IBPP4/443-1348/09/EJ - Czy przechowywanie dokumentów (kopii faktur VAT i rejestrów) na nośnikach komputerowych jest prawidłowe i nie wymaga drukowania kopii faktur VAT i rejestrów na papierze oraz ich przechowywania w postaci drukowanej przez wymagany ustawą okres czasu?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 października 2009 r. (data wpływu 22 października 2009 r.), uzupełnionym pismem z dnia 14 grudnia 2009 r. (data wpływu 21 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania dokumentów (kopii faktur VAT i rejestrów) na nośnikach komputerowych - jest nieprawidłowe.

W dniu 22 października 2009 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania dokumentów (kopii faktur VAT i rejestrów) na nośnikach komputerowych. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 14 grudnia 2009 r. (data wpływu 21 grudnia 2009 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 8 grudnia 2009 r. znak: IBPP4/443-1348/09/EJ.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Przepis § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ust. 1 "Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego". Ust. 2 "Dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie". Ww. rozporządzenie nie precyzuje dokładnie użytego określenia "w oryginalnej postaci". Ustawa o rachunkowości w art. 13 ust. 6, art. 20 ust. 5, art. 71 ust. 2 i art. 72 ust. 1 (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) określa sposób przechowywania kopii dokumentów jakimi są faktury i faktury korygujące.

Artykuł 13 ust. 6 "Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisów informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych".

Artykuł 20 ust. 5 "Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

Artykuł 71 ust. 1 "Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Artykuł 71 ust. 2 "Przy prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem."

Artykuł 72 ust. 1 "Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2".

Używany przez Wnioskodawcę elektroniczny system komputerowy spełnia wszystkie warunki podane w ww. artykułach i umożliwia w każdej chwili wydrukowanie dokumentu źródłowego jakim jest faktura VAT. Obecna praktyka drukowania kopii pochłania dużo środków finansowych i czasu.

W piśmie z dnia 14 grudnia 2009 r. Wnioskodawca wskazał, że wystawia i otrzymuje od kontrahentów oryginały faktur w formie papierowej. Wnioskodawca wystawia i otrzymuje oraz przechowuje od kontrahentów dokumenty źródłowe również w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty źródłowe, rejestry i ewidencja księgowa sporządzane są w systemie komputerowym i automatycznie zapisywane na serwerze, a następnie automatycznie archiwizowane przez dedykowany system archiwizacji danych. Kopie danych przechowywane są w innych lokalizacjach, zabezpieczone w atestowanych sejfach na nośnikach danych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy przechowywanie dokumentów (kopii faktur VAT i rejestrów) na nośnikach komputerowych jest prawidłowe i nie wymaga drukowania kopii faktur VAT i rejestrów na papierze oraz ich przechowywania w postaci drukowanej przez wymagany ustawą okres czasu.

Zdaniem Wnioskodawcy, używany przez niego elektroniczny system komputerowy spełnia wszystkie warunki podane w ww. artykułach ustawy o rachunkowości i umożliwia w każdej chwili wydrukowanie dokumentu źródłowego jakim jest faktura VAT, tym samym przechowywanie na nośnikach elektronicznych jest prawidłowe i nie wymaga drukowania na papierze kopii faktur VAT i rejestrów oraz ich przechowywania w postaci papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z przepisem § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawca wystawia i otrzymuje od kontrahentów oryginały faktur w formie papierowej. Wnioskodawca wystawia i otrzymuje oraz przechowuje od kontrahentów dokumenty źródłowe również w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty źródłowe, rejestry i ewidencja księgowa sporządzane są w systemie komputerowym i automatyczne zapisywane na serwerze, a następnie automatycznie archiwizowane przez dedykowany system archiwizacji danych. Zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie na nośnikach elektronicznych jest prawidłowe i nie wymaga drukowania na papierze kopii faktur VAT oraz przechowywania ich w wersji papierowej.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez drukowania wersji papierowej), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Wyżej wskazane przepisy nakładają bowiem na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych faktur. Nie jest więc możliwe, ani wystawienie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione. W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana będzie przechowywać faktury VAT w takiej postaci, w jakiej powstały.

Oznacza to, że Wnioskodawca nie może przechowywać na nośnikach elektronicznych kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeżeli system komputerowy umożliwia w każdej chwili wydrukowanie dokumentu źródłowego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w tej kwestii jest nieprawidłowe.

Wnioskodawca może przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej, jeżeli faktury te wystawione zostały zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

W kwestii natomiast możliwości przechowywania rejestrów na nośnikach komputerowych stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Przepis art. 109 ust. 3 ustawy o VAT określa, że podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ww. art. 109 ust. 3 wskazuje zatem na elementy, które powinna zawierać ewidencja. Zauważyć w tym miejscu należy, że ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji. Podatnicy mogą zatem prowadzić ją w dowolnej formie, byle zawierała wszelkie wymagane w przepisach ustawy elementy.

Przepisy ustawy o VAT nie stanowią także o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku VAT, i jednocześnie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy oceniane całościowo należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.