IBPP2/443-583/09/ICz

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 21 lipca 2009 r. (data wpływu 24 lipca 2009 r.), uzupełnionym pismem z dnia 7 października 2009 r. (data wpływu 7 października 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie otrzymywanych faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 24 lipca 2009 r. został złożony ww. wniosek (uzupełniony pismem z dnia 7 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie otrzymywanych faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest osobą prawną i płatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność polegająca na hurtowej sprzedaży części i akcesoriów do samochodów osobowych i motocykli. Siedziba firmy i centrala znajduje się w Opolu, na terenie Polski, spółka posiada kilkanaście oddziałów.

Spółka zamierza wyrazić dostawcy usług akceptację na wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur VAT.

W dacie otrzymania faktury elektronicznej certyfikat podpisu kwalifikowanego wystawcy został zweryfikowany prawidłowo jako ważny - ale tylko do dnia 4 marca 2011 r. Faktury elektroniczne nie będą oznakowywane czasem. Spółka zamierza przechowywać otrzymane faktury w sposób elektroniczny na nośniku CD lub DVD bez jakiegokolwiek oprogramowania tylko w postaci zapisanych plików.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy Spółka powinna znakować czasem otrzymane faktury elektroniczne.

W piśmie uzupełniającym Wnioskodawca wyjaśnił, iż zadając powyższe pytanie chciał uzyskać odpowiedź czy musi znakować czasem (z ang. Time Stamping) otrzymane od dostawcy towarów faktury elektroniczne, gdyż w dacie otrzymania faktury elektronicznej (nie oznakowanej czasem) certyfikat wystawcy został zweryfikowany prawidłowo jednak ważność tego certyfikatu jest ograniczony datą z reguły krótszą niż rok lub dwa lata. Podpis cyfrowy zaświadcza, kto podpisał dany plik. Natomiast znacznik czasu wystawiony do podpisanej wiadomości pozwala na wiarygodne stwierdzenie, że w danym czasie istniał dokument o danej postaci i nie dokonywano w nim zmian.

Czy spełniony będzie warunek wynikający z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w sposób elektroniczny (...) dotyczący zagwarantowania treści bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, po upływie ważności tego certyfikatu, w chwili otrzymania faktury elektronicznej bezpieczny podpis został prawidłowo zweryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Czy sposób przechowywania otrzymanych lub wystawionych faktur w sposób elektroniczny na płycie CD lub DVD, na którym to nośniku zapisane są tylko pliki bez jakiegokolwiek oprogramowania spełnia wymogi określone w § 6 ustęp 1, 5 i 6 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, spółka nie ma obowiązku znakować czasem otrzymanych lub wystawionych faktur elektronicznych.

Według Spółki spełniony będzie warunek wynikający z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w sposób elektroniczny dotyczący zagwarantowania treści bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, po upływie ważności tego certyfikatu, gdyż w chwili otrzymania faktury elektronicznej bezpieczny podpis został prawidłowo zweryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Według Spółki sposób przechowywania otrzymanych lub wystawionych faktur w sposób elektroniczny na płycie CD lub DVD, na którym to nośniku zapisane są tylko pliki bez jakiegokolwiek oprogramowania spełnia wymogi określone w § 6 ustęp 1, 5 i 6 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Przepisy o podatku od towarów i usług przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Obowiązek dopuszczenia możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie elektronicznej wynika z regulacji art. 232-237 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 z późn. zm.).

Zgodnie z § 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r., faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur daje podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Umowa ta musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.).

Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur - "e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI, co do zasady, integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych.

Ten rodzaj transmisji opisany jest stosownymi standardami i normami międzynarodowymi. Jako najważniejszy wskazuje się przyjęty przez ONZ standard UN/EDIFACT. Zawiera on około 200 dokumentów biznesowych.

Do stosowania wymiany dokumentów w systemie EDI niezbędna jest specjalna skrzynka EDI wraz z numerem lokalizacyjnym, adres kontrahenta lub jego kod lokalizacyjny, a także typy dokumentów, jakie dany kontrahent wymienia. W praktyce konieczne jest podłączenie do sieci operatora EDI, co dopiero umożliwia sprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Korzystanie z EDI powinno opierać się na umowie między stronami, która szczegółowo określa warunki techniczne oraz formalne na jakich przebiegać będzie elektroniczna wymiana informacji.

Ponadto zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

W myśl art. 5 ust. 3 ww. ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawalne są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy certyfikat jest ważny w okresie w nim wskazanym.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca jest osobą prawną i płatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność polegającą na hurtowej sprzedaży części i akcesoriów do samochodów osobowych i motocykli. Spółka zamierza wyrazić dostawcy usług akceptację na wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur VAT.

W dacie otrzymania faktury elektronicznej certyfikat podpisu kwalifikowanego wystawcy został zweryfikowany prawidłowo jako ważny - ale tylko do dnia 4 marca 2011 r. Faktury elektroniczne nie będą oznakowywane czasem. Spółka zamierza przechowywać otrzymane faktury w sposób elektroniczny na nośniku CD lub DVD bez jakiegokolwiek oprogramowania tylko w postaci zapisanych plików.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku stwierdzić należy, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym certyfikat jest ważny w okresie w nim wskazanym, a bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z art. 5 ust. 1 ww. ustawy wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu.

Ważność certyfikatu określa się na dzień jego użycia (tj. w momencie podpisywania faktury).

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, iż w przedstawionej sytuacji, spełniony będzie warunek, wynikający z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w sposób elektroniczny, dotyczący zagwarantowania treści bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, po upływie ważności tego certyfikatu (gdyż w chwili otrzymania faktury elektronicznej bezpieczny podpis został prawidłowo zweryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu), należy uznać za prawidłowe.

Jednakże mając na uwadze pytanie Wnioskodawcy, czy Spółka powinna znakować czasem otrzymane faktury elektroniczne, należy w tym miejscu wyjaśnić, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie mogą być przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Ponadto w kwestii przechowywania otrzymanych lub wystawionych faktur w sposób elektroniczny, należy mieć na uwadze rozwiązania przyjęte w przepisach cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. zgodnie z którymi, jeśli Wnioskodawca w myśl § 3 ust. 1 tego rozporządzenia, wyrazi "akceptację", iż faktury mogą być wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej, będzie zobowiązany, w myśl § 2 rozporządzenia, przesyłać, udostępniać oraz przechowywać faktury elektroniczne przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Należy zauważyć, iż cyt. przepisy nie sprzeciwiają się możliwości przechowywania faktur wystawianych w formie elektronicznej na płycie CD lub DVD.

Jednakże faktury przesłane w formie elektronicznej, przechowywane na nośniku CD lub DVD, muszą być przechowywane na terytorium kraju (lub na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, przy zachowaniu zastrzeżeń wskazanych w § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów) w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Musi być jednocześnie zapewniony, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, uznające iż sposób przechowywania otrzymanych lub wystawionych faktur w sposób elektroniczny na płycie CD lub DVD, na którym to nośniku zapisane są tylko pliki bez jakiegokolwiek oprogramowania spełnia wymogi określone w § 6 ustęp 1, 5 i 6 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowo informuje się, iż szczegółowe zasady wystawiania faktur od dnia 1 grudnia 2008 r. regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Kośnego 70, 45-372 Opole, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.