IBPP2/443-492/11/ASz - Zasady przechowywania faktur VAT otrzymanych w postaci pliku PDF.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 marca 2011 r. (data wpływu 12 kwietnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych - jest prawidłowe.

W dniu 12 kwietnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podatnikiem VAT czynnym. Spółka chce otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie elektronicznym. Formatem na który Spółka wyrażać będzie zgodę będzie format PDF utworzony i odczytywany przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. Faktury w plikach PDF dostarczane będą przez kontrahentów mailowo ze ściśle określonego w umowie adresu mail kontrahenta na ściśle określony adres mailowy Spółki.

Spółka na piśmie wyrazi każdemu z kontrahentów zainteresowanych takim sposobem dostarczania faktur zgodę na dostarczanie faktur w powyższy sposób.

Wszystkie otrzymane w powyższy sposób faktury przechowywane byłyby w postaci pliku PDF w systemie finansowo-księgowym. Otrzymane faktury przechowywane będą w podziale na okresy sprawozdawcze. Opisane powyżej faktury nie byłyby opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym ani nie byłyby przesyłane w formacie EDI.

Posiadany przez Spółkę zintegrowany system informatyczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Spółka posiada wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych mające na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą lub zniszczeniem.

Każda otrzymana przez Spółkę faktura VAT w momencie jej wprowadzenia do systemu finansowo-księgowego otrzymywać będzie unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy). Dzięki temu numerowi w każdym momencie można odnaleźć fakturę w systemie oraz dokonać jej ponownego wydrukowania, np. na żądanie organów podatkowych.

Autentyczność pochodzenia faktur zapisanych w plikach PDF zapewniona byłaby poprzez akceptowanie faktur przesłanych tylko z wymienionych w umowie adresów mailowych.

Dodatkowo w systemie finansowo księgowym następowałoby zatwierdzanie faktur przez osoby odpowiedzialne które to zatwierdzanie dodatkowo potwierdzałoby autentyczność faktury.

Integralność treści zapewniona byłaby poprzez zapisanie faktury we wskazanym na wstępie formacie PDF.

W każdym momencie na żądanie odpowiednich organów zapewniony byłby dostęp do tych faktur poprzez wydzielone stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym.

Łatwe odszukanie faktur byłoby możliwe również poprzez system finansowo księgowy, w którym faktury uporządkowane wg numerów przechowywane byłyby w podziale na okresy rozliczeniowe.

Powyższe faktury w powyżej opisany sposób przechowywane byłyby co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opisany powyżej format otrzymywanych faktur elektronicznych, a także sposób ich przechowywania oraz udostępniania jest zgodny z przepisami podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku format plików PDF zawierających faktury, a także sposób ich przechowywania oraz udostępniania jest zgodny z przepisami z zakresu podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. nastąpiła nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) uchylono ust. 2 § 19 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.

Zatem, od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono wystawianie faktur bez oznaczenia ich wyrazami "oryginał" i "kopia".

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. otrzymał brzmienie:

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 21 nowego aktu tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podatnikiem VAT czynnym. Spółka chce otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie elektronicznym. Formatem na który Spółka wyrażać będzie zgodę będzie format PDF utworzony i odczytywany przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. Faktury w plikach PDF dostarczane będą przez kontrahentów mailowe ze ściśle określonego w umowie adresu mail kontrahenta na ściśle określony adres mailowy Spółki. Spółka na piśmie wyrazi każdemu z kontrahentów zainteresowanych takim sposobem dostarczania faktur zgodę na dostarczanie faktur w powyższy sposób. Wszystkie otrzymane w powyższy sposób faktury przechowywane byłyby w postaci pliku PDF w systemie finansowo-księgowym. Otrzymane faktury przechowywane będą w podziale na okresy sprawozdawcze. Opisane powyżej faktury nie byłyby opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym ani nie byłyby przesyłane w formacie EDI.

Posiadany przez Spółkę zintegrowany system informatyczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Spółka posiada wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych mające na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą lub zniszczeniem. Każda otrzymana przez Spółkę faktura VAT w momencie jej wprowadzenia do systemu finansowo-księgowego otrzymywać będzie unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy). Dzięki temu numerowi w każdym momencie można odnaleźć fakturę w systemie oraz dokonać jej ponownego wydrukowania, np. na żądanie organów podatkowych. Autentyczność pochodzenia faktur zapisanych w plikach PDF zapewniona byłaby poprzez akceptowanie faktur przesłanych tylko z wymienionych w umowie adresów mailowych. Dodatkowo w systemie finansowo księgowym następowałoby zatwierdzanie faktur przez osoby odpowiedzialne które to zatwierdzanie dodatkowo potwierdzałoby autentyczność faktury. Integralność treści zapewniona byłaby poprzez zapisanie faktury we wskazanym na wstępie formacie PDF. W każdym momencie na żądanie odpowiednich organów zapewniony byłby dostęp do tych faktur poprzez wydzielone stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym. Łatwe odszukanie faktur byłoby możliwe również poprzez system finansowo księgowy, w którym faktury uporządkowane wg numerów przechowywane byłyby w podziale na okresy rozliczeniowe. Powyższe faktury w powyżej opisany sposób przechowywane byłyby co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem sposób przechowywania przez Wnioskodawcę otrzymanych faktur elektronicznych w formacie PDF, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.