IBPP2/443-863/11/WN - Obowiązek przechowywania faktur elektronicznych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 maja 2011 r. (data wpływu 3 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej, pomimo wykonania ich wydruków w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 3 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej, pomimo wykonania ich wydruków w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca (dalej również Spółka) nabywa towary i usługi. Zakupy dokumentowane są wystawianymi przez kontrahentów fakturami VAT. Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy Spółki.

Przed otrzymaniem pierwszej faktury drogą elektroniczną od danego kontrahenta Wnioskodawca będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie.

Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną będzie udzielana przez Spółkę pod warunkiem zobowiązania się wystawcy faktury do wskazania adresów poczty elektronicznej, z których będą wysyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej lub ewentualnie wskazanie adresu serwera kontrahenta wraz z danymi dostępowymi, z którego Spółka może taką fakturę pobrać.

Spółka przewiduje, że otrzymane e-faktury będą występować w różnych formatach. W przeważającej mierze będzie to plik PDF (ang. Portable Document Format). Mogą także wystąpić faktury w postaci plików graficznych (tj. obrazów faktur przesyłanych np. w plikach JPG, BMP czy GIF). Zarówno pliki PDF jak i pliki graficzne charakteryzują się tym, że stanowią obraz wygenerowanej faktury, w której w sposób czytelny zawarte będą wymagane przez przepisy prawa podatkowego dane (w tym dane identyfikujące wystawcę). Przesyłanie faktur w takich formatach uniemożliwia dokonanie modyfikacji danych zawartych na fakturach przez ich odbiorcę z wykorzystaniem standardowych aplikacji biurowych bez pozostawienia widocznego śladu takiej ingerencji.

Spółka może także otrzymywać faktury w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Wnioskodawca planuje drukować otrzymane elektronicznie faktury i przechowywać je w formie papierowej przez okres wymagany prawem w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z innymi dokumentami księgowymi w sposób umożliwiający łatwe odszukanie faktur oraz udostępnienie ich organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca nadal będzie zobligowany do przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej, pomimo wykonania ich wydruków w formie papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, po wydrukowaniu otrzymanych elektronicznie faktur Wnioskodawca nie będzie zobligowany do dodatkowego przechowywania takich faktur w postaci elektronicznej.

Jak już Spółka wskazała w uzasadnieniu do pytania nr 1 przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie narzucają formy przechowywania faktur elektronicznych. Przepisy wskazują wręcz, iż faktury powinny być przechowywane "w dowolny sposób", zapewniający spełnienie przesłanek, o których mowa w § 6 tego rozporządzenia. Zdaniem Spółki dozwolone jest zatem podejście, zgodnie z którym faktury otrzymane elektronicznie po ich wydrukowaniu oraz zarchiwizowaniu w postaci papierowej nie będą dalej przechowywane w formie elektronicznej.

Stanowisko Spółki w kwestii możliwości wyboru metody przechowywania faktur znajduje także odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK1169/08) potwierdził, iż "podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko jej utraty. (...) Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie".

Jak wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1, zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego procedura techniczna i organizacyjna w stosunku do faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, a następnie drukowanych na papierze spełnia wymagania wynikające z rozporządzenia o fakturach elektronicznych, (a tym samym pozwala Spółce na zachowanie prawa do odliczenia VAT). W związku z tym dodatkowe przechowywanie w postaci elektronicznej otrzymanych e-faktur, które zostały wydrukowane i zarchiwizowane na papierze nie jest konieczne. Papierowy wydruk takiej faktury spełnia bowiem wszelkie warunki nałożone rozporządzeniem o fakturach elektronicznych oraz rozporządzeniem o fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360):

Z treści wniosku wynika, iż w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca (dalej również Spółka) nabywa towary i usługi. Zakupy dokumentowane są wystawianymi przez kontrahentów fakturami VAT. Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy Spółki.

Przed otrzymaniem pierwszej faktury drogą elektroniczną od danego kontrahenta Wnioskodawca będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie.

Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną będzie udzielana przez Spółkę pod warunkiem zobowiązania się wystawcy faktury do wskazania adresów poczty elektronicznej, z których będą wysyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej lub ewentualnie wskazanie adresu serwera kontrahenta wraz z danymi dostępowymi, z którego Spółka może taką fakturę pobrać.

Spółka przewiduje, że otrzymane e-faktury będą występować w różnych formatach. W przeważającej mierze będzie to plik PDF (ang. Portable Document Format). Mogą także wystąpić faktury w postaci plików graficznych (tj. obrazów faktur przesyłanych np. w plikach JPG, BMP czy GIF). Zarówno pliki PDF jak i pliki graficzne charakteryzują się tym, że stanowią obraz wygenerowanej faktury, w której w sposób czytelny zawarte będą wymagane przez przepisy prawa podatkowego dane (w tym dane identyfikujące wystawcę). Przesyłanie faktur w takich formatach uniemożliwia dokonanie modyfikacji danych zawartych na fakturach przez ich odbiorcę z wykorzystaniem standardowych aplikacji biurowych bez pozostawienia widocznego śladu takiej ingerencji.

Spółka może także otrzymywać faktury w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych od kontrahentów w formacie elektronicznym, bez konieczności przechowywania tych faktur w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, otrzymywanych tą drogą, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie ustalenia czy Wnioskodawca nadal będzie zobligowany do przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej, pomimo wykonania ich wydruków w formie papierowej.

Natomiast wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie:

* prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu i dalszym przechowywaniu w formie papierowej (pyt. nr 1) oraz

* ustalenia czy Wnioskodawca będzie miał prawo do traktowania przechowywanych w formie papierowej wydruków faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, jako dowodów księgowych, na podstawie których dokonywane są rozliczenia w podatku dochodowym od osób prawnych (pyt. nr 2),

zostanie załatwiony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.