III-2/443-84/07/EF - Możliwość stosowania faktur w formie papierowej w przypadku wystąpienia problemów technicznych przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej.

Pisma urzędowe
Status:  Aktualne

Pismo z dnia 17 sierpnia 2007 r. Urząd Skarbowy Łódź-Śródmieście III-2/443-84/07/EF Możliwość stosowania faktur w formie papierowej w przypadku wystąpienia problemów technicznych przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej.

Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4, art. 216, art. 217 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 1590), art. 106 ust. 1 i ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) § 2, § 3 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Śródmieście uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku w części dot. pytania nr 10 zawartego we wniosku dot. możliwości stosowania faktur w formie papierowej w przypadku występowania problemów technicznych przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej pod warunkiem otrzymania powiadomienia od odbiorcy o wycofaniu akceptacji do przesyłania i wystawiania faktur w formie elektronicznej.

W dniu 14 czerwca 2007 r. do tutejszego organu - jako właściwego miejscowo wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług w przedstawionej indywidualnej sprawie.

Stan faktyczny sprawy:

W złożonym w dniu 12 czerwca 2007 r. (data wpływu do tutejszego organu - 14 czerwca 2007 r.) wniosku Podatnik podał, iż "...Spółka prowadzi działalność handlową hurtową oraz detaliczną artykułów sanitarnych i budowlanych. Sprzedaje swoje towary (baterie, zlewy, kabiny, akcesoria łazienkowe, sanitarne akcesoria do kuchni) do supermarketów i hurtowni na terenie całego kraju. X jest Firmą, która wprowadza dokumentowanie sprzedaży w formie elektronicznej. Nasza dalsza współpraca z tą Firmą zobowiązuje nas do rozpoczęcia ewidencji sprzedaży również w tej formie. (...) Spółka podpisała umowę z Firmą Y z Krakowa w sprawie obsługi elektronicznej faktur pomiędzy X a naszą Spółką. W ramach tej umowy wystawianie faktur elektronicznych odbywać się będzie w systemie EDI (§ 4 pkt 2 rozporządzenia) bez wprowadzania podpisu elektronicznego, o którym mowa w § 4 pkt 1 rozporządzenia. Umowa zakłada jedno miesięczny okres wdrożeniowy wystawiania takich faktur a po tym okresie nastąpi podpisanie umowy z X na wymianę danych w formie elektronicznej. X założyło, że w pierwszym okresie wymiana danych elektronicznych dotyczyć będzie tylko faktur, gdyż istnieją przeszkody techniczne w systemie X, które uniemożliwiają przesyłanie faktur korygujących, które pozostaną w formie papierowej do chwili zaniechania przeszkód technicznych systemu. Jeżeli X wprowadzi formę elektroniczną również dla faktur korygujących, rozporządzenie z 14 lipca 2005 r. nie precyzuje jaka ma być forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Wprowadzony system EDI umożliwia wydruk faktur elektronicznych w jednej formie graficznej. Dane z faktury elektronicznej w formie graficznej sprzedającego przesyłane są przez EDI i ulegają translacji, zamianie na formę graficzną odbiorcy przy zachowaniu danych z faktury elektronicznej sprzedającego".

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Podatnik sformułował następujące pytania dotyczące interpretacji przepisów prawa podatkowego:

1.

czy "może funkcjonować jeden egzemplarz faktury elektronicznej VAT?

2.

jeżeli jeden egzemplarz, to czy ten egzemplarz winien być oznaczony jako "oryginał-kopia" bez uwagi o wyborze "oryginał" lub "kopia", lub bez żadnych oznaczeń

3.

która z dat jest datą powstania obowiązku podatkowego, tzn

-

czy jest tą datą data wystawienia faktury elektronicznej w systemie operacyjnym sprzedawcy,

-

czy jest tą datą data wysłania komunikatu elektronicznego (faktury elektronicznej) do odbiorcy

-

czy błędne wysłanie komunikatu (np. ponownie) oznacza nową transakcję czyli drugi egzemplarz oryginału faktury elektronicznej - poprzednio już wysłanej

4.

czy zasada integralności treści zawarta w rozporządzeniu jest zachowana, jeśli przy wydruku faktury elektronicznej u sprzedającego i wydruku faktury elektronicznej u odbiorcy oraz wydruku faktury elektronicznej w trakcie kontroli na ekran komputera faktura ma różną formę graficzną ale te same dane, czyli treść, np. gdy wydruk faktury sprzedającego zawiera kod danego towaru sprzedającego, a wydruk tej samej faktury elektronicznej dla tego samego towaru będzie zawierał kod towaru odbiorcy.

5.

wybór przesyłania faktur w EDI nie zobowiązuje nas do stosowania podpisu elektronicznego, w związku z tym przy przesyłaniu faktur korygujących i duplikatów nie ma możliwości egzekwowania podpisów wystawienia faktury korygującej i duplikatu, czy w związku z tym elektroniczne faktury korygujące i duplikaty mogą stanowić podstawę do ewidencji w rejestrze VAT bez ich podpisywania

6.

na czym ma polegać potwierdzenie odbioru faktury elektronicznej i czy potwierdzeniem odbioru faktury korygującej elektronicznej może być komunikat z systemu obsługiwanego przez Y

7.

czy możliwe jest przesyłanie elektronicznych danych tylko w zakresie faktur przez pewien okres, bez elektronicznych faktur korygujących w tym samym czasie

8.

czy jest konieczność wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie papierowej jeśli dokumenty te były przesyłane przez EDI

9.

czy jeśli nasz operator tekst jedn. Y złoży oświadczenie o tym, że stosowane przez niego oprogramowanie o przesyle danych drogą elektroniczną gwarantuje autentyczność pochodzenia danych, faktur i integralność ich treści zg. z rozporządzeniem z 14 lipca 2005 r., to czy można uznać, że nasza firma dołożyła wszelkich starań, co do wdrożenia procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia danych i integralności ich treści.

10.

jeśli z przyczyn technicznych systemu dostaniemy informację od X, abyśmy przez określony czas przesyłali faktury papierowo to czy możemy to uczynić, czy podpisanie umowy o E-fakturze nie wyklucza w wyjątkowych okresach formy papierowej?".

W tym miejscu wskazać należy, iż niniejsze postanowienie odnosi się wyłącznie do pytania nr 10 zawartego we wniosku, natomiast rozstrzygnięcia w pozostałym zakresie zawarte zostały w postanowieniach tutejszego organu podatkowego:

-

nr III-2/443-77/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

-

nr III-2/443-78/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

-

nr III-2/443-79/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

-

nr III-2/443-80/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

-

nr III-2/443-81/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

-

nr III-2/443-82/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

-

nr III-2/443-83/07/EF z dnia 17 sierpnia 2007 r.

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie dot. ww. pytania 10 Podatnik podał "...problemy techniczne systemu mogą uniemożliwić wysyłanie faktur i korekt drogą elektroniczną wówczas powinniśmy mieć taką możliwość aby powrócić na dany okres do rozliczania dokumentów w formie papierowej i archiwizowania ich zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym - dokumentów papierowych".

Na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.), w dalszej części zwanej "ustawą", podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Wskazać jednak należy, iż zgodnie z art. 106 ust. 11 ustawy Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych. Realizując dyspozycje zawarte w ww. art. 106 ust. 11 ustawy Minister Finansów wydał w dniu 14 lipca 2005 r. rozporządzenie w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Na podstawie § 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury (...).

Na podstawie § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji.

W świetle przytoczonych przepisów prawa stanowisko zaprezentowane przez Podatnika w rozpatrywanym wniosku z dnia 12 czerwca 2007 r. (data wpływu do tutejszego organu - 14 czerwca 2007 r.) należy uznać za prawidłowe w części dot. pytania nr 10 zawartego we wniosku dot. możliwości stosowania faktur w formie papierowej w przypadku występowania problemów technicznych przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej pod warunkiem otrzymania powiadomienia od odbiorcy o wycofaniu akceptacji do przesyłania i wystawiania faktur w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż podana interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku z dnia 12 czerwca 2007 r. (data wpływu do tutejszego organu - 14 czerwca 2007 r.) i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia, określonej we wniosku.

Opublikowano: http://sip.mf.gov.pl