrotu nieruchomościami i pośrednictwa w tym obrocie. Trudne, długie rozmowy z kontrahentami i/lub potencjalnymi klientami - w zależności od okoliczności odbywają się w siedzibie firmy, w oferowanych obiektach lub na gruncie neutralnym, np. w restauracji.

Zapraszając kontrahentów na spotkanie do restauracji, Wnioskodawca jest gospodarzem takiego spotkania i ponosi koszty serwowanych napojów, posiłków co jest zwyczajowo przyjęte w naszym kręgu kulturowym.

Regułą jest zamawianie posiłków z menu oferowanego przez restaurację. Spotkania nie mają charakteru uroczystego, wytwornego czy okazałego, a ich celem nie jest okazanie przepychu czy imponowanie wystawnością (reprezentacja), lecz omówienie ważnych spraw biznesowych na neutralnym gruncie. Wydatki dotyczące tych spotkań dokumentowane są fakturami/rachunkami, wystawionymi na firmę Wnioskodawcy oraz opisywane w sposób umożliwiający ustalenie stron i celu spotkania.

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę art. 23 ust. 1 pkt 23 w zw. z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Wnioskodawca ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej faktury (rachunki) dot. spotkań biznesowych, w tym konsumpcji, albowiem nie stanowią one kosztów reprezentacji.

Reprezentacja to ogólnie okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną; to wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek firmy. Nie jest reprezentacją wydatek poczyniony w restauracji na koszt posiłku, zwyczajowo przyjętego w obecnych realiach życia gospodarczego. Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza m.in. wyrok NSA z 25 maja 2012 r. (II FSK 2200/10).

Rozwijając powyższe Wnioskodawca pragnie zauważyć, że:

* brak jest w przepisach prawa podatkowego definicji reprezentacji, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o p.d.o.f.;

* nie zawsze wydatek na zakup usług gastronomicznych, żywności czy napojów, będzie wydatkiem na cele reprezentacji.

O możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów powinien decydować podatnik, biorąc pod uwagę ocenę sytuacji, stan faktyczny, zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą, ścisłe powiązanie z celami prowadzonej działalności gospodarczej oraz odniesienie do art. 22 ust. 1 ustawy o p.d.o.f., czyli poniesienie kosztu w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Reasumując, Wnioskodawca uważa, że "wydatki poniesione w związku z zapraszaniem kontrahentów na spotkania w restauracjach, itp. o ile spotkania takie służą załatwianiu spraw służbowych i nie mają charakteru uroczystego, wytwornego czy okazałego, lecz polegają jedynie na zapewnieniu standardowego poczęstunku, zwyczajowo przyjętego w takich okolicznościach, stanowią koszty uzyskania przychodów" (za: WSA w Krakowie z 18.05.2010, sygn. I SA/Kr 620/10).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. Wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą być wynikiem racjonalnego i celowego działania podatnika. Każde zdarzenie należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie.

Należy także pamiętać o wyłączeniach wynikających z uregulowań zawartych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Z uwagi na fakt, że przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia "reprezentacja" można zgodnie z zasadami wykładni językowej przepisów prawa - odnieść się do jego definicji słownikowej. W internetowym wydaniu Słownika Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl) pojęcie to ma różnorodne znaczenia i oznacza:

* grupę osób, instytucję występującą w czyimś imieniu;

* reprezentowanie kogoś lub czegoś;

* grupa zawodników reprezentująca w zawodach barwy swojego kraju, klubu lub miasta.

Natomiast pojęcie "reprezentować" to:

* występować i działać w czyimś imieniu,

* być wyrazicielem czegoś, np. jakichś poglądów, idei lub wartości.

Niemniej jednak reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystrojów firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Dlatego też, termin "reprezentacja" użyty w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy rozumieć jako: "przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz", a nie jako "wystawność, wytworność, czy okazałość".

Z powyższego wynika, że reprezentacja nie musi odnosić się wyłącznie do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu każdych działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Jednakże wskazać należy, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, wykonawcami, inwestorami, dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie obrotu nieruchomościami. Organizuje spotkania ze stronami transakcji podczas których m.in. prezentuje oferty klientom, pomaga w negocjacjach, w wyborze sposobu finansowania transakcji, kredytu i banku, w ustaleniu warunków zawarcia umowy, zabezpieczającej interesy stron transakcji.

Zainteresowany ponosi koszty lunchu, obiadu czy kolacji w restauracji, aby przedstawić, analizować, negocjować szczegóły transakcji.

Podsumowując, wydatki na zakup usług gastronomicznych (koszty lunchu, obiadu czy kolacji), ponoszone podczas spotkań biznesowych, odbywanych z kontrahentami w restauracjach, udokumentowane fakturą/rachunkiem stanowią - zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę wyroków sądów administracyjnych tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.) zostały one wydane w indywidualnych sprawach i dotyczą wyłącznie tych spraw, w których zapadły.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.