IBPP2/443-1004/08/RSz - Czy można uznawać za datę wpływu faktury zakupu do Spółki datę jej skanowania?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Sp. z o.o. X, przedstawione we wniosku z dnia 24 października 2008 r. (data wpływu 27 października 2008 r.), uzupełnionym pismem z dnia 3 grudnia 2008 r. (data wpływu 5 grudnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy w przypadkach określonych w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług można uznawać za datę wpływu faktury zakupu do Spółki datę skanowania faktury - jest prawidłowe.

W dniu 27 października 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy w przypadkach określonych w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług można uznawać za datę wpływu faktury zakupu do Spółki datę skanowania faktury.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 3 grudnia 2008 r. (data wpływu 5 grudnia 2008 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 26 listopada 2008 r. znak: IBPP2/443-1004/08/RSz.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jako podatnik VAT w trakcie swojej działalności dokonuje zakupów towarów i usług i z tego tytułu otrzymuje od swoich dostawców faktury. Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, otrzymanie faktury uprawnia podatnika do obniżenia kwoty podatku od towarów i usług w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę - poza wyjątkami określonymi w art. 86 ust. 10 pkt 2-5 ustawy o VAT. Obsługę księgową Wnioskodawcy prowadzi podmiot zewnętrzny, który w ramach tej działalności rejestruje otrzymanie faktur zakupu przez Wnioskodawcę poprzez ostemplowanie dokumentu pieczęcią z datą dzienną. Jednak w związku z uproszczeniem procedur obiegu dokumentów za datę dzienną wpływu faktury do Spółki, podatnik oraz podmiot zewnętrzny prowadzący obsługę księgową podatnika uznają datę skanowania faktury przez urządzenie skanujące jeżeli ostemplowanie i skanowanie miało miejsce w jednym okresie (miesiącu). Data skanowania dokumentu jest generowana automatycznie przez skaner i nie może być już później modyfikowana. Data skanowania przenosi się automatycznie do pola data odliczenia podatku i za ten miesiąc, w którym nastąpiło skanowanie dochodzi do odliczenia podatku naliczonego z faktury. Tak więc w przypadku, gdy faktura została otrzymana w jednym dniu danego miesiąca rozliczeniowego a skanowanie nastąpiło w innym dniu tego samego okresu rozliczeniowego (miesiąca) za datę wpływu do Spółki uznaje się datę skanowania. Wnioskodawca podkreśla, że data dzienna skanowania jest uznawana za datę wpływu do Spółki jedynie w przypadku, gdy data skanowania i data dzienna z pieczęci po bezpośrednim otrzymaniu faktury mają miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu). Natomiast w przypadku, gdy opieczętowanie faktury po otrzymaniu jej przez podatnika oraz skanowanie faktury mają miejsce w różnych okresach rozliczeniowych (miesiącach) np. opieczętowanie faktur następuje pod koniec jednego miesiąca, a skanowanie dokumentu ma miejsce w drugim miesiącu, data wpływu, czyli pole data odliczenia podatku zmieniane jest ręcznie przez księgową z daty skanowania na datę opieczętowania faktury. Data odliczenia podatku zmieniana jest również ręcznie w przypadku wyjątków od prawa do odliczenia podatku naliczonego za okres, w którym wpłynęła faktura określonych w art. 86 ust. 10 pkt 2-5 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 5 grudnia 2008 r. Wnioskodawca stwierdził, że faktury otrzymywane od dostawców występują w formie papierowej. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę będą przechowywane tak jak obecnie czyli w formie papierowej. Dodatkowo Wnioskodawca wyjaśnia, że data skanowania faktury przenosi się automatycznie w systemie księgowym do pola data odliczenia podatku i za ten miesiąc w którym nastąpiło skanowanie dochodzi do odliczenia podatku naliczonego z faktury. Wspomniana data odliczenia podatku widoczna jest w rejestrze zakupu prowadzonym dla celów podatku od towarów i usług pod pozycją data obowiązku podatkowego. Wyżej wymieniona zasada nie ma zastosowania w przypadku gdy opieczętowanie faktury po otrzymaniu jej przez podatnika oraz skanowanie faktury mają miejsce w różnych okresach rozliczeniowych (miesiącach). W takim przypadku bowiem data wpływu (data odliczenia podatku) zmieniana jest ręcznie przez księgową z daty skanowania na datę opieczętowania faktury. Wówczas tak zmieniona data przenosi się do rejestru zakupu do pozycji data obowiązku podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadkach określonych w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług Spółka oraz podmiot prowadzący obsługę księgową Spółki mogą uznawać za datę wpływu faktury zakupu do Spółki datę skanowania faktury, która to data skanowania przenosi się automatycznie do pola data odliczenia podatku mimo, że data skanowania będzie datą późniejszą od daty ostemplowania faktury pieczęcią z datą dzienną, o ile obie daty będą zawierały się w obrębie jednego okresu (miesiąca).

Zdaniem Wnioskodawcy, dla momentu powstania prawa do odliczenia podatku w przypadkach określonych w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy VAT nie ma znaczenia dzień otrzymania faktury lecz okres rozliczeniowy, w którym fakturę otrzymano. W normującym zagadnienie przepisie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług zawarte są dwa wymogi skorzystania z odliczenia podatku naliczonego od zakupu towarów i usług. Pierwszym z wymienionych warunków jest otrzymanie faktury rozumiane jako posiadanie dokumentu przez podatnika. Drugim warunkiem jest prawo do odliczenia podatku za okres, w którym otrzymano fakturę. Tak więc sposób potwierdzania otrzymania dokumentu leży w gestii podatnika, który powinien jedynie zapewnić taki sposób odnotowywania wpływu faktury do firmy, by umożliwiał prawidłowe rozliczenie naliczonego podatku VAT. Uznanie za datę wpływu do Spółki daty skanowania dokumentu przez podmiot prowadzący obsługę księgową Spółki, która to data skanowania następnie przenosi się automatycznie do pola data odliczenia podatku w pełni zapewnia prawidłowe rozliczenie podatku od towarów i usług nawet gdy data dzienna skanowania jest późniejsza od daty pieczątki na fakturze, o ile obie daty dotyczą tego samego okresu rozliczeniowego (miesiąca). Data skanowania nadawana jest przez urządzenie skanujące przy skanowaniu dokumentu i figuruje w systemie od momentu jego wprowadzenia w sposób niezmienny to znaczy nie jest możliwe manipulowanie tym zapisem po wprowadzeniu jego do bazy. Reasumując data skanowania powinna być uznana za datę wpływu (datę obowiązku podatkowego) faktury do siedziby Spółki w przypadku gdy prawo do odliczenia podatku od towarów i usług powstaje w sposób określony w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, to jest za okres (miesiąc), w którym podatnik otrzyma fakturę. Stanowisko powyższe znajduje oparcie w wyroku NSA z dnia 11 lutego 1998 r., III S.A. 1841/96, LEX Nr 35463. W wyroku tym Sąd stwierdził m.in., że żaden przepis prawa podatkowego nie wprowadza obowiązku przechowywania kopert z datą stempla pocztowego, albowiem przekazanie faktury przez jej wystawcę dla odbiorcy może nastąpić także w inny sposób niż drogą pocztową. Dlatego w toku postępowania organ jest obowiązany wykazać, dlaczego nie uznaje za wystarczający dowód otrzymania faktury poprzez wpis do dziennika korespondencji czy poprzez ostemplowanie faktury datą wpływu lub inną stosowną adnotacją świadczącą o dacie otrzymania dokumentu.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 5 grudnia 2008 r. Wnioskodawca stwierdził, że w obowiązujących przepisach brak jest regulacji określających techniczny sposób potwierdzenia otrzymania faktury. Zdaniem Wnioskodawcy w pełni zasadne jest uznawanie za datę wpływu faktury do Spółki daty skanowania a tym samym odliczanie podatku z faktury w miesiącu, w którym została zeskanowana pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług. Wskazany wyżej sposób rejestracji faktur zapewnia bowiem prawidłowe rozliczenie naliczonego podatku VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7: suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

W przypadku otrzymania faktury, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a) lub lit. c), przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi, z wyłączeniem przypadków, gdy faktura dokumentuje czynności, od których obowiązek podatkowy powstał zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1, 2, 4, 7, 9-11 - prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem lub z chwilą wykonania usługi (art. 86 ust. 12 ustawy o VAT).

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel. Jednakże, jeżeli nie zrealizuje go w ww. terminie to prawo do odliczenia przysługuje mu w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie - zgodnie z definicją słownikową - zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje "fizyczne" posiadanie tego dokumentu ("otrzymanie") przez podatnika. W praktyce istnieje utożsamienie prawa do odliczenia podatku z posiadaniem oryginału faktury.

Należy zauważyć, iż przepisy artykułu 167-169 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. Nr 347, poz. 1 z późn. zm.), zwanej dalej Dyrektywą VAT, regulują zagadnienia dotyczące momentu i zakresu odliczenia podatku. Fundamentalną zasadą podatku od wartości dodanej, a nie przywilejem, jest neutralność podatku dla podatników, która jest realizowana poprzez umożliwienie podatnikowi obniżenia podatku należnego o podatek naliczony zapłacony przy nabyciu towarów i usług, związanych z jego działalnością gospodarczą i co do zasady nie może podlegać ograniczeniu.

W myśl artykułu 178 litera a) Dyrektywy VAT, podatnik uprawniony jest do realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu dostaw towarów i usług, wyłącznie jeżeli posiada fakturę wystawioną zgodnie z przepisami dyrektyw.

W stanie faktycznym Wnioskodawca wskazał, że jako podatnik VAT w trakcie swojej działalności dokonuje zakupów towarów i usług i z tego tytułu otrzymuje od swoich dostawców faktury. Obsługę księgową Wnioskodawcy prowadzi podmiot zewnętrzny, który w ramach tej działalności rejestruje otrzymanie faktur zakupu przez Wnioskodawcę poprzez ostemplowanie dokumentu pieczęcią z datą dzienną. Jednak w związku z uproszczeniem procedur obiegu dokumentów za datę dzienną wpływu faktury do Spółki, podatnik oraz podmiot zewnętrzny prowadzący obsługę księgową podatnika uznają datę skanowania faktury przez urządzenie skanujące.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 5 grudnia 2008 r. Wnioskodawca stwierdził, że faktury otrzymywane od dostawców występują w formie papierowej. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę będą przechowywane tak jak obecnie, czyli w formie papierowej. Dodatkowo Wnioskodawca wyjaśnia, że data skanowania faktury przenosi się automatycznie w systemie księgowym do pola data odliczenia podatku i za ten miesiąc w którym nastąpiło skanowanie dochodzi do odliczenia podatku naliczonego z faktury. Wspomniana data odliczenia podatku widoczna jest w rejestrze zakupu prowadzonym dla celów podatku od towarów i usług pod pozycją data obowiązku podatkowego. Wyżej wymieniona zasada nie ma zastosowania w przypadku gdy opieczętowanie faktury po otrzymaniu jej przez podatnika oraz skanowanie faktury mają miejsce w różnych okresach rozliczeniowych (miesiącach).

Mając na uwadze powyższe należy uznać, iż w przypadku, gdy Wnioskodawca otrzyma faktury VAT wystawione przez kontrahentów, w formie papierowej spełniające wymogi określone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), wówczas Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, bowiem w obowiązujących przepisach brak jest regulacji określających techniczny sposób potwierdzenia otrzymania faktury.

Wnioskodawca może zatem stosować różne formy potwierdzenia odbioru faktury i różne formy potwierdzające datę otrzymania faktury.

Zatem, zdaniem tut. Organu, w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca może uznawać za datę wpływu faktury do Spółki datę skanowania, pod warunkiem, że data dzienna skanowania faktury i data pieczątki na fakturze dotyczą tego samego okresu rozliczeniowego a tym samym odliczać podatek z faktury w miesiącu, w którym została zeskanowana przy jednoczesnym spełnieniu wymogów przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Jednocześnie stwierdzić należy, że powołany wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 lutego 1998 r. sygn. akt III S.A. 1841/96 zapadł w konkretnej sprawie osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa. Powołany wyrok nie wpływa na ocenę prawidłowości interpretacji przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w niniejszej sprawie.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy, iż można uznawać za datę wpływu faktury do Spółki datę skanowania a tym samym odliczać podatek z faktury w miesiącu, w którym została zeskanowana pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, tj. obowiązującego do dnia 30 listopada 2008 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku - Białej ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.