IBPP2/443-623/11/WN - Zasady przesyłania i przechowywania faktur VAT wystawianych w formie pliku PDF.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 maja 2011 r. (data 24 maja 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 26 lipca 2011 r. (data wpływu 26 lipca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* przesyłania faktur VAT odbiorcom za pomocą poczty elektronicznej (format PDF)

* przechowywania kopii faktur VAT w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej

* obowiązku zamieszczenia zapisu w treści faktury elektronicznej i papierowej, iż faktura została sporządzona w dwóch egzemplarzach

- jest prawidłowe.

W dniu 24 maja 2011 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 26 lipca 2011 r. (data wpływu 26 lipca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur VAT odbiorcom za pomocą poczty elektronicznej (format PDF), przechowywania kopii faktur VAT w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej oraz obowiązku zamieszczenia zapisu w treści faktury elektronicznej i papierowej, iż faktura została sporządzona w dwóch egzemplarzach.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny:

Na podstawie przepisów art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) i wydanego w oparciu o te przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur (e-faktury). W związku z powyższym Spółka podjęła kroki, aby rezygnować z dostarczania faktur w formie papierowej z tymi kontrahentami, którzy zaakceptują dostarczanie faktur w formie elektronicznej (e-faktury).

Dodatkowo w dniu 26 lipca 2011 r. Wnioskodawca uzupełnił opis stanu faktycznego poprzez stwierdzenie, iż "wdrożony elektroniczny obieg faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność, co potwierdza oświadczenie producenta oprogramowania zakupionego systemu informatycznego."

W związku z powyższym zadano następujące pytania (sformułowane w piśmie z dnia 26 lipca 2011 r.):

Czy poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VAT dokumentujących dokonane przez Spółkę dostawy towarów i usług:

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z załączonym do wniosku oświadczeniem producenta oprogramowania system informatyczny spełnia wymagania w szczególności w zakresie integralności treści faktury elektronicznej oraz autentyczności jej pochodzenia, w związku z czym Spółka może przesyłać kontrahentom, którzy wyrazili na to zgodę, fakturę wyłącznie w postaci elektronicznej, co w ocenie Spółki, wynika z § 4 w związku z § 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

W konsekwencji, w ocenie Spółki, może ona przechowywać i udostępniać organom podatkowym i organom kontroli skarbowej faktury sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej. Stanowisko takie wydaje się potwierdzać § 8 ww. rozporządzenia stwierdzający, że faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Spółka uważa także, że zgodnie z § 21 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), jako że Spółka spełniła przesłanki wskazane w tymże przepisie.

Wreszcie na mocy § 19 ww. rozporządzenia z 28 marca 2011 r., faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 ww. .a). Zatem w ocenie Spółki, Spółka nie ma obowiązku zawierać w fakturze elektronicznej i papierowej zapisu, że została ona sporządzona w dwóch egzemplarzach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur (e-faktury). W związku z powyższym Spółka podjęła kroki, aby rezygnować z dostarczania faktur w formie papierowej z tymi kontrahentami, którzy zaakceptują dostarczanie faktur w formie elektronicznej (e-faktury).

Dodatkowo w dniu 26 lipca 2011 r. Wnioskodawca uzupełnił opis stanu faktycznego poprzez stwierdzenie, iż "wdrożony elektroniczny obieg faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność, co potwierdza oświadczenie producenta oprogramowania zakupionego systemu informatycznego."

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Jednocześnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem przesyłanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

W konsekwencji odnosząc przedstawiony stan prawny do zaistniałego stanu faktycznego należy stwierdzić, iż żaden z przepisów nie wymaga zamieszczania zapisu na fakturach, iż zostały one sporządzone w dwóch egzemplarzach.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało w całości uznać za prawidłowe.

Ponadto należy zauważyć, iż załączona do przedmiotowego wniosku kserokopia dokumentu obrazującego przedstawiony we wniosku stan faktyczny nie może być przedmiotem oceny przez tut. organ przy wydawaniu indywidualnej interpretacji. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do oceny tych materiałów: jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez wnioskodawcę i jego stanowiskiem, co wynika wprost z przepisu art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.