IBPBI/2/423-814/11/AP

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 27 czerwca 2011 r. (wpływ do tut. BKIP 5 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opłat ponoszonych przez osoby przebywające w zagranicznej podróży służbowej i wynajmujące samochód osobowy w miejscu docelowym podróży (opłaty za wynajem samochodu za granicą, opłaty za paliwo, parkingi, autostrady itp.) - jest nieprawidłowe.

W dniu 5 lipca 2011 r. wpłynął do tut. BKIP ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opłat ponoszonych przez osoby przebywające w zagranicznej podróży służbowej i wynajmujące samochód osobowy w miejscu docelowym podróży (opłaty za wynajem samochodu za granicą, opłaty za paliwo, parkingi, autostrady itp.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownicy Wnioskodawcy oraz osoby współpracujące z Wnioskodawcą (wykonawcy w projektach badawczych, doktoranci, studenci) często odbywają podróże zagraniczne związane z działalnością naukową, badawczą i dydaktyczną. Osoby te otrzymują zwrot kosztów poniesionych podczas podróży zagranicznych. Najczęściej podróże odbywają się samolotem lub pociągiem, ale są też podróże, w czasie których są wynajmowane samochody osobowe w miejscu docelowym podróży (pracownik odbywa podróż samolotem, a na miejscu wypożycza samochód). Wynajęcie samochodu związane jest z prowadzeniem badań terenowych w miejscach gdzie nie ma transportu publicznego, skorzystanie z transportu publicznego jest niemożliwe (przewóz aparatury badawczej) bądź w innych uzasadnionych przypadkach.

Wówczas Wnioskodawca zwraca pracownikowi pełne koszty: wynajmu samochodu, paliwa oraz opłat za autostrady, parkingi itp. na podstawie przedstawianych dowodów zakupu (faktury, rachunki i inne możliwe do uzyskania w danym kraju dokumenty).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Wnioskodawca postępuje właściwie zaliczając do kosztów uzyskania przychodu opłaty ponoszone przez osoby przebywające w zagranicznej podróży służbowej i wynajmujące samochód osobowy w miejscu docelowym podróży (opłaty za wynajem samochodu za granicą, opłaty za paliwo, parkingi, autostrady itp.).

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku uzasadnionego wynajmowania samochodów osobowych w miejscu docelowym podróży zagranicznej konieczne jest zwrócenie pracownikowi pełnych kosztów: wynajmu samochodu, paliwa oraz opłat za autostrady, parkingi itp. na podstawie przedstawianych dowodów zakupu.

Koszty te w całości Wnioskodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodu.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracownicy i współpracownicy Wnioskodawcy otrzymują zwroty kosztów podróży zagranicznych, w trakcie których osoby te wynajmują samochody osobowe. W takim przypadku Wnioskodawca zwraca im pełne koszty wynajmu samochodu, paliwa, opłat za autostrady czy parkingi itp.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm., dalej "ustawa o p.d.o.p."), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Literalne brzmienie przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o p.d.o.p., nie pozostawia wątpliwości, że nie wszystkie wydatki poniesione przez podatnika, stanowiące z ekonomicznego punktu widzenia koszty działalności, są kosztem uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, to pomiędzy tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo - skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Dodatkowo na co wyraźnie wskazuje przepis art. 15 ust. 1 ustawy o p.d.o.p., niektóre wydatki choć niewątpliwie spełniają przesłanki wskazane w tym przepisie, na skutek objęcia ich zamkniętym katalogiem zawartym w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie stanowią podatkowych kosztów uzyskania przychodów (bądź też stanowią ale podlegają limitowaniu).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z kolei stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podp, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W przedstawionym stanie faktycznym kluczowe znaczenie ma ustalenie co mieści się w zakresie pojęcia "koszty używania" samochodu.

Wskazać zatem należy, iż koszty używania samochodu osobowego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i pkt 51 u.p.d.o.p. nie oznaczają wyłącznie stricte kosztów jego eksploatacji. Koszt używania nie jest bowiem pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacji. Możliwość korzystania z cudzej rzeczy z zasady wynika z istnienia tytułu prawnego. Jeżeli uprawnienie to wynika z umowy, a umowa ta ma charakter odpłatny (tak jak w niniejszej sprawie) to uznać należy, że wydatki związane z realizacją tej umowy są wydatkami z tytułu kosztów używania tej rzeczy. Wydatki związane z uprawnieniem do używania cudzej rzeczy, stanowią niewątpliwie wydatek związany z jej używaniem. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki poniesione w związku z uprawnieniem do posługiwania się (np. czynsz najmu), jak i z samym posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy), a więc również wskazane we wniosku wydatki na zakup paliwa, z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu najmu samochodów osobowych oraz wydatki na paliwo oraz z tytułu opłat za przejazd autostradą, czy opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż w przypadku wynajmowania samochodów osobowych za granicą, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tych samochodów - pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Reasumując, stanowisko Spółki, iż wydatki te podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w całości (bez ograniczeń wynikających z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu) należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.