IBPBII/1/415-137/11/MZ - Możliwość zwolnienia z opodatkowania diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanych pracownikom.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 26 stycznia 2011 r. (data wpływu do tut. Biura - 10 lutego 2011 r.), uzupełnionym w dniach 14 i 18 kwietnia 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanych pracownikom - jest prawidłowe.

W dniu 10 lutego 2011 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie m.in. możliwości zwolnienia z opodatkowania diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanych pracownikom. Z uwagi na fakt, iż od wniosku została uiszczona tylko jedna opłata, pismem z dnia 5 kwietnia 2011 r. Znak: IBPB II/1/415-137/11/MZ, IBPB I/1/415-162/11/WRz wezwano do jego uzupełnienia. Wniosek uzupełniono w dniu 14 kwietnia 2011 r. (wpływ dodatkowej opłaty) oraz w dniu 18 kwietnia 2011 r. (data wpływu dowodu uiszczenia opłaty).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (osoba fizyczna) prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Zlecenia przewozu pochodzą od różnych firm, na różnych trasach, w kraju i za granicą. Wnioskodawca dotychczas nie wypłacał zatrudnionym kierowcom żadnych dodatkowych świadczeń, a szczególnie świadczeń wynikających z podróży służbowych. W 2009 r. kierowcy zażądali świadczeń wynikających z podróży służbowych, tj. diet i zwrotu kosztów noclegu, jako rekompensaty utrzymania poza domem, twierdząc, że inni pracodawcy - przewoźnicy dokonują takich wypłat oraz wskazali, że jeśli wnioskodawca nie będzie im wypłacać tych świadczeń, to odejdą z pracy. Pracownicy wnioskodawcy dobrze wywiązują się z obowiązków, dbają o powierzony im towar i tabor, potrafią bez żadnych problemów rozliczyć się z dostaw - ponoszą odpowiedzialność za powierzony im do przewozu towar (poza ubezpieczeniem w transporcie). Wnioskodawca zawarł z kierowcami umowy o pracę na czas nieokreślony (stałe), ze wskazaniem miejsca pracy - siedziba przedsiębiorstwa wnioskodawcy.

Wnioskodawca wskazał, iż według rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju (Dz. U. z 2006 r. Nr 226, poz. 1661) oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555) diety przysługują w przypadku delegacji trwającej powyżej 8 godzin.

Czas pracy kierowców określony jest przy pomocy tachometrów. Dodatkowo wnioskodawca zamierza dokumentować podróże służbowe z zastosowaniem formularzy używanych w sferze budżetowej, tj. polecenie wyjazdu służbowego. Jednocześnie wnioskodawca zamierza zaliczać w koszty działalności rozliczanie wszystkich świadczeń wypłaconych kierowcom z tytułu podróży służbowych.

W związku z powyższym:

Wnioskodawca wskazał, iż zgodnie z art. 77 § 1 (winno być: 77 ^{5 §} 1) Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zdaniem wnioskodawcy powyższe określa jednoznacznie, w sposób nie budzący wątpliwości, co do tego czy pracownikowi należy wypłacać ww. świadczenia. Przepis ten daje również delegację Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej do wydania stosownych rozporządzeń. Zdaniem wnioskodawcy, dla określenia czy każdy wyjazd pracownika jest podróżą służbową, decydujące znaczenie ma określenie miejsca pracy w umowie o pracę. Jeśli w umowie o pracę miejsce pracy jest wskazane w konkretnej miejscowości, będącej np. siedzibą przedsiębiorstwa, to każdy wyjazd w celach służbowych poza tę miejscowość będzie podróżą służbową i w konsekwencji rodzić będzie obowiązek wypłaty z tego tytułu świadczeń dla pracownika.

Według wnioskodawcy, kierowcy zatrudnieni w jego przedsiębiorstwie nie mogą mieć w umowie o pracę określonego stałego obszaru związanego z wykonywaniem przez nich przewozów, gdyż wykonują przewozy od różnych zleceniodawców na różnych trasach, krajowych i zagranicznych. Poza tym, obowiązkowo po zakończeniu przewozu muszą garażować na terenie przedsiębiorstwa, gdzie znajduje się warsztat obsługujący samochody. Ponadto przewozy dokonywane są na odległości nie gwarantujące kierowcy możliwości powrotu do domu na każdy dzień, co wymuszone jest przepisami dotyczącymi czasu kierowców. W ocenie wnioskodawcy, w tej sytuacji nie może on określić miejsca pracy kierowców jako np. "obszar całej Europy". Ponadto, dieta w rozumieniu § 4 wymienionego wcześniej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., to zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej.

Wnioskodawca wskazał, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Natomiast stosownie do treści art. 22 ust. 1 powyższej ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (w nim nie są wymienione należności pracownika na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową).

Podsumowując, wnioskodawca stwierdził, iż zatrudnieni przez niego kierowcy powinni otrzymywać polecenia wyjazdu służbowego i związane z tym należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Wydatki te, zdaniem wnioskodawcy, zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, iż przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska wnioskodawcy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych tylko w części dotyczącej możliwości zwolnienia z opodatkowania diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanych pracownikom. W pozostałym zakresie wniosku zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

W myśl zasady powszechnego opodatkowania wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę (pracownicy) zastosowanie ma art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wskazany w powołanym przepisie zakres świadczeń uznawanych za przychody ze stosunku pracy nie ma charakteru zamkniętego, co oznacza, że wszelkie świadczenia przekazywane przez pracodawcę pracownikowi stanowią przychód.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy:

* rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

* rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Zatem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju i poza nim zwolnione są z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w wyżej cytowanych rozporządzeniach. Jednakże warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. W takim przypadku zwolnienie dotyczy diet i innych należności za cały czas podróży służbowej pracownika.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

W przepisie art. 77 ^{5 §} 1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową.

W świetle art. 29 ust. 1 Kodeksu pracy określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzję o tym czy pracownik odbywa podróż służbową podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, iż zatrudnieni u wnioskodawcy kierowcy wykonują swoje obowiązki w kraju i za granicą a ich stałym miejscem pracy, wskazanym w umowie o pracę jest siedziba przedsiębiorstwa wnioskodawcy. Zdaniem wnioskodawcy, zatrudnieni kierowcy powinni otrzymywać polecenia wyjazdu służbowego i związane z tym należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Wydatki te zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Z powyższego wynika, iż kierowcy - pracownicy wnioskodawcy wykonują zadania służbowe zlecone przez pracodawcę poza określonym w umowie o pracę miejscem pracy i w związku z tym wypłacane są im diety delegacyjne w wysokości określonej przywołanymi powyżej rozporządzeniami.

Należy zatem zaznaczyć, iż powołane zwolnienie podatkowe odnosi się do świadczeń otrzymywanych w związku z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych oraz limituje wysokość świadczenia uprawniającą do skorzystania ze zwolnienia. Tym samym nie są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym kwoty świadczeń wypłacanych ponad obowiązujące limity.

O ile zatem wypłacane przez wnioskodawcę diety z tytułu podróży służbowej nie przekraczają wysokości określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, to świadczenia te w całości kwalifikują się do zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przeciwnym razie, wypłacane diety w części stanowiącej nadwyżkę ponad kwoty diet ustalonych w ww. rozporządzeniach stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy.

Zatem w sytuacji, gdy zostaną spełnione wszystkie warunki wynikające z art. 77 ^{5 §} 1 Kodeksu pracy oraz z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, to świadczenia wypłacane przez pracodawcę z tytułu odbywanych podróży służbowych korzystać będą ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w wymienionych rozporządzeniach.

W świetle powyższego stanowisko wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie należy zauważyć, iż zgodnie z art. 14b ustawy - Ordynacja podatkowa, Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Przepis art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej stanowi, iż ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy m.in. ustaw podatkowych oraz przepisy wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych. Natomiast poprzez ustawy podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej należy rozumieć ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Upoważnienie do wydawania indywidualnych interpretacji obejmuje jedynie przepisy podatkowe. Zatem niniejszą interpretacją organ nie jest władny rozstrzygnąć czy zatrudnieni przez wnioskodawcę kierowcy winni otrzymywać polecenia wyjazdu służbowego oraz związane z tym należności na pokrycie kosztów podróży. Regulacje dotyczące tego zagadnienia nie są bowiem uregulowane w przepisach podatkowych lecz w Kodeksie pracy, którego przepisów organ podatkowy nie jest uprawniony interpretować.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.