IBPP2/443-187/10/JJ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 lutego 2010 r. (data wpływu 1 marca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur przesyłanych drogą elektroniczną - jest prawidłowe.

W dniu 1 marca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

X Sp. z o.o. (zwana dalej "Spółką") prowadzi działalność w zakresie tworzenia i udostępniania oprogramowania w Internecie. Spółka planuje wystawiać klientom faktury VAT w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralności treści poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). System EDI zostanie stworzony przez spółkę i uruchomiony na jej serwerach zlokalizowanych w kraju.

Klient będzie łączył się z systemem Spółki za pomocą przeglądarki internetowej swojego komputera. W momencie rejestrowania się do serwisu klient będzie zatwierdzał umowę o korzystanie z systemu EDI. W umowie tej zostaną określone warunki prawne, organizacyjne, proceduralne i techniczne regulujące sposób uruchomienia i funkcjonowania systemu EDI. Opisane w niej zostaną warunki bezpieczeństwa i poufności danych klientów. W umowie przedstawiany będzie sposób przetwarzania i otrzymywania komunikatów EDI, jak i również warunki rejestracji i przechowywania tych komunikatów. Umowa będzie zawierała parametry i wymagania techniczne, gwarantujące bezpieczeństwo komunikatów EDI oraz opis procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych. Po zatwierdzaniu umowy o korzystanie z systemu EDI oraz regulaminu serwisu Spółki klient będzie wyrażał zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych. Rejestracja klienta do systemu będzie się odbywać za pomocą podanego przez klienta loginu i hasła. Komunikacja klienta z systemem będzie przebiegała za pośrednictwem protokołu HTTPS, a logowanie będzie zabezpieczone 256-bitowym certyfikatem bezpieczeństwa SSL.

Po dokonaniu płatności przez klienta Spółka będzie wystawiać fakturę wg standardów UN/EDIFACT i umieszczać ją w systemie. Następnie Spółka będzie przesyłać na podany przy rejestracji adres poczty elektronicznej klienta informację, iż w systemie oczekuje na niego faktura. Pod specjalnym, unikalnym odnośnikiem zamieszczonym w wiadomości dostępny będzie Panel Klienta utworzony w systemie EDI Spółki. Logowanie do Panelu Klienta będzie się odbywać za pomocą loginu i hasła podanego przy rejestracji do systemu. W Panelu Klienta będzie możliwość podglądnięcia oraz pobrania wystawionych faktur w pliku PDF lub pliku utworzonego według standardów UN/EDIFACT. W plikach tych nie będzie możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian. Klient będzie mógł wycofać zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych w dowolnym momencie. Wszystkie akcje dokonywane w Panelu Klienta będą rejestrowane przez system EDI.

Wystawione faktury będą przechowywane przez 10 lat na chronionych certyfikatem bezpieczeństwa serwerach Spółki w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały udostępnione klientowi, czyli wg standardów UN/EDIFACT. Dane gwarantujące autentyczność i integralność treści będą przechowywane na zasadach określonych dla faktur. Dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej utworzone zostanie specjalne konto dzięki któremu będzie zapewniony natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do faktur drogą elektroniczną.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione przez Spółkę warunki wymiany danych elektronicznych spełniają wymagania przedstawione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiana oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), a także kryteria umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, opisane w zaleceniach Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.).

Umowa o korzystanie z systemu EDI zawierana między Spółką a klientami będzie określała odpowiednie procedury, które zagwarantują autentyczność pochodzenia faktur i integralność danych dzięki czemu umowa ta będzie odpowiadała wymogom art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej.

Autentyczność pochodzenia faktur zostanie zabezpieczona poprzez szyfrowanie ich 256-bitowym certyfikatem bezpieczeństwa SSL. Zastosowanie szyfrowania i certyfikatu bezpieczeństwa zagwarantuje ochronę komunikatów EDI przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, zniszczeniem czy utratą danych. Certyfikat bezpieczeństwa będzie chronił dostępu do systemu EDI Spółki oraz będzie zabezpieczał logowanie, a także połączenie klienta z system EDI. Szyfrowanie przesyłanych danych uniemożliwi dostęp osób niepowołanych do faktur i innych danych.

Integralność danych zostanie zagwarantowana procedurami bezpieczeństwa, które zabezpieczą dane przed zmianą, dodaniem lub usunięciem w nieautoryzowany sposób. Bezpieczeństwo danych zostanie zapewnione poprzez ograniczony dostęp do systemu EDI oraz kont klientów. Faktury w systemie EDI będą mogli umieszczać tylko pracownicy Spółki, natomiast Klienci będą mieli dostęp do Panelu Klienta wyłącznie po zalogowaniu się za pomocą loginu oraz autoryzowanego, zaszyfrowanego i zabezpieczonego hasła. Hasło będą znali tylko klienci. Udostępnione formaty plików pozwolą na podgląd i wydruk faktury, a także jej pobranie i wprowadzenie do systemu informatycznego klienta.

Przedstawiony sposób postępowania spowoduje, że wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur będzie się odbywało w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przez cały okres przechowywania.

W związku z powyższym przesyłanie dokumentu spełniającego wszelkie niezbędne cechy faktury, określone § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.) na podstawie umowy o korzystanie z systemu EDI zawartej z klientem, można uznać, zdaniem Wnioskodawcy, za spełnienie wymogów § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r.

Spółka uważa, że przedstawiony opis procedury udostępniania faktur elektronicznych klientom spełnia wymogi powołanego rozporządzenia o fakturach elektronicznych, gdyż zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Zastosowany przez Spółkę sposób postępowania, zdaniem Wnioskodawcy, będzie poprawny, gdyż faktury będą udostępniane klientom, którzy będą je mogli pobrać do swojego systemu informatycznego. Tym samym nastąpi przesłanie faktury, danych i komunikatów między Spółką a klientem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 tegoż rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Zgodnie z dyspozycją art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) bezpieczny podpis elektroniczny to taki który:

Z powyższych przepisów wynika, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja, o której mowa, może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej, powinna być ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym albo też powinna nastąpić poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur "e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI, co do zasady, integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że zasadniczy wymóg wynikający z rozporządzenia, stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności.

Biorąc pod uwagę zawarte w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych odesłanie do zaleceń Komisji Europejskiej należy przyjąć, że system spełniający wymogi EDI powinien zapewniać także rekomendowane przez Komisję Europejską standardy. Zgodnie z postulatami Komisji Europejskiej, w przypadku przesyłania wiadomości w systemie zgodnym z założeniami EDI, zaangażowane strony powinny zagwarantować przestrzeganie procedur między innymi w zakresie bezpieczeństwa. Oznacza to wprowadzenie procedur weryfikacji pochodzenia i integralności wiadomości EDI. Dodatkowo odbiorca takiej wiadomości ma obowiązek poinformowania (w czasie określonym w umowie) nadawcy o jakichkolwiek zaistniałych nieprawidłowościach. Zalecenia Komisji Europejskiej nakładają także obowiązek zapewnienia przynajmniej takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Zgodnie z zaleceniami, umowa powinna ponadto określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron i sposób rozwiązywania ewentualnych sporów.

Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, musi zawierać tzw. załącznik techniczny (Technical Anneks), który powinien określać m.in. ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych.

Zalecenia Komisji Europejskiej w znacznej części pozostawiają stronom umowy pewną swobodę w określaniu poszczególnych zapisów umowy. Jednakże wspomniana umowa pomiędzy kontrahentami powinna zawierać zapisy określające, oprócz powyższych wymogów wprost wskazanych w rozporządzeniu, także zalecenia rekomendowane przez Komisję Europejską.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca (Spółka) prowadzi działalność w zakresie tworzenia i udostępniania oprogramowania w Internecie. Spółka planuje wystawiać klientom faktury VAT w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralności treści poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). System EDI zostanie stworzony przez spółkę i uruchomiony na jej serwerach zlokalizowanych w kraju. Klient będzie łączył się z systemem Spółki za pomocą przeglądarki internetowej swojego komputera. W momencie rejestrowania się do serwisu klient będzie zatwierdzał umowę o korzystanie z systemu EDI. W umowie tej zostaną określone warunki prawne, organizacyjne, proceduralne i techniczne regulujące sposób uruchomienia i funkcjonowania systemu EDI. Opisane w niej zostaną warunki bezpieczeństwa i poufności danych klientów. W umowie przedstawiany będzie sposób przetwarzania i otrzymywania komunikatów EDI, jak i również warunki rejestracji i przechowywania tych komunikatów. Umowa będzie zawierała parametry i wymagania techniczne, gwarantujące bezpieczeństwo komunikatów EDI oraz opis procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych. Po zatwierdzaniu umowy o korzystanie z systemu EDI oraz regulaminu serwisu Spółki klient będzie wyrażał zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych. Rejestracja klienta do systemu będzie się odbywać za pomocą podanego przez klienta loginu i hasła. Komunikacja klienta z systemem będzie przebiegała za pośrednictwem protokołu HTTPS, a logowanie będzie zabezpieczone 256-bitowym certyfikatem bezpieczeństwa SSL. Po dokonaniu płatności przez klienta Spółka będzie wystawiać fakturę wg standardów UN/EDIFACT i umieszczać ją w systemie. Następnie Spółka będzie przesyłać na podany przy rejestracji adres poczty elektronicznej klienta informację, iż w systemie oczekuje na niego faktura. Pod specjalnym, unikalnym odnośnikiem zamieszczonym w wiadomości dostępny będzie Panel Klienta utworzony w systemie EDI Spółki. Logowanie do Panelu Klienta będzie się odbywać za pomocą loginu i hasła podanego przy rejestracji do systemu. W Panelu Klienta będzie możliwość podglądnięcia oraz pobrania wystawionych faktur w pliku PDF lub pliku utworzonego według standardów UN/EDIFACT. W plikach tych nie będzie możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian. Klient będzie mógł wycofać zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych w dowolnym momencie. Wszystkie akcje dokonywane w Panelu Klienta będą rejestrowane przez system EDI. Wystawione faktury będą przechowywane przez 10 lat na chronionych certyfikatem bezpieczeństwa serwerach Spółki w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały udostępnione klientowi, czyli wg standardów UN/EDIFACT. Dane gwarantujące autentyczność i integralność treści będą przechowywane na zasadach określonych dla faktur. Dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej utworzone zostanie specjalne konto dzięki któremu będzie zapewniony natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do faktur drogą elektroniczną.

Reasumując należy uznać, iż o ile opisane w przedstawionym zdarzeniu przyszłym procedury przesyłania, wystawiania i przechowywania faktur, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur, to spełnione będą wymogi zawarte w § 4 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia. Podkreśla się, że procedury gwarantujące zachowanie wymogów przepisów prawa podatkowego winny wynikać z zawartej umowy o świadczenie usług EDI.

Zgodnie z powołanym we wniosku § 2 ww. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków, przy czym warunkiem wystawiania i przesyłania faktury w formie elektronicznej jest uprzednia akceptacja tej formy przez odbiorcę faktury.

Ponadto zaznacza się, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe, o ile opisane procedury przesyłania faktur w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.