IBPP2/443-950/11/RSz - Wystawianie faktur korygujących w formie elektronicznej do faktur papierowych wystawionych przed wdrożeniem systemu informatycznego.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2011 r. (data wpływu 24 maja 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy do faktur pierwotnych wystawionych przed wdrożeniem systemu faktur elektronicznych Spółka może wystawiać faktury korygujące w formie elektronicznej i w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 24 maja 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie m.in. ustalenia czy do faktur pierwotnych wystawionych przed wdrożeniem systemu faktur elektronicznych Spółka może wystawiać faktury korygujące w formie elektronicznej i w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (oznaczone we wniosku jako stan faktyczny nr 2).

Stan faktyczny nr 2.

Wnioskodawca (dalej również: Spółka) zamierza wystawiać i przesyłać faktury korekty w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej tych faktur. E-faktury korekty będą wystawiane zarówno do faktur pierwotnych wystawionych w formie papierowej jak i do faktur pierwotnych wystawianych w formie elektronicznej. E-faktury korekty wystawiane i przesyłane będą do kontrahenta na takich samych zasadach jak e-faktury, tzn. wystawiane w systemie S., następnie w postaci elektronicznej wysyłane do interfejsu S. w postaci...-ów, stamtąd za pomocą narzędzia B. drogą elektroniczną będą przekazywane do firmy C. skąd dzięki oprogramowaniu E. zostaną przesłane do klienta oraz zapisane w E. Archiwum Dokumentów.

E-faktury korekty wystawione w różnych dniach będą przesyłane do klienta w łącznych plikach, w możliwie najkrótszym czasie np. pod koniec danego tygodnia.

Faktury korekty w formie elektronicznej będą wystawiane do faktur pierwotnych w formie papierowej w następujących sytuacjach:

* do faktur VAT pierwotnych wystawionych w formie papierowej na danego odbiorcę przed wprowadzeniem systemu wystawiania faktur w formie elektronicznej,

* gdy po wprowadzeniu systemu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej z danym odbiorcą faktura została wystawiona w formie papierowej (np. w czasie awarii wystawiono fakturę VAT pierwotną w formie papierowej).

Wnioskodawca będzie wystawiał również duplikaty, gdy okaże się, że faktura jest już w e-archiwum Spółki a nie dotarła elektronicznie do kontrahenta.

Do wystawianych faktur korygujących zmniejszających podatek VAT należny. Wnioskodawca będzie posiadał potwierdzenia odbioru ww. faktury przez nabywcę.

Będzie to potwierdzenie odbioru faktur korygujących w formie:

* przesłanego przez klienta e-mailem zestawienia faktur korekt otrzymanych przez kontrahenta (e-mail będzie zawierał informację o dacie otrzymania e-faktury korekty przez klienta) albo

* podglądu e-faktury korekty gdzie będą takie informacje jak: status dostarczenia dokumentu i data dostarczenia e-faktury do kontrahenta.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku jako pytanie nr 2 do stanu faktycznego nr 2):

Czy do faktur pierwotnych wystawionych przed wdrożeniem systemu e-faktur Spółka może wystawiać zarówno e-faktury korekty jak i również faktury korekta w formie papierowej (korekty faktury papierowe wystawiane podczas trwającej awarii).

Stanowisko Wnioskodawcy.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. brak jest regulacji, które określałyby zasady korygowania faktur. Ww. rozporządzenie nie zawiera przeciwwskazań do wystawiania e-faktur korekt do wcześniej wystawianych pierwotnych faktur papierowych. Brak jest również zakazu na wystawianie faktur korekt papierowych, gdy w Spółce funkcjonuje e-system. Zarówno, faktury korekty papierowe jak i e-faktury korekty stanowią jedną z dopuszczalnych postaci faktur VAT.

W związku z powyższym Wnioskodawca ma prawo do wystawiania e-faktur korekt albo korekt papierowych do faktur pierwotnych wystawionych w formie papierowej przed wdrożeniem systemu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego (oznaczonego we wniosku jako stan faktyczny nr 2), w części objętej pytaniem nr 2, uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania faktur VAT oraz innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały szczegółowo w przepisach, obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r., rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 cyt. ustawy o VAT, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 3 ust. 1 i ust. 2 oraz § 4 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą" albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury korekty w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej tych faktur. E-faktury korekty będą wystawiane zarówno do faktur pierwotnych wystawionych w formie papierowej jak i do faktur pierwotnych wystawianych w formie elektronicznej. E-faktury korekty wystawiane i przesyłane będą do kontrahenta na takich samych zasadach jak e-faktury, tzn. wystawiane w systemie S., następnie w postaci elektronicznej wysyłane do interfejsu S. w postaci...-ów, stamtąd za pomocą narzędzia B. drogą elektroniczną będą przekazywane do firmy C. skąd dzięki oprogramowaniu E. zostaną przesłane do klienta oraz zapisane w E. Archiwum Dokumentów.

E-faktury korekty wystawione w różnych dniach będą przesyłane do klienta w łącznych plikach, w możliwie najkrótszym czasie np. pod koniec danego tygodnia.

Faktury korekty w formie elektronicznej będą wystawiane do faktur pierwotnych w formie papierowej w następujących sytuacjach:

* do faktur VAT pierwotnych wystawionych w formie papierowej na danego odbiorcę przed wprowadzeniem systemu wystawiania faktur w formie elektronicznej,

* gdy po wprowadzeniu systemu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej z danym odbiorcą faktura została wystawiona w formie papierowej (np. w czasie awarii wystawiono fakturę VAT pierwotną w formie papierowej).

Do wystawianych faktur korygujących zmniejszających podatek VAT należny. Wnioskodawca będzie posiadał potwierdzenia odbioru ww. faktury przez nabywcę.

W przypadku, gdy podatnik spełnia wszystkie formalne warunki do przesyłania do danego kontrahenta-nabywcy faktur w formie elektronicznej (w szczególności, w przypadku gdy dany kontrahent wyrazi akceptację), nie wyklucza to możliwości wystawiania przez Wnioskodawcę danemu odbiorcy faktury korygującej w formie papierowej jak i w formie elektronicznej do faktur VAT pierwotnych wystawionych w formie papierowej na danego odbiorcę przed wdrożeniem systemu wystawiania faktur w formie elektronicznej. Spełnienie przesłanek (w szczególności otrzymanie akceptacji) otwiera przed Wnioskodawcą jedynie możliwość, a nie obowiązek przesyłania faktur w formie elektronicznej, jednak to do Wnioskodawcy należy ostateczna decyzja, w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) wystawi i prześle fakturę korygującą do danego kontrahenta.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, że skoro prawodawca nie nałożył szczególnej formy wystawiania faktur korygujących do faktur elektronicznych, to obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania zarówno faktury korygującej w formie elektronicznej jak i również faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnych wystawionych przed wdrożeniem systemu e-faktur, o ile spełniają przesłanki wymienione w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie należy zauważyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy, w części dotyczącej zdarzenia przyszłego, oznaczonego we wniosku jako stan faktyczny nr 1, stan faktyczny nr 2 (pytanie nr 1, nr 3 do nr 7) oraz stan faktyczny nr 3 (pytanie nr 1), będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.