IBPP4/443-595/10/AZ - Możliwość umieszczania w fakturach VAT dokumentujących nabycie towarów i usług przez jednostkę nadrzędną nazwy jednostki podległej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 21 kwietnia 2010 r. (data wpływu 26 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości umieszczania w fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług przez jednostkę nadrzędną nazwy jednostki podległej - jest nieprawidłowe.

W dniu 26 kwietnia 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości umieszczania w fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług przez jednostkę nadrzędną nazwy jednostki podległej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następując stan faktyczny:

Prokuratura Okręgowa jako podatnik ma nadany numer NIP XXX. Jest to numer obowiązujący w całej strukturze organizacyjnej Prokuratury Okręgowej w X. W skład tej struktury wchodzą wydziały merytoryczne Prokuratury Okręgowej: Prokuratury Rejonowe Okręgu X i Ośrodek Zamiejscowy. Tym samym zarówno wydziały merytoryczne Prokuratury Okręgowej jak i Prokuratury Rejonowa i Ośrodek Zamiejscowy nie posiadają samodzielności finansowej.

Wszelkie umowy na Prokuratury Rejonowe, jako jednostki podległe nieposiadające odrębności finansowej i niebedące płatnikami żadnych podatków oraz niepodlegające zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2581 z późn. zm.) obowiązkowi ewidencyjnemu zawierane są przez Prokuraturę Okręgową - zgodnie z prawem.

Wskazać należy, że ewidencja księgowa dla wszystkich jednostek (Prokuratury Okręgowej i Prokurator Rejonowych) prowadzona jest przez Prokuraturę Okręgową jako urząd przy organie, jakim jest Prokurator Okręgowy. Toteż w celu właściwego ujęcia w księgach rachunkowych, na fakturach dokumentujących wydatki, umieszczana jest nazwa jednostki dla której wykonano usługę na rzecz Prokuratury Okręgowej, czyli Prokuratury Rejonowej, z NIP-em Prokuratury Okręgowej jako jednostki nadrzędnej posiadającej numer identyfikacji podatkowej (NIP).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy na fakturach dokumentujących wydatki poniesione - de facto - przez Prokuraturę Okręgową, na usługi wykonywane dla Prokuratury Rejonowej, jako jednostki podległej, nieposiadającej odrębności finansowej uraz numeru NIP, może być umieszczana nazwa "Prokuratura Rejonowa w..." z numerem NIP faktycznego odbiorcy - Prokuratury Okręgowej w X, na usługi wykonywane dla prokuratury Rejonowej (jednak na rzecz Prokuratury Okręgowej)...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z pozycją ustrojową Prokuratur - jednostki organizacyjne na szczeblu Prokuratur Rejonowych - w żadnym przypadku - w obrocie prawnym (finansowym i gospodarczym) nie występują samodzielnie. Jednostki te powoływane są do samodzielnego prowadzenia postępowań w zakresie; ścigania, wykrywania i osądzania sprawców przestępstw, pod nadzorem Prokuratora Okręgowego. Tym samym w przypadku, gdy Prokuratura Rejonowa nie posiada odrębności finansowej, a zarazem właściwości do zawierania umów w obrocie prawnym oraz nie podlega obowiązkowi ewidencyjnemu, celem właściwego udokumentowania wydatków poniesionych na działalność tej jednostki (Prokuratury Rejonowej) przez Prokuraturę Okręgową, dopuszczalne ale i pożądane jest wskazanie na fakturach dokumentujących wydatki, nazwy jednostki podległej (Prokuratury Rejonowej) z NIP-em jednostki nadrzędnej (Prokuratury Okręgowej) - co wskazuje na jasność i czytelność.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W ust. 2 tego artykułu zawarta została definicja działalności gospodarczej. W myśl tego przepisu działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur zawiera rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), wydane na podstawie upoważnienia przewidzianego w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Z cytowanych powyżej przepisów wynika, iż faktura dokumentująca sprzedaż powinna przede wszystkim zawierać dane określone w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, tj. dane dotyczące nabywcy. Natomiast w myśl cytowanego powyżej § 5 ust. 1 rozporządzenia, który precyzyjniej określa treść faktury, winna ona zawierać m.in. nazwy bądź nazwy skrócone nabywcy i numery NIP nabywcy.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na uregulowania prawne zawarte w przepisach ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) dotyczące posiadania i posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej NIP.

Artykuł 2 ust. 1 cytowanej ustawy stanowi, iż osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz otrzymują numery identyfikacji podatkowej "NIP".

Obowiązkowi ewidencyjnemu zgodnie ust. 2 i 3 podlegają również podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, a w szczególności zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków i składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Podmioty te również otrzymują numery NIP.

W myśl art. 5 ust. 1 ww. ustawy, podatnicy obowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego; zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Każdy więc podmiot posiadający status podatnika lub płatnika podatków lub płatnika składek ubezpieczeniowych i zdrowotnych jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Przy czym dokonujący zgłoszenia identyfikacyjnego otrzymuje wyłącznie jeden NIP. Podkreślić również należy, iż numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej. Należy także wskazać, że numer identyfikacji podatkowej może być przypisany wyłącznie jednemu podatnikowi (płatnikowi). Zgodnie bowiem z zapisem art. 11 cytowanej wyżej ustawy podatnik jest zobowiązany do podawania numeru identyfikacji podatkowej na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych. Inaczej rzecz ujmując identyfikacja danego podmiotu, a tym samym wynikających z tego tytułu obowiązków odbywa się na podstawie nadanego mu numeru identyfikacji podatkowej. Konsekwencją decyzji administracyjnej o nadaniu numeru NIP, jest jednoznaczna identyfikacja podmiotu poprzez jego NIP i nazwę.

Z treści wniosku wynika, iż Prokuratura Okręgowa jako podatnik ma nadany numer NIP. Jest to numer obowiązujący w całej strukturze organizacyjnej Prokuratury Okręgowej w X. W skład tej struktury wchodzą wydziały merytoryczne Prokuratury Okręgowej: Prokuratury Rejonowe Okręgu X i Ośrodek Zamiejscowy. Tym samym zarówno wydziały merytoryczne Prokuratury Okręgowej jak i Prokuratury Rejonowa i Ośrodek Zamiejscowy nie posiadają samodzielności finansowej.

Wszelkie umowy na Prokuratury Rejonowe, jako jednostki podległe nieposiadające odrębności finansowej i niebędące płatnikami żadnych podatków oraz niepodlegające zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2581 z późn. zm.) obowiązkowi ewidencyjnemu zawierane są przez Prokuraturę Okręgową - zgodnie z prawem.

Ewidencja księgowa dla wszystkich jednostek (Prokuratury Okręgowej i Prokurator Rejonowych) prowadzona jest przez Prokuraturę Okręgową jako urząd przy organie, jakim jest Prokurator Okręgowy. Toteż w celu właściwego ujęcia w księgach rachunkowych, na fakturach dokumentujących wydatki, umieszczana jest nazwa jednostki dla której wykonano usługę na rzecz Prokuratury Okręgowej, czyli Prokuratury Rejonowej, z NIP-em Prokuratury Okręgowej jako jednostki nadrzędnej posiadającej numer identyfikacji podatkowej (NIP).

W oparciu więc o przytoczone przepisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz przedstawiony opis stanu faktycznego należy uznać, iż podmiotem identyfikowanym na podstawie numeru identyfikacji podatkowej XXX jest Prokuratura Okręgowa w X. Tym samym Prokuratura Okręgowa w X jest obowiązana do podawania numeru identyfikacji podatkowej na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych.

Rozpatrując przedmiotową sprawę, nie można również pominąć przepisów regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury wydanego w drodze rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 marca 2010 r. (Dz. U. Nr 49, poz. 296). W rozporządzeniu tym określającym m.in. strukturę organizacyjną i zadania prokuratury okręgowej wymieniono wydział budżetowo-administracyjny jako jedną z komórek organizacyjnych wchodzących w skład tej prokuratury. Stosownie do § 43 rozporządzenia do zadań wydziału budżetowo-administracyjnego prokuratury okręgowej należy:

Zgodnie natomiast z treścią § 117 ust. 1 rozporządzenia z dnia 24 marca 2010 r., środkami z części budżetu państwa odpowiadającej prokuraturze w zakresie pobierania dochodów i dokonywania wydatków dysponują - stosownie do zakresu swoich kompetencji - dysponenci poszczególnych stopni.

Prokurator okręgowy jest dysponentem trzeciego stopnia w zakresie dysponowania środkami budżetowymi danej prokuratury okręgowej oraz prokuratur rejonowych na obszarze działania prokuratury okręgowej (§ 117 ust. 4 pkt 3 ww. rozporządzenia).

Prokurator okręgowy w ramach swoich zadań i kompetencji jako dysponent środków budżetowych trzeciego stopnia zobowiązany jest między innymi do podejmowania działań organizacyjnych na rzecz optymalizacji wydatków związanych z funkcjonowaniem prokuratury okręgowej i prokuratur rejonowych na obszarze działania prokuratury okręgowej oraz prowadzenia działalności inwestycyjnej prokuratury okręgowej i prokuratur rejonowych na obszarze działania prokuratury okręgowej (§ 120 pkt 7 i 8 rozporządzanie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 marca 2010 r.).

Uregulowania te jednoznacznie potwierdzają, że prokuratura okręgowa jest podmiotem, który faktycznie ponosi wydatki związane z działalnością zarówno prokuratur okręgowych, jak i rejonowych.

Biorąc więc pod uwagę powołane na wstępie przepisy art. 106 ustawy o VAT oraz § 5 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a także mając na względzie, iż numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, należy stwierdzić, iż w fakturach VAT dokumentujących nabycie towarów i usług powinien wskazany być numer NIP Prokuratury Okręgowej w X, a jako nabywca powinna być wskazana Prokuratura Okręgowa w X, a nie jej jednostka podległa, jaką jest prokuratura rejonowa.

Dla oceny zaistniałego stanu faktycznego należy jednakże rozpatrzyć jakie konsekwencje prawne powoduje stosowanie w fakturach dokumentujących poniesione wydatki błędnej nazwy podmiotu wskazanego jako nabywca.

Generalnie faktura VAT jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Przy ocenie zdarzenia gospodarczego nie można jednak pominąć okoliczności towarzyszących transakcji, wskazujących, na rzeczywisty charakter podmiotu dokonującego zakupu. Faktury VAT są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Co do zasady zatem, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. A contrario nie będzie można uznać za prawidłową faktury, gdy sprzecznie z jej treścią wykazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura VAT potwierdza zaistniałe zaszłości gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106 ust. 1 ustawy o VAT mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku. Z tych powodów należy uznać, że chociaż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać dane dotyczące podatnika i nabywcy, to jednak nie wszystkie wykazane braki faktur wykluczają możliwość ustalenia tych danych przy prawidłowej analizie innych zapisów zawartych w fakturach. W szczególności należy to odnieść do takich wad, jak brak jednostek miary towaru, jego ilości i ceny jednostkowej. Są to elementy rachunkowe faktury, mające zasadnicze znaczenie dla określenia wysokości zobowiązania podatkowego, bez których nie jest możliwe zweryfikowanie, czy wysokość podatku została ustalona prawidłowo.

Należy zatem zauważyć, iż błędna nazwa podmiotu przy jednoczesnym prawidłowym numerze NIP XXX jest jedynie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Z powyższego wynika, iż o prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur VAT wyłącznie z powodu wspomnianych braków mających charakter wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają one na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Z tego też względu należy uznać, iż chociaż faktury VAT, w których jako nabywca figuruje nazwa jednostki podległej prokuratury okręgowej, a nie prokuratura okręgowa nie spełniają wymogów określonych przepisami prawa, nie można uznać, że faktury te zawierają błędy, które nie pozwalają na rzeczywiste odzwierciedlenie przebiegu zdarzeń gospodarczych.

Odnosząc się do stwierdzenia Wnioskodawcy, że dopuszczalne ale i pożądane jest wskazanie na fakturach dokumentujących wydatki, nazwy jednostki podległej (Prokuratury Rejonowej) z NIP-em jednostki nadrzędnej (Prokuratury Okręgowej) - co wskazuje na jasność i czytelność, należy nadmienić, iż powołany powyżej § 5 ww. rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, określa jednak minimalny zakres danych, jakie powinna zawierać faktura i nie nakłada ograniczeń w sprawie umieszczania dodatkowych danych identyfikujących dostawców, nabywców czy też towarów.

Zatem zdaniem tut. organu zasadnym byłoby przyjęcie rozwiązania zgodnie z którym w fakturach dokumentujących wydatki ponoszone przez Prokuraturę Okręgową a związanych np. z Prokuraturą Rejonową umieszczona była nazwa Prokuratury Okręgowej jako faktycznego podmiotu ponoszącego wydatki wraz z nazwą prokuratury rejonowej określonej zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 24 marca 2010 r. W myśl tego przepisu nazwę prokuratury apelacyjnej, prokuratury okręgowej i prokuratury rejonowej ustala się zgodnie z nazwą miejscowości stanowiącej siedzibę.

Podsumowując, w fakturach dokumentujących wydatki poniesione przez Prokuraturę Okręgową związane z działalnością Prokuratury Rejonowej, powinna być umieszczana nazwa i numer NIP faktycznego odbiorcy tj. Prokuratury Okręgowej, z możliwością dodatkowego umieszczenia nazwy podległej prokuratury rejonowej.

Mając na uwadze wszystkie powyższe ustalenia, oceniając całościowo stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie możliwości umieszczania w fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług przez jednostkę nadrzędną wyłącznie nazwy jednostki podległej, należało uznać je za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.