IBPP2/443-754/11/RSz

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 czerwca 2011 r. (data wpływu 29 czerwca 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 28 września 2011 r. (data wpływu 4 października 2011 r.) oraz pismem z dnia 10 października 2011 r. (data wpływu 10 października 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości dokonywania akceptacji przesyłania faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej, faksu lub aplikacji serwisu internetowego - jest prawidłowe.

W dniu 29 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości dokonywania akceptacji przesyłania faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej, faksu lub aplikacji serwisu internetowego.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 28 września 2011 r. (data wpływu 4 października 2011 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 20 września 2011 r. znak: IBPP2/443-754/11/RSz oraz pismem z dnia 10 października 2011 r. (data wpływu 10 października 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również: Spółka) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje dostaw towarów i świadczy usługi na rzecz różnych podmiotów. W chwili obecnej faktury dokumentujące świadczenia Spółki są wystawiane w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza rozpocząć jednak przesyłanie faktur oraz faktur korygujących dokumentujących dostawy towarów i świadczenie usług w formie elektronicznej. Faktury mają być sporządzane w systemie informatycznym Spółki w formacie PDF lub innym i przesłane za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź eksportowane do dedykowanego konta serwisu internetowego udostępnianego po zalogowaniu konkretnemu odbiorcy faktury.

Podmioty trzecie realizują na rzecz Spółki szereg dostaw towarów i świadczą usługi podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z powyższym Spółka otrzymuje faktury oraz faktury korygujące. Spółka rozważa możliwość zastosowania technik informatycznych do przesyłania dokumentów związanych z przedmiotowymi transakcjami. Kontrahenci Spółki będą sporządzać faktury i faktury korygujące za pomocą własnych systemów informatycznych i przesyłać przedmiotowe dokumenty Wnioskodawcy za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź też umieszczać je na koncie serwisu internetowego, do którego dostęp po zalogowaniu będzie mieć Spółka.

Wnioskodawca będzie drukować i przechowywać otrzymane faktury i faktury korygujące w formie papierowej przez okres wymagany przepisami prawa bądź też przechowywać je w systemie informatycznym, w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury mają być przechowywane na terytorium kraju w systemie informatycznym w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie oraz dostępność na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności treści faktur przesyłanych w sposób opisany powyżej Wnioskodawca przewiduje zastosowanie formatu PDF dla generowania plików zawierających obraz faktury wystawianej przez Wnioskodawcę lub innego formatu umożliwiającego generowanie plików o podobnych właściwościach, standardowego szyfrowania wiadomości przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej (SSL) i programów służących zabezpieczenia systemu elektronicznego Wnioskodawcy przed niepowołanym dostępem i ingerencją w przechowywane w nim dane (firewall, program antywirusowy). Autentyczność i integralność faktury będzie weryfikowana przez Spółkę poprzez kontrolę posiadanych dokumentów oraz współpracę z innymi wystawcami i odbiorcami faktur.

W wypadku wykorzystania serwisu internetowego dostęp do dedykowanego konta będzie miał w zakresie umożliwiającym pogląd lub import faktury wyłącznie jej odbiorca posługujący się identyfikatorem i hasłem. Odpowiednio umieszczenie faktury w serwisie będzie wymagało przedstawienia identyfikatora wystawcy i właściwego hasła. Transfer danych realizowany za pośrednictwem serwisu będzie zabezpieczony za pomocą standardowych metod szyfrujących.

Akceptacja wskazanych sposobów przesyłania faktur następować będzie poprzez przesłanie wiadomości pocztą elektroniczną lub faksem, bądź też poprzez złożenie oświadczenia za pomocą aplikacji serwisu internetowego. Oświadczenie to zostanie zarejestrowane przez system informatyczny wystawcy faktury.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 20 września 2011 r. (doręczone dnia 26 września 2011 r. dalej: Wezwanie) Wnioskodawca uzupełnił wniosek z dnia 22 czerwca 2011 r. (dalej: Wniosek) poprzez wniesienie opłaty w wysokości wskazanej w Wezwaniu.

Jednocześnie Wnioskodawca sprostował omyłkę pisarską, jaka została popełniona w tekście Wniosku.

Pierwszy akapit pkt 68 formularza Wniosku - Opisu stanu faktycznego (stanów faktycznych), zdarzenia przyszłego (zdarzeń przyszłych), winien brzmieć: "B (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT)".

Wnioskodawca w uzupełnieniu wniosku z dnia 10 października 2011 r. sprostował, że sformułowanie "faktury" użyte w opisie zdarzenia przyszłego oznacza zarówno faktury jak i faktury korygujące.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku jako pytanie nr 1 zmodyfikowane w piśmie uzupełniającym z dnia 10 października 2011 r.):

Czy odbiorca faktur lub faktur korygujących wystawianych przez Wnioskodawcę może wyrazić akceptację dla przesyłania faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną poprzez złożenie oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu lub poprzez skorzystanie z aplikacji serwisu internetowego i odpowiednio czy Wnioskodawca może udzielać swoim kontrahentom zgody na przesyłanie mu faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej, faksu lub aplikacji serwisu internetowego.

Wnioskodawca wyjaśnił, iż przedmiotem pytania pierwszego przedstawionego we Wniosku była możliwość i sposób dokonywania akceptacji przesyłania faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną. W związku z powyższym przeredagował pytanie pierwsze wskazane w pkt 69 formularza ORD-IN.

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy na wskazane powyżej pytania należy udzielić odpowiedzi twierdzącej.

Stosownie do postanowień art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej: UVAT) podatnicy podatku VAT są zobowiązani do wystawiania faktur.

Zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360; dalej: Rozporządzenie o fakturach).

Zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 249, poz. 1661; dalej: Rozporządzenie o e-fakturach).

Ad. 1.

W ocenie Wnioskodawcy, akceptacja przesyłania faktur za pomocą poczty elektronicznej lub faksu bądź poprzez udostępnienia ich za pomocą dedykowanego serwisu internetowego może zostać dokonana w dowolnej formie, zarówno poprzez przesłanie wiadomości zawierającej oświadczenie o akceptacji za pomocą poczty elektronicznej lub faksu, jak i poprzez złożenie oświadczenia za pomocą odpowiedniej aplikacji serwisu internetowego umożliwiającej zarejestrowanie złożenia oświadczenia woli przez odbiorcę faktury.

Stosownie do § 3 ust. 1 Rozporządzenia o e-fakturach faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. W myśl ust. 2 akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Rozporządzenie o e-fakturach dopuszcza złożenie oświadczenia o akceptacji faktury w formie elektronicznej. Nie wprowadza przy tym żadnych szczególnych wymogów dotyczących formy oświadczenia o akceptacji. Nie stosuje się w tym wypadku przepisów dotyczących zachowania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Dlatego też z przepisów Rozporządzenia o e-fakturach nie można wywodzić ograniczeń, co do sposobu składania oświadczenia o akceptacji przez odbiorcę faktury.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Wnioskodawcy, Dyrektor Izby Skarbowej winien odpowiedzieć twierdząco na pytanie dotyczące sposobu akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną przez odbiorcę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Przepisy cytowanego wyżej rozporządzenia stanowią, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych pozostawiły podatnikom swobodę formy takiej akceptacji.

Akceptację albo cofnięcie tej akceptacji można dokonać w formie papierowej lub elektronicznej. Strony muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy jak i odbiorcy tak aby zapewnić sposób przesyłania oraz przechowywania faktur VAT zgodny z przepisami.

Podkreślić w tym miejscu należy, że ustawodawca zrezygnował z dotychczasowego wymogu, aby faktury elektroniczne zaopatrzone były w bezpieczny podpis elektroniczny, jednakże przepisy powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów utrzymały zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Powołane wyżej rozporządzenie nie określa sposobu i formy składania oświadczenia o akceptacji przez odbiorcę faktury i faktury korygującej.

Jednakże, przepisy przewidują, że akceptacja ma charakter trwały. Nie jest ona jednorazowa (dla pojedynczej faktury), lecz ma charakter trwały. Raz wyrażona akceptacja umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego odbiorcy, aż do czasu jej wycofania.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca dokonuje dostaw towarów i świadczy usługi na rzecz różnych podmiotów. W chwili obecnej faktury dokumentujące świadczenia Wnioskodawcy są wystawiane w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza rozpocząć jednak przesyłanie faktur oraz faktur korygujących dokumentujących dostawy towarów i świadczenie usług w formie elektronicznej. Faktury mają być sporządzane w systemie informatycznym Spółki w formacie PDF lub innym i przesłane za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź eksportowane do dedykowanego konta serwisu internetowego udostępnianego po zalogowaniu konkretnemu odbiorcy faktury.

Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności treści faktur przesyłanych w sposób opisany powyżej Wnioskodawca przewiduje zastosowanie formatu PDF dla generowania plików zawierających obraz faktury wystawianej przez Wnioskodawcę lub innego formatu umożliwiającego generowanie plików o podobnych właściwościach, standardowego szyfrowania wiadomości przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej (SSL) i programów służących zabezpieczenia systemu elektronicznego Wnioskodawcy przed niepowołanym dostępem i ingerencją w przechowywane w nim dane (firewall, program antywirusowy). Autentyczność i integralność faktury będzie weryfikowana przez Wnioskodawcę poprzez kontrolę posiadanych dokumentów oraz współpracę z innymi wystawcami i odbiorcami faktur.

W wypadku wykorzystania serwisu internetowego dostęp do dedykowanego konta będzie miał w zakresie umożliwiającym pogląd lub import faktury wyłącznie jej odbiorca posługujący się identyfikatorem i hasłem. Odpowiednio umieszczenie faktury w serwisie będzie wymagało przedstawienia identyfikatora wystawcy i właściwego hasła. Transfer danych realizowany za pośrednictwem serwisu będzie zabezpieczony za pomocą standardowych metod szyfrujących.

Akceptacja wskazanych sposobów przesyłania faktur następować będzie poprzez przesłanie wiadomości pocztą elektroniczną lub faksem, bądź też poprzez złożenie oświadczenia za pomocą aplikacji serwisu internetowego. Oświadczenie to zostanie zarejestrowane przez system informatyczny wystawcy faktury.

Podkreślić należy, iż przesyłanie faktur, faktur korygujących w formie elektronicznej wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Podkreślić należy, że akceptacja jest zachowaniem aktywnym odbiorcy faktury. Polega na wyrażeniu przez niego w sposób jednoznaczny i niewątpliwy zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych. Akceptacją w żadnej mierze nie jest brak sprzeciwu. Wystawca faktur nie może domniemywać zgody (akceptacji) odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych. Musi być ona jasno wyrażona. Bowiem, jedynie spełnienie formalnego wymogu akceptacji, otwiera przed Wnioskodawcą możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, że skoro prawodawca nie nałożył szczególnej formy sposobu akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną przez odbiorcę to obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość, aby odbiorca faktur lub faktur korygujących wystawianych przez Wnioskodawcę mógł wyrazić akceptację dla przesyłania faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną poprzez złożenie oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu lub poprzez skorzystanie z aplikacji serwisu internetowego i odpowiednio by Wnioskodawca mógł udzielać swoim kontrahentom zgody na przesyłanie mu faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej, faksu lub aplikacji serwisu internetowego.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie należy zauważyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy, w części dotyczącej zdarzenia przyszłego, odnośnie pytania od nr 2 do nr 4 będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.