IBPBI/2/423-91/11/PC - Koszty podróży służbowych pracowników i wspólników spółki a koszty uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 stycznia 2011 r. (data wpływu do tut. Biura 19 stycznia 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe:

* pracowników Spółki - jest prawidłowe,

* wspólników Spółki - jest nieprawidłowe.

W dniu 19 stycznia 2011 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe pracowników oraz wspólników Spółki.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmuje się produkcją maszyn przemysłowych. W celu zawierania umów z kontrahentami zarówno pracownicy Spółki, zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, jak i Wspólnicy Spółki odbywają podróże służbowe - zarówno krajowe jak i zagraniczne. Po powrocie przedstawiają do rozliczenia delegacje oraz faktury za wyżywienie. W związku z rzeczywistym zwrotem kosztów wyżywienia, nie jest wypłacana dodatkowo dieta. Faktury za wyżywienie wystawiane są na Spółkę i po przeprowadzeniu analizy słuszności i celowości wydatku są podstawą zwrotu kosztów wyżywienia.

Spółka zalicza całość wydatków na wyżywienie do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy koszty podróży służbowych pracowników i Wspólników Spółki refinansowane przez Spółkę na podstawie faktur dokumentujących poniesione wydatki, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę mogą być uznawane za koszty podatkowe. Warunkiem jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i że w rezultacie ich poniesienia Spółka może oczekiwać zwiększenia swoich przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 - zwanej dalej "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...). Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, iż wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 u.p.d.o.p., zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Powyższe oznacza, iż poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, względnie zostały poniesione w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Podkreślenia wymaga fakt, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w celu zawierania umów z kontrahentami zarówno pracownicy Spółki, zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, jak i Wspólnicy Spółki odbywają podróże służbowe - zarówno krajowe jak i zagraniczne. Po powrocie przedstawiają do rozliczenia delegacje oraz faktury za wyżywienie. W związku z rzeczywistym zwrotem kosztów wyżywienia, nie jest wypłacana dodatkowo dieta. Faktury za wyżywienie wystawiane są na Spółkę i po przeprowadzeniu analizy słuszności i celowości wydatku są podstawą zwrotu kosztów wyżywienia. Spółka zalicza całość wydatków na wyżywienie do kosztów uzyskania przychodów.

Odnośnie ww. wydatków dotyczących pracowników Spółki należy stwierdzić, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona odpowiednio w:

* rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

* rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy.

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych, dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych, zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia).

W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, dokonane wypłaty za czas tych podróży (w tym zwrot wydatków za wyżywienie) mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa i przedstawiony przez Wnioskodawcę opis stanu faktycznego należy stwierdzić, iż wydatki Spółki związane z podróżą służbową, tj. koszty wyżywienia w czasie podróży zwrócone pracownikowi, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotu wydatków za wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych jest prawidłowe.

Na marginesie wskazać należy na zapis art. 15 ust. 4g u.p.d.o.p., w myśl którego, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Zatem w sytuacji, gdy należności z tyt. podróży służbowych są wypłacane w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne.

Odnośnie wydatków Spółki związanych ze zwrotem kosztów poniesionych przez udziałowców na wyżywienie w czasie podróży służbowych należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. Przepis ten nie ma jednakże zastosowania w przypadku gdy Spółka płaci tym osobom za wykonywane przez nich świadczenia na Jej rzecz.

W sprawie będącej przedmiotem niniejszej interpretacji zastosowanie znajdzie natomiast art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p., z którego wynika, iż nie uważa się za koszty wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Jak wynika z Rozdziału 3 (Oddział 3) ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) zgromadzenie wspólników jest organem spółki. Właśnie ten organ skupia w swojej strukturze wszystkich wspólników. W związku z tym przypisane są do niego najważniejsze kompetencje w spółce. Mówiąc o strukturze, należy pamiętać, że zasady funkcjonowania, podejmowania uchwał są "wciśnięte" w określone ramy organizacyjne związane z systemem zwoływania obrad, przebiegiem posiedzenia, systemem podejmowania uchwał, wzruszalności uchwał itd. Zgromadzenie wspólników wystąpić musi w każdej spółce z o.o. Nie trzeba powołania tego organu i jego należytego obsadzenia, jak to jest w przypadku zarządu i rady nadzorczej. Zgromadzenie wspólników ma z góry określony skład osobowy, zmieniający się wraz ze zmianą składu wspólników. Z literalnego brzmienia cytowanego wyżej przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p. jasno wynika, iż wszelkie wydatki ponoszone na rzecz wspólników jako osób wchodzących w skład organu stanowiącego Spółki (zgromadzenie wspólników), które nie mają charakteru wynagrodzenia z tytułu pełnionych funkcji, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe:

* pracowników Spółki - jest prawidłowe,

* wspólników Spółki - jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.