IBPP3/443-157/11/AB

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 31 stycznia 2011 r. (data wpływu 2 lutego 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 9 maja 2011 r. (data wpływu 11 maja 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach VAT otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem - jest prawidłowe.

W dniu 2 lutego 2011 r. został złożony ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach VAT otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 maja 2011 r. (data wpływu 11 maja 2011 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 21 kwietnia 2011 r. nr IBPP3/443-157/11/AB.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie internetowego sklepu wysyłkowego, zajmującego się sprzedażą urządzeń i sprzętu gastronomicznego. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane są w księgach rachunkowych. Większość kontrahentów, od których Wnioskodawca nabywa towary, wystawia i przesyła faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mailem (w formacie PDF) lub faksem - dokumentując tym samym realizację faktyczną dostawy do kontrahenta docelowego wykazanego w kierowanym przez Wnioskodawcę zamówieniu.

Przesyłane w powyższy sposób faktury nie są zaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny, zaś ich przesyłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Kontrahent przesyła więc bez zachowania wymogów określonych w par. 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia ministra finansów z dn. 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiana oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. W obecnym stanie faktycznym, dostarczone w ten sposób dokumenty nie są uznawane za prawidłowe, rejestracja transakcji w księgach rachunkowych oraz w rozliczeniach w podatku od towarów i usług, następuje po otrzymaniu papierowej faktury tradycyjną pocztą. Oryginały faktur rejestrowane są w rejestrze dokumentów wchodzących do Spółki.

Jednak w myśl przytoczonego ww. wyroku NSA z dnia 20 maja 2010 r. w sprawie faktur elektronicznych (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego), Wnioskodawca chciałby wprowadzić nowe zasady dotyczące obiegu faktury VAT od Kontrahentów. W myśl nowych zasad, Wnioskodawca chciałby dopuścić możliwość przesyłania ww. dokumentów w formie elektronicznej e-mail (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego w wersji PDF) i faksem. Otrzymane w ten sposób dokumenty zostały by wydrukowane, zarejestrowane w rejestrze dokumentów wpływających do Spółki oraz ujęte w księgach rachunkowych. Dokumenty przechowywano by w formie papierowej. Zasadnicze znaczenie ma fakt, że dokumenty przesyłane e-mailem lub faksem, nie różniły się od oryginałów dostarczanych tradycyjną pocztą w całym okresie działalności firmy.

W uzupełnieniu do wniosku wskazano, iż sposób otrzymania faktur w formie elektronicznej w formacie PDF został uzgodniony z Kontrahentami Wnioskodawcy, poprzez wyrażenie woli w formie pisemnej przesłanej drogą pocztową. Do celów skarbowych Wnioskodawca może przygotować dokumenty akceptacji w formie papierowej. Przesyłane dokumenty w formacie PDF spełniają wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści w okresie jego ważności jako zobowiązania podatkowego. System komputerowy oraz przechowywanie wersji papierowych dokumentacji dla celów podatkowych pozwala na łatwą lokalizacje dokumentu, bezzwłoczny dostęp do dokumentu oraz danych w nim zawartych, celem przedłożenia organowi skarbowemu do kontroli.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy otrzymana w ten sposób faktura (e-mail w wersji PDF bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub faks) przechowywana w formie papierowej, uprawnia do dokonania odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturze.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 20 maja 2010 r. w sprawie faktur elektronicznych (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego) Wnioskodawca uważa, że jego stanowisko jest prawidłowe i posiadanie dokumentów dostarczanych Spółce w ww. sposób, będzie można uznać za dający prawo rozliczeń w podatku od towarów w momencie rejestracji w rejestrze dokumentów wpływających do Spółki. Dodatkowo obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych pozwala Wnioskodawcy na przesyłanie faktur w dowolnym formacji, po spełnieniu warunków w zakresie akceptacji przesyłu faktur w wybranym formacie zapewniającym autentyczność pochodzenia i integralność treści. Wymienione warunki konieczne przy wymianie dokumentacji drogą elektroniczną zostały spełnione.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Prawidłowe dokumentowanie obrotu przez podatników VAT należy do ich podstawowych obowiązków.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2011 r., podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r., które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Na mocy § 19 ust. 2 rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur. W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu który jest przesyłany nabywcy, a jednocześnie zachowany w dokumentacji sprzedawcy.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w opisany we wniosku sposób mogą być przechowywane w takiej formie jaką zaproponował Zainteresowany, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej np. bez użycia bezpiecznego podpisu. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku wiadomości e-mail w wersji PDF, jak również w formie faksu jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym zagwarantowanie autentyczności pochodzenia faktur oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych powodują, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być sporządzona i wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach.

Podatnik udostępniając fakturę za pomocą poczty elektronicznej, bądź faksu niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu. W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone we wskazanym rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r., ponieważ rozporządzenie określa m.in. sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wystawiane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury, muszą posiadać co najmniej gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści.

Zatem w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest wystawienie i doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Obecnie podatnik, nie ma obowiązku obligatoryjnego stosowania określonych wcześniej technologii przechowywania faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność przesyłu i sposobu przechowywania faktury (faktury korygującej i kopii faktur) pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie internetowego sklepu wysyłkowego, zajmującego się sprzedażą urządzeń i sprzętu gastronomicznego. Większość kontrahentów, od których Wnioskodawca nabywa towary, wystawia i przesyła faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mailem (w formacie PDF) lub faksem - dokumentując tym samym realizację faktyczną dostawy do kontrahenta docelowego wykazanego w kierowanym przez Wnioskodawcę zamówieniu. Przesyłane w powyższy sposób faktury nie są zaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny, zaś ich przesyłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Sposób otrzymania faktur w formie elektronicznej w formacie PDF został uzgodniony z Kontrahentami Wnioskodawcy, poprzez wyrażenie w formie pisemnej przesłanej drogą pocztową. Do celów skarbowych Wnioskodawca może przygotować dokumenty akceptacji w formie papierowej. Przesyłane dokumenty w formacie PDF spełniają wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści w okresie jego ważności jako zobowiązania podatkowego. System komputerowy oraz przechowywanie wersji papierowych dokumentacji dla celów podatkowych pozwala na łatwą lokalizację dokumentu, bezzwłoczny dostęp do dokumentu oraz danych w nim zawartych, celem przedłożenia organowi skarbowemu do kontroli.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, iż faktura przesłana za pośrednictwem wiadomości e-mail lub za pośrednictwem faksu przechowywana w formie papierowej stanowi dokument uprawniający Spółkę do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.

Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem, tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Wobec powyższego stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.