IBPBII/1/415-715/13/BD

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 lipca 2013 r. (data wpływu do tut. Biura - 18 lipca 2013 r.), uzupełnionym w dniu 27 września 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłaty diety i sfinansowania kosztów noclegu pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową - jest prawidłowe.

W dniu 18 lipca 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłaty diety i sfinansowania kosztów noclegu pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową.

Z uwagi na braki formalne wniosku, pismem z dnia 13 września 2013 r. znak: IBPB II/1/415-715/13/BD wezwano Wnioskodawcę do jego uzupełnienia. Wniosek uzupełniono w dniu 27 września 2013 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność polegającą między innymi na projektowaniu silników samochodowych. Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Przy realizacji projektów Wnioskodawca współpracuje z niemiecką spółką. Współpraca polega przede wszystkim na konsultowaniu technicznych rozwiązań z niemieckimi inżynierami zatrudnianymi przez niemiecką spółkę. W tym celu Wnioskodawca wysyła swoich pracowników na okres z reguły nieprzekraczający jednego roku do Niemiec celem sfinalizowania projektu wraz z niemieckimi współpracownikami. Na czas pobytu pracowników w Niemczech, Wnioskodawca pokrywa koszty ich noclegu na miejscu, oraz wypłaca im diety.

W opinii Wnioskodawcy pracownicy przebywają w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych powinien do podstawy opodatkowania wliczyć wartość diet wypłacanych pracownikom przebywającym w Niemczech oraz wartość noclegu oraz od tej podstawy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy nie jest on zobowiązany do obliczania podstawy opodatkowania z uwzględnieniem wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę na noclegi oraz diety.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione od podatku są diety oraz inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "podróży służbowej", a zatem należy się w tym zakresie odnieść do przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie przez pracownika zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Zgodnie z powyższym z podróżą służbową będziemy mieć do czynienia, o ile zostaną spełnione następujące warunki:

Warto podkreślić, że dla oceny, czy dany wyjazd jest podróżą służbową nie ma znaczenia czas jego trwania. Każdorazowo zaś należy badać, jaki był cel podróży oraz jaka była wola pracownika i pracodawcy (por. wyrok SN z dnia 20 lutego 2007 r., sygn. akt II PK 165/06, wyrok SN z dnia 22 lutego 2008, sygn. akt II PK 208/07). Wnioskodawca uważa, że jego pracownicy spełniają wszystkie powyższe warunki, aby uznać ich za odbywających podróże służbowe.

Po pierwsze pracownicy wyjeżdżają do Niemiec na polecenie pracodawcy. Z pracownikami nie jest zawierane porozumienie zmieniające miejsce wykonywania pracy.

Po drugie pracownicy wykonują na miejscu ściśle określone przez Wnioskodawcę polecenie służbowe polegające na konsultacji projektu z niemieckimi współpracownikami. Czas trwania wyjazdu pracowników jest podyktowany zakresem przedmiotowym działania, jego czasochłonnością oraz pracochłonnością.

Po trzecie zadanie służbowe jest wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Należy bowiem podkreślić, że wszyscy wyjeżdżający pracownicy są zatrudnieni przez Wnioskodawcę, który ma swoją siedzibę w miejscowości X., a nie przez spółkę z siedzibą w A. (Niemcy).

Po czwarte, celem wyjazdu jest czasowe wykonanie konkretnego zadania służbowego poza siedzibą pracodawcy, a nie wykonywanie pracy w ogóle, tyle że na rzecz zagranicznego pracodawcy. Wolą pracodawcy i pracownika jest pozostawanie w tym czasie w podróży służbowej, o czym świadczy brak wprowadzania zmian do umowy o pracę (miejsce świadczenia pracy).

W związku z powyższym Wnioskodawca wskazuje, że jego pracownicy w trakcie wykonywania zadania w A. na terenie Niemiec pozostają w podróży służbowej. W konsekwencji, diety oraz inne należności z tytułu pozostawania pracowników w podróży służbowej (w tym pokrywanie kosztów noclegu) powinny być zwolnione od podatku, a zatem nie należy ich wliczać do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Z ostrożności Wnioskodawca wskazuje, że opodatkowaniu wskazanych należności sprzeciwia się treść art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z cytowanym przepisem, za przychód ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wartość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Świadczenia Wnioskodawcy na rzecz swoich pracowników z tytułu ich pobytu w A. w Niemczech można pozornie zakwalifikować do "świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika" albo do "świadczeń nieodpłatnych". Przy interpretacji powyższych dwóch kategorii staje się jednak jasnym, że diety oraz wydatki Wnioskodawcy na noclegi pracowników nie należą do żadnej kategorii świadczeń, o których mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Diety oraz zapewnienie pracownikom bezpłatnego noclegu nie należy do kategorii "świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika". Literalna wykładnia pojęcia świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika prowadzi do wniosku, że chodzi w tym wypadku o każde świadczenie pracodawcy, które jest czynione w zamian/w miejsce pracownika. Zatem gdyby nie pracodawca, pracownik sam byłby zobowiązany ponieść te wydatki. Należy jednak podnieść, że gdyby nie polecenie służbowe pracodawcy, pracownik w ogóle nie opuściłby stałego miejsca zamieszkania, a zatem nie byłoby koniecznym ponoszenie przez niego dodatkowych wydatków związanych z wyżywieniem oraz z noclegiem. Stanowisko, że nie można zaliczyć do podstawy opodatkowania wydatków za nocleg pracowników, jeśli wykonują oni zadania w interesie pracodawcy poza miejscem zamieszkania nawet jeśli nie są w podróży służbowej, zostało wyrażone już w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 18 czerwca 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 2629/11). W związku z powyższym niemożliwym jest uznanie, że wydatki pracodawcy na nocleg pracowników są świadczeniami pieniężnymi ponoszonymi za pracodawcę.

Wydatków pracodawcy związanych z dietami oraz noclegami pracowników wykonujących zadania służbowe w A. w Niemczech nie można uznać za "świadczenia nieodpłatne". Świadczeniem nieodpłatnym jest świadczenie o charakterze w całości darmowym, tj. za to świadczenie pracownik nie świadczy niczego na rzecz pracodawcy. W przypadku pracowników wysyłanych do A. w Niemczech należy podać, że diety oraz wydatki na nocleg stanowią rekompensatę za wykonywaną tam pracę. Wysokość tych świadczeń wpływa bowiem na ukształtowanie wysokości miesięcznego wynagrodzenia za pracę. W konsekwencji, nie są to świadczenia oderwane od rodzaju, jakości i ilości świadczonej pracy, a zatem nie są to świadczenia pod tytułem darmowym.

Reasumując, diety i wydatki na noclegi pracowników nie dają się zakwalifikować do żadnej z kategorii pojęciowych określonych w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To znowu stanowi argument przemawiający za tym, że nie było celem ustawodawcy opodatkowanie świadczeń polegających na zapewnieniu pracownikom bezpłatnego noclegu w miejscu wykonywania przez nich pracy oraz diet z tytułu podwyższonych kosztów utrzymania.

Konkludując Wnioskodawca uważa, że nie jest obowiązany zaliczać do podstawy opodatkowania swoich pracowników wydatków ponoszonych na diety oraz noclegi pracowników.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w treści art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa "w szczególności" co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym, a zatem w tej kategorii mieszczą się również przychody uzyskane z tytułu podróży służbowych.

Przy czym, w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, należności takie jak diety oraz inne należności takie jak koszty za noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z opisanej we wniosku sytuacji wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność polegającą między innymi na projektowaniu silników samochodowych. Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Przy realizacji projektów Wnioskodawca współpracuje z niemiecką spółką. Współpraca polega przede wszystkim na konsultowaniu technicznych rozwiązań z niemieckimi inżynierami zatrudnianymi przez niemiecką spółkę. W tym celu Wnioskodawca wysyła swoich pracowników na okres z reguły nieprzekraczający jednego roku do Niemiec celem sfinalizowania projektu wraz z niemieckimi współpracownikami. Na czas pobytu pracowników w Niemczech, Wnioskodawca pokrywa koszty ich noclegu na miejscu, oraz wypłaca im diety.

W opinii Wnioskodawcy pracownicy przebywają w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.

W myśl § 2 powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Zgodnie z § 13 ust. 1 rozdziału 3 ww. rozporządzenia dotyczącego podróży zagranicznych, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Jak stanowi ust. 3 § 13 cyt. rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 16 ust. 1 cyt. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 16 ust. 2 ww. rozporządzenia).

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg (§ 16 ust. 4 ww. rozporządzenia).

W ww. załączniku dotyczącym m.in. wysokości diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach zostały ustalone diety jak i limity dla poszczególnych państw. Dla Niemiec wysokość diety wynosi 49 euro zaś limit na nocleg 150 euro.

Odnosząc się do powyższych uregulowań wskazać należy, iż uzyskane przez pracowników świadczenia należy zaliczyć do kategorii przychodów ze stosunku pracy. Jak słusznie stwierdził Wnioskodawca wpływają one na ukształtowanie miesięcznego wynagrodzenia (świadczenia) za pracę. Są otrzymywane w związku ze świadczeniem pracy. Przy czym do wypłaconych pracownikom należności w postaci przysługujących im w świetle cyt. rozporządzenia diet oraz świadczeń w postaci kosztów noclegu z tytułu zagranicznej podróży służbowej, do docelowego państwa, będzie miało zastosowanie zwolnienie uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy uwzględnieniu limitów, o których mowa niżej. Wskazać bowiem należy, że omawiane zwolnienie jest limitowane do wysokości określonych w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. oraz jego załączniku, dlatego też ewentualna nadwyżka wypłacanych świadczeń - ponad limity określone w tymże rozporządzeniu oraz jego załączniku - będzie rodziła na Wnioskodawcy obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jak słusznie zauważył Wnioskodawca warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w powołanym powyżej przepisie jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się treścią art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jednocześnie wskazać należy, iż rolą tut. Organu podatkowego jest dokonanie interpretacji przepisów prawa podatkowego poprzez ocenę prawną zajętego przez wnioskodawcę stanowiska.

Definicja prawa podatkowego zawarta jest w art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej. W świetle tej definicji, ilekroć w przepisach jest mowa o przepisach prawa podatkowego rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Natomiast przez ustawy podatkowe rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich (art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej). Stosownie do powyższych definicji przepisy regulujące kwestie odbywania przez pracownika podróży służbowej oraz wypłacenia mu z tego tytułu świadczeń (diet, zwrot kosztów za nocleg) w przypadku zagranicznej podróży służbowej nie są przepisami prawa podatkowego, a więc Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów nie jest upoważniony do interpretowania tych przepisów w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej, a tym samym do oceny czy pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróż służbową. Z tych też względów Organ wezwał Wnioskodawcę o doprecyzowanie stanu faktycznego poprzez wskazanie czy pracownicy istotnie przebywają w podróży służbowej. Tym samym opinię Wnioskodawcy, według której pracownicy przebywają w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, tut. Organ przyjął jako element przedstawionego stanu faktycznego.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, iż przedmiotem niniejszej interpretacji jest tylko zagadnienie zakreślone w sformułowanym pytaniu. Tym samym w przedmiotowej interpretacji nie podjęto rozważań gdzie w świetle umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania omawiane świadczenia podlegają opodatkowaniu, tj. w Polsce czy też w Niemczech.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.