IIUSPP/443/25/30/46004/2004 - Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje Rozdział 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268 ze zm.), wydanego w oparciu o delegację art. 32 ust. 5 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.).

W oparciu o § 34 wskazanego rozporządzenia - zarejestrowany podatnik podatku od towarów i usług - wystawia faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT, dokumentujące transakcje sprzedaży, z zastrzeżeniami wymienionymi w tym przepisie. Elementy składowe faktur VAT wymienia enumeratywnie § 35 cytowanego rozporządzenia, a § 36 tego aktu prawnego reguluje kwestie związane z wystawianiem faktur VAT na rzecz osób prywatnych (to jest osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Na podstawie § 48 cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z 2002 r. - faktury VAT (podobnie faktury korygujące) wystawiane są w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury VAT zawiera nazwę ORYGINAŁ, a kopia faktury VAT zawiera nazwę KOPIA. Dopuszczalnym jest także wystawianie przez podatnika duplikatu faktury VAT, o ile zachodzą przesłanki z § 49 omawianego rozporządzenia Ministra Finansów z 2002 r.

Z kolei zgodnie z przepisem § 50 cytowanego rozporządzenia - podatnik bezwzględnie jest zobowiązany przechowywać oryginały (bądź kopie) faktur VAT (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz not korygujących) w okresie 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono odnośny dokument. Jeśli faktura VAT wystawiona została na podstawie pisemnego oświadczenia złożonego w zamówieniu lub ofercie - obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy także oryginału oraz kopii zamówienia lub oferty.

Ustawodawca w Rozdziale 10 wspomnianego rozporządzenia Ministra Finansów z 2002 r. - ma z pewnością na myśli dokument zmaterializowany w formie papierowej. Przemawiać za tym może wiele argumentów. Przede wszystkim przepis § 48 cyt. rozporządzenia stanowi, iż faktury VAT wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, co świadczy, iż wystawiane są one jako dokument zmaterializowany w formie papierowej. Z kolei w oparciu o § 35 ust. 1 pkt 13 cyt. rozporządzenia - FAKTURA VAT musi zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Z samego charakteru składania podpisu na fakturze VAT - wysnuć można wniosek, iż faktura VAT winna mieć formę zmaterializowanego papierowego dokumentu. Oczywistym jest, iż podpis (za wyjątkiem podpisu elektronicznego, regulowanego szczególnymi obostrzeniami ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym - Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) składa się na dokumencie papierowym. Tym niemniej nawet gdyby na fakturze widniał podpis elektroniczny - sam dokument musiał by mieć formę papierową. Tutejszy organ podatkowy zwraca ponadto uwagę na to, iż potoczna definicja dokumentu utożsamia dokument z papierową zmaterializowaną formą poświadczenia lub stwierdzenia w nim określonego stanu faktycznego lub prawnego.

Skoro zatem FAKTURA VAT jest bezsprzecznie zmaterializowanym dokumentem formy papierowej - bezwzględny obowiązek przechowywania takiego dokumentu przez okres 5 lat licząc od końca jego wytworzenia - dotyczy niepodważalnie FAKTURY VAT sporządzonej w zmaterializowanej formie papierowej.

W świetle zatem przytoczonych argumentów, przechowywanie faktur w formie elektronicznej może funkcjonować u Podatnika jedynie dodatkowo, prócz równolegle funkcjonującego obowiązkowego przechowywania dokumentów formie zmaterializowanej. Przechowywanie faktur jedynie w formie elektronicznej jest w świetle przytoczonych przepisów o podatku od towarów i usług (VAT) niedopuszczalne.