IBPBII/1/415-1055/10/MZ - Zwolnienie z opodatkowania zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanego pracownikom na podstawie oświadczenia o dokonanym wydatku.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 14 grudnia 2010 r. (data wpływu do tut. Biura - 22 grudnia 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanego pracownikom na podstawie oświadczenia o dokonanym wydatku - jest prawidłowe.

W dniu 22 grudnia 2010 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów podróży służbowej wypłacanego pracownikom na podstawie oświadczenia o dokonanym wydatku.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca na podstawie art. 77⁵ § 1 - 5 Kodeksu pracy dokonuje zwrotów kosztów podróży służbowej za przejazd środkami transportu publicznego np. PKS, PKP oraz dojazdu środkami komunikacji miejskiej w wysokości i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Wnioskodawca rozlicza koszty delegacji swoich pracowników, na podstawie sporządzonych przez nich rachunków kosztów podróży, do których załączane są dowody przejazdów publicznymi środkami transportu (np. bilety). W sytuacji zagubienia biletów, pracownik do rachunku kosztów podróży załącza oświadczenie o utracie dowodu przejazdu środkami transportu publicznego. Z uwagi na fakt, iż poza biletami istnieją inne dowody potwierdzające odbycie podróży służbowej przez pracownika takie jak np. potwierdzenie wykonania zadania przez przełożonego wraz z jego pieczątką, czy rachunki za nocleg w hotelu, należy uznać, że w przypadku zagubienia biletów koszty związane z przejazdem zostały poniesione. Zgodnie z § 8a ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, oświadczenie pracownika stanowi podstawę do zwrotu pracownikowi kosztów w wysokości ceny obowiązującej w dniu przejazdu. Ww. wydatek jest zaliczany do kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy zwrot kosztów związanych z przejazdem środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej, dokonany na podstawie oświadczenia o zagubieniu biletów stanowi dla pracownika przychód wolny od podatku dochodowego.

Zdaniem wnioskodawcy, należności wypłacane pracownikowi tytułem kosztów podróży służbowych stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten w przypadkach określonych ww. ustawą, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego i tak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) pracownikowi, który utracił dowód (bilet) na przejazd środkami transportu publicznego i jednocześnie wystawił oświadczenie o poniesionych przez niego kosztach należy się zwrot kosztów delegacji. Zwrot ten zwolniony jest z podatku dochodowego zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

W myśl zasady powszechnego opodatkowania, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z treści powołanego przepisu wynika zatem, iż opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę w katalogu zwolnień przedmiotowych ustawy bądź, od których Minister Finansów zaniechał poboru podatku, w drodze rozporządzenia.

Na podstawie art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W praktyce, w pojęciu przychodu mieści się każda realna korzyść, jaką uzyskał podatnik.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę (pracownicy) zastosowanie ma art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wskazany w powołanym przepisie zakres świadczeń uznawanych za przychody ze stosunku pracy nie ma charakteru zamkniętego, co oznacza, że wszelkie świadczenia przekazywane przez pracodawcę pracownikowi stanowią przychód.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy:

* rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

* rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Zatem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju i poza nim zwolnione są z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w wyżej cytowanych rozporządzeniach. Jednakże warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. W takim przypadku zwolnienie dotyczy diet i innych należności za cały czas podróży służbowej pracownika.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

W przepisie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

Jednakże należy podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Zgodnie z przepisem § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju., z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

W myśl § 5 ust. 1 i ust. 2 powołanego rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Stosownie do § 8a ust. 3 ww. rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, iż wnioskodawca wypłaca swoim pracownikom zwrot kosztów podróży służbowej za przejazd środkami transportu publicznego oraz dojazdu środkami komunikacji miejskiej w wysokości i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Wnioskodawca rozlicza koszty delegacji na podstawie przedłożonych przez pracownika kosztów podróży - rachunków z załączonymi dowodami przejazdu (np. biletami). W sytuacji zagubienia biletów, wnioskodawca zwraca pracownikowi koszty podróży służbowej na podstawie rachunku kosztów podróży oraz złożonego oświadczenia pracownika o utracie dowodu przejazdu środkami transportu publicznego.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż jeżeli wykonywane przez pracowników wnioskodawcy, wyjazdy stanowią w świetle odrębnych przepisów - podróż służbową, to należności wypłacane pracownikom tytułem zwrotu kosztów przejazdu środkami transportu publicznego oraz środkami komunikacji miejskiej, związanych z podróżą służbową, podlegają zwolnieniu z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zarówno w sytuacji, gdy do rozliczenia kosztów podróży pracownik dołączy stosowne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów dojazdu (bilety, rachunki, faktury), jak i w sytuacji, gdy pracownik złoży pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, dołączając np. tylko potwierdzenie przez przełożonego wykonanie zadania wraz z jego pieczątką, czy rachunki za nocleg w hotelu. Podkreślić przy tym należy, iż zwolnienie z opodatkowania może być zastosowane pod warunkiem, że pracownik otrzymuje świadczenie z tytułu odbywanej podróży na podstawie przepisów regulujących uprawnienia do tychże świadczeń, tj. Kodeksu pracy i powołanych powyżej rozporządzeń.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Końcowo należy zaznaczyć, iż niniejsza interpretacja - zgodnie ze złożonym wnioskiem - dotyczy tylko i wyłącznie podatku dochodowego od osób fizycznych, Stwierdzenie wnioskodawcy odnośnie podatku dochodowego od osób prawnych w opisie stanu faktycznego przyjęto jako element stanu faktycznego, bez jego oceny.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Kośnego 70, 45-372 Opole, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu-do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.