IBPBII/1/415-848/09/BD - Zwolnienie z opodatkowania wypłacanych pracownikom diet i innych należności za czas podróży służbowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 czerwca 2009 r. (data wpływu do tut. Biura - 22 września 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych pracownikom diet i innych należności za czas podróży służbowej - jest prawidłowe.

W dniu 22 września 2009 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych pracownikom diet i innych należności za czas podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni w ramach prowadzonej działalności zajmuje się sprzedażą towarów, świadczeniem usług transportowych na terenie całego kraju oraz w transporcie międzynarodowym, a także świadczeniem usług budowlanych. W celach świadczenia usług transportowych wnioskodawczyni zatrudnia na podstawie umowy o pracę kierowców, dla których stałym miejscem pracy jest miejsce siedziby podmiotu - prowadzenia działalności. Większość zatrudnionych dla celów świadczenia usług transportowych świadczy pracę na miejscu w warsztacie. Jeżeli kierowca-mechanik w ramach prowadzonej przez wnioskodawczynię działalności gospodarczej musi odbyć kurs, który wykracza poza jego zwyczajowe godziny pracy i wykonuje go samochodem ciężarowym o ładowności przekraczającej 3,5 t, wnioskodawczyni wypisuje mu delegacje i wypłaca za czas podróży diety i ryczałty za nocleg w wysokości nieprzekraczającej stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Wnioskodawczyni odrębnie rozlicza wydatki udokumentowane fakturami, rachunkami i innymi potwierdzeniami. Zarówno wydatki rozliczane fakturami, rachunkami jak i innymi potwierdzeniami jak i delegacje, zgodnie z którymi wnioskodawczyni rozlicza diety i ryczałty za nocleg zalicza ona do kosztów swojej działalności. Od kwot wypłacanych diet oraz ryczałtów za noclegi - jeżeli takie występują - wnioskodawczyni jako płatnik nie pobiera podatku dochodowego od osób fizycznych. Dodatkowo wnioskodawczyni zaznacza, iż pracownicy sami ponoszą koszty wyżywienia i noclegów, natomiast koszty innych wydatków pokrywa wnioskodawczyni.

W związku z powyższym wnioskodawczyni stwierdziła, iż:

Za podróż służbową uważa się wykonywanie określonych przez pracodawcę zadań poza miejscowością stanowiącą siedzibę pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W terminie i miejscu wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego - art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Kierowcą w przewozie drogowym na terenie Unii Europejskiej w przypadku pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 t jest osoba, która prowadzi pojazd nawet przez krótki okres lub jest przewożona w tym pojeździe w celu podjęcia w ramach swoich obowiązków jego prowadzenia w razie potrzeby (art. 4 lit. c) rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego. Na pojęcie czasu pracy kierowcy składają się wszystkie czynności wykonywane przez niego od rozpoczęcia do zakończenia pracy, w tym czas jazdy, załadunek (rozładunek), czynności administracyjne, obsługa codzienna pojazdu (art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców). Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki dotyczące krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych osób będących jego pracownikami mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczania źródła przychodów i wydatki te nie są wyszczególnione jako wydatki niestanowiące takich kosztów w art. 23 ust. 1 ww. ustawy. Wydatki związane z podróżą służbową to przede wszystkim wydatki dotyczące pojazdów, noclegów a także inne, w zależności od uzasadnionych potrzeb. Powyższe koszty zalicza się do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 października 2008 r. Znak: ILPB1/415-544/08-2/AA, zamieszczonej na stronie internetowej MF). Do pracowników odnoszą się też przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., zgodnie z którym w razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 % limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (§ 9 ust. 2). Jednocześnie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia z opodatkowania diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych. Dlatego zdaniem wnioskodawczyni nie pobiera się podatku od kwot wypłacanych diet i ryczałtów za nocleg, jeżeli nie przekraczają stawek zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznaczyć należy, iż niniejsza interpretacja indywidualna stanowi pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych pracownikom diet i innych należności za czas podróży służbowej.

W pozostałym zakresie wniosek zostanie rozstrzygnięty interpretacją indywidualną Znak: IBPB I/1/415-772/09/WRz.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy:

Diety przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy - Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W świetle art. 29 § 1 ww. ustawy określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzje o tym czy pracownik odbywa podróż służbową podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej (na terenie Polski i krajów Unii Europejskiej) pracownika - kierowcy transportu krajowego i zagranicznego uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż stałym miejscem wykonywania pracy przez pracownika-kierowcę w umowie o pracę wskazane jest konkretne miejsce prowadzenia działalności przez wnioskodawczynię, czyli B. Kierowcy w ramach zakresu obowiązków pracowniczych wykonują transport drogowy w kraju i zagranicą. Kierowca na zlecenie pracodawcy wykonuje usługę transportową i w związku z tym wypłacane są mu diety za czas podróży służbowej oraz ryczałt za nocleg w wysokości nie przekraczającej stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.

Reasumując, stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy zostają spełnione warunki wynikające z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy oraz z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, to świadczenia wypłacane przez pracodawcę z tytułu odbywanych podróży służbowych korzystać będą ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w wymienionych rozporządzeniach.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż ostateczne rozstrzygnięcie kwestii, czy wykonywanie pracy kierowcy może być uznane za podróż służbową należy do właściwości Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, które jest organem właściwym w zakresie prawa pracy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.