IBPBI/2/423-539/14/IZ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 5 maja 2014 r. (data wpływu do tut. Organu 7 maja 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków związanych z:

* dojazdem członka zarządu do miejsca spotkania biznesowego (przelot samolotem lub koszt dojazdu samochodem osobowym) (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1),

* noclegami członków zarządu w hotelach podczas trwających dłużej niż jedną dobę spotkań biznesowych - jest prawidłowe. (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

W dniu 7 maja 2014 r. wpłynął do tut. Organu wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z dojazdem członka zarządu do miejsca spotkania biznesowego (przelot samolotem lub koszt dojazdu samochodem osobowym) oraz noclegami członków zarządu w hotelach podczas trwających dłużej niż jedną dobę spotkań biznesowych.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność usługową w zakresie montażu p., awizomatów i pralniomatów na terenie Polski oraz Unii Europejskiej. Udziałowcami są trzy osoby fizyczne, które łączy ze spółką umowa, na podstawie której otrzymują oni wynagrodzenie za uczestnictwo w posiedzeniach zarządu. W powyższej umowie zawarto zapis, że Spółka ponosi koszty związane z braniem udziału w spotkaniach biznesowych w tym koszty dojazdu, noclegów i posiłków.

Działalność prowadzona przez Spółkę wiąże się też z wynajmem pomieszczeń magazynowych w celu przechowywania p., a także wynajmem samochodów w celu dojazdów pracowników do miejsca wykonywania usługi. Część prac wykonują pracownicy Spółki, niektóre zaś powierzone są - na podstawie umów - podwykonawcom. Ze względu na rozwój i ciągłe rozszerzanie działalności spółki, często prowadzone są nabory pracowników w miastach oddalonych o wiele kilometrów od siedziby Spółki.

Tak zorganizowana działalność wiąże się z koniecznością przeprowadzania spotkań o charakterze biznesowym. W czasie spotkań biznesowych prowadzone są negocjacje handlowe, podczas których ustala się indywidualne warunki i uzgodnienia transakcji. Spotkania te dotyczą zarówno kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych. Niejednokrotnie spotkania te przeciągają się w czasie. Ze względu na brak warunków lokalowych a także konieczność odbywania spotkań poza miastem, w którym znajduje się siedziba Spółki, spotkania te przeprowadzane są np. w lokalach gastronomicznych, restauracjach. Do dobrych obyczajów handlowych i przyjętych praktyk należy podjęcie zaproszonego kontrahenta obiadem lub innym posiłkiem na koszt Spółki. Poczęstunki te nie mają charakteru wytwornego posiłku, czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Ich celem jest omówienie spraw biznesowych. Przy przedłużających się spotkaniach udziałowcy korzystają z usług noclegowych w mieście, gdzie odbywają się spotkania. Wydatki związane ze spotkaniami ponoszone są przez Spółkę na podstawie faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy koszty dojazdu członka zarządu do miejsca spotkania biznesowego (przelot samolotem lub koszt dojazdu samochodem osobowym) stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu... (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1)

2. Czy koszty noclegów członków zarządu w hotelach podczas trwających dłużej niż jedną dobę spotkań biznesowych stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu... (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na pokrycie kosztów dojazdów członków zarządu (przelot samolotem lub koszt dojazdu samochodem osobowym), a także koszty noclegów stanowią koszt uzyskania przychodu dla Spółki. W ocenie Spółki, wydatki te są bezpośrednio związane z uzyskiwaniem przez nią przychodów. Ponadto ciężar ich ponoszenia wynika z umowy zawartej między Spółką a członkami zarządu. Wydatki te stanowią więc dla Spółki koszt uzyskania przychodu, zgodnie z art. 15 u.p.d.o.p.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851, dalej "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Przepis sformułowany przez ustawodawcę ma charakter ogólny (tzw. klauzula generalna). Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wyłącznie takie koszty, które spełniają kumulatywnie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., t.j.:

* zostały poniesione przez podatnika,

* są definitywne, a więc bezzwrotne,

* pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

* nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.,

* zostały właściwie udokumentowane.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu.

W odniesieniu do podatników prowadzących działalność gospodarczą, należy przy tym podkreślić, że sam fakt poniesienia danego wydatku w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie jest decydujący dla uznania, że spełnia on przesłankę celowości, wynikającą z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Nie każdy bowiem wydatek, ponoszony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ma na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. W odniesieniu do kosztów nieobjętych wyłączeniem z art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., należy stwierdzić, że kwestia ich związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika stanowi jeden z istotnych elementów, które powinny być uwzględniane przy ocenie ich celowości - nie przesądza jednak samoistnie o możliwości zaliczenia tych kosztów do kategorii kosztów podatkowych.

Kierując się kryterium stopnia powiązania istniejącego pomiędzy kosztem a celem, jakiemu ma służyć, ustawodawca wyróżnia koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami i koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie), różnicując moment ich potrącalności (art. 15 ust. 4, 4b-4e u.p.d.o.p.).

Do pierwszej z wymienionych kategorii należą takie wydatki, których poniesienie ma bezpośrednio na celu uzyskanie konkretnych przychodów. W ich przypadku możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychód ze zbycia tej jednostki towaru.

Natomiast pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których ponoszenie jest racjonalnie uzasadnione jako służące osiąganiu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła; nie ma jednak możliwości przypisania ich do określonych, konkretnych przychodów. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty zarządu ponoszone przez spółkę kapitałową (wydatki związane z działaniem organu zarządzającego spółki kapitałowej), uznając, że - jako ogólne, stałe koszty dotyczące jej funkcjonowania jako osoby prawnej i podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą - są ponoszone w celu uzyskiwania przychodów.

Artykuł 16 ust. 1 u.p.d.o.p. zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, udziałowcami Spółki są trzy osoby fizyczne, które łączy ze Spółką umowa, na podstawie której otrzymują oni wynagrodzenie za uczestnictwo w posiedzeniach zarządu. W powyższej umowie zawarto zapis, że Spółka ponosi koszty związane z braniem udziału w spotkaniach biznesowych w tym m.in. koszty dojazdu i noclegów.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków należy zauważyć, że pomimo tego, że wykonywane przez członków zarządu zadania nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę, przejawiają jednakże związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków członków zarządu Spółki należy zakwalifikować do kosztów podatkowych, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Mając na uwadze wyłączenia wynikające z art. 16 u.p.d.o.p. oraz fakt, że w analizowanym przypadku członkowie zarządu są jednocześnie udziałowcami Spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.p., zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

W dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz wspólnika dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz członków zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p. Na jego mocy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 z późn. zm.), zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

W sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy to w myśl art. 208 § 2 oraz § 3 ww. ustawy, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, przy czym każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p., nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, że w niniejszej sprawie art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a u.p.d.o.p. nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące. Ww. wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednocześnie zauważyć należy, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. członka zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub inny). W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki.

Odnosząc powyższe rozważania do przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że wydatki jakie ponosi Wnioskodawca na dojazd (przelot samolotem lub koszt dojazdu samochodem osobowym) członków zarządu do miejsca spotkania biznesowego oraz wydatki związane z ich noclegami w hotelach (przy trwających dłużej niż jedną dobę spotkaniach biznesowych) - znajdujące umocowanie w zawartej z członkami zarządu umowie - stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., gdyż celem spotkań z podmiotami, z którymi Spółka prowadzi negocjacje handlowe, jest omówienie i ustalenie indywidualnych warunków i uzgodnień transakcji, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienić należy, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 3 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.