IBPBI/2/423-443/10/JS

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 15 grudnia 2009 r. (data wpływu do tut. BKIP 28 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy, np. w restauracji czy kawiarni (pytanie oznaczone we wniosku nr 1, stan faktyczny nr 2) jest nieprawidłowe.

W dniu 28 grudnia 2009 r. wpłynął do tut. BKIP ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy, np. w restauracji czy kawiarni.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka jest częścią międzynarodowej Grupy. Działalność Spółki koncentruje się na produkcji i sprzedaży szkła płaskiego.

W związku z prowadzoną działalnością, Spółka podejmuje działania mające na celu pozyskiwanie nowych klientów oraz utrzymywanie wypracowanych kontaktów biznesowych z dotychczasowymi odbiorcami. W ramach tych działań Spółka organizuje spotkania z kontrahentami (klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami, potencjalnymi dostawcami), podczas których omawiane są kwestie bieżącej oraz potencjalnej współpracy, w tym w szczególności prezentowana jest oferta Spółki, negocjowane są umowy handlowe oraz poruszane są inne zagadnienia związane bezpośrednio z działalnością Spółki. Spotkania mają często również na celu przekazanie kontrahentowi określonych informacji technicznych na temat produktów i rozwiązań oferowanych przez Spółkę, obwiązujących norm dotyczących stosowania tych produktów czy rozwiązań, itp.

Część spotkań z kontrahentami odbywa się poza siedzibą Spółki. Przykładowo, szczególnie w przypadku spotkań biznesowych, których tematyka dotyczy w mniejszym stopniu informacji technicznych, a bardziej zasad współpracy z kontrahentem, spotkanie takie może mieć miejsce w restauracji. Spotkanie w restauracji może być również kontynuacją spotkania prowadzonego w siedzibie Spółki, szczególnie, jeśli rozmowy przedłużają się. W takim wypadku, często to Spółka ponosi koszt posiłku, np. lunchu, obiadu czy kolacji, który jest spożywany w ramach spotkania z kontrahentem. Posiłek nie jest jednak celem samym w sobie, w trakcie spotkań omawiane są tematy biznesowe - w tym np. związane z ofertą Spółki, bieżące lub przyszłe zasady współpracy, kwestie problematyczne lub wymagające zmiany itp.

Wszystkie wydatki dokumentowane są rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na rzecz Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, ponoszonych w związku z opisanymi w stanie faktycznym spotkaniami z kontrahentami, ponieważ wydatki tego typu są ponoszone w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów Spółki i nie można ich uznać za koszty reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy o CIT. Zgodnie z przepisami art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Jak wynika z powyższego, czynnikiem decydującym o możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Podatnik jest zatem zobligowany do dokonania oceny każdego wydatku pod kątem jego związku z przychodami oraz gospodarczego uzasadnienia jego poniesienia, z wyjątkiem wydatków wyraźnie wskazanych w ustawie jako niestanowiących kosztów uzyskania przychodów niezależnie od potencjalnego związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Nie każdy bowiem wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W szczególności, do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, zalicza się koszty reprezentacji, w tym m.in. poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Użyty w cytowanym przepisie zwrot "w szczególności" wskazuje, iż zawarty w nim katalog wydatków ma jedynie charakter przykładowy, otwarty, tj. wydatki na wszystkie towary i usługi noszące znamiona reprezentacji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie, podkreślić należy, iż wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy będą miały charakter reprezentacyjny. Biorąc pod uwagę fakt, ze ani ustawa o CIT ani inne ustawy podatkowe nie definiują terminu "reprezentacja", to uzasadnione jest odwołanie się do wykładni językowej. "Uniwersalny Słownik Języka Polskiego" pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2008), definiuje reprezentację jako "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacją są takie działania podatnika, których głównym celem jest stworzenia pozytywnego wizerunku oraz podkreślenie jego zasobności. Jednocześnie, nie ma wątpliwości, iż ocena, czy dane działanie ma charakter reprezentacyjny może być dokonana jedynie na podstawie obowiązujących w danym czasie i miejscu reguł życia społecznego, a w szczególności przyjętej powszechnie interpretacji zachowań danego rodzaju jako stanowiących ogólnie obowiązujący standard lub wykraczających poza ten standard uznawanych za wyszukane i zwracające uwagę.

Analizując charakter poszczególnych wydatków w kontekście regulacji art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT konieczne jest więc w pierwszej kolejności określenie powszechnie obowiązujących standardów zachowań w kontaktach handlowych. Charakter reprezentacji będą więc miały jedynie te działania, które obecnie mogą zostać uznane za szczególnie okazałe, odbiegające od reguł przyjętych w analogicznych sytuacjach.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, w ramach działań mających na celu pozyskiwanie nowych klientów oraz utrzymywanie wypracowanych kontaktów biznesowych z dotychczasowymi odbiorcami, Spółka organizuje spotkania z kontrahentami (klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami, potencjalnymi dostawcami), które odbywają się m.in. poza siedzibą Spółki, np. w restauracji. Celem takich spotkań jest omówienie wszelkich kwestii dotyczących bieżącej i potencjalnej współpracy, w tym w szczególności prezentowana jest oferta Spółki, uzgadniane są warunki współpracy, negocjowane są umowy handlowe oraz poruszane są inne sprawy związane bezpośrednio z działalnością Spółki. Spotkania takie mogą trwać wiele godzin, zwłaszcza w przypadkach, kiedy mają formę szkolenia czy konferencji.

Zdaniem Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym decydujące znaczenie dla określenia charakteru omawianych wydatków ma również cel spotkania. Z całą pewnością nie można uznać, że oferowany przez Spółkę poczęstunek stanowi cel spotkania sam w sobie - jedynym powodem organizowania przez Spółkę spotkań jest pozyskanie nowych klientów oraz utrzymanie wypracowanych kontaktów biznesowych z dotychczasowymi odbiorcami. Spółka pragnie podkreślić, iż jej zamiarem podczas omawianych spotkań nie jest okazanie wystawności czy zamożności, lecz działanie zgodne z powszechnie uznanymi zwyczajami biznesowymi.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Jednocześnie, wydatki te w sposób oczywisty pozostają w związku z działalnością gospodarczą Spółki i służą zachowaniu lub zabezpieczeniu jej źródła przychodów. Tym samym, zdaniem Spółki, ma ona prawo, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, zaliczyć przedmiotowe wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie Spółka chciałaby wskazać, że zaprezentowane powyżej stanowisko zostało również potwierdzone przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 27 sierpnia 2009 r. (sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM).

Prawidłowość podejścia Spółki o możliwości zaliczenia opisanych wydatków do kosztów podatkowych potwierdza również wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 lipca 2006 r. (sygn. II FSK 1008/05), w którym Sąd sformułował tezę, że nie jest reprezentacją ani też reklamą w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, działanie podatnika polegające na organizowaniu szkoleń dla kontrahentów (klientów) firmy, których celem jest zapoznanie się z parametrami technicznymi produktów, czy też szkolenie w celu instruktażu obsługi zakupionego programu, nawet jeśli koszty te obejmują koszty artykułów spożywczych i gastronomii.

Z uzasadnienia Sądu można wysnuć wniosek, że jako reprezentacja powinny być traktowane tylko te wydatki, które służą wyłącznie konsumpcji. Jeśli natomiast mają one inny cel (np. informowanie o ofercie sprzedażowej, zasadach działania produktów itp.), wówczas nie stanowią one kosztów reprezentacji. Podobne kryterium przyjęła również Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z dnia 23 lipca 2007 r. (sygn. 1401/BP-II/4210-43/07/JM), gdzie stwierdziła, że przejawy gościnności niewykraczające poza główny cel spotkania, są związane z głównym celem spotkania i tym samym są kosztem uzyskania przychodu. Zdaniem Izby kwestionowane wydatki mają charakter standardowy i są konieczne do prawidłowego przebiegu spotkania-szkolenia. Nie powinny więc być uznawane za przejaw wystawności czy okazałości, czyli formę reprezentacji.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego, stwierdzam co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika ułatwiającego zawarcie umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Należy zwrócić uwagę na charakter, jaki mają wydatki obejmujące zakup usług gastronomicznych serwowanych w restauracji czy kawiarni w czasie spotkania z kontrahentami. Wydatki te w ocenie organu podatkowego, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ich charakter świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie (obok omówienia tematów biznesowych) jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony".

Wydatki na zakup usług gastronomicznych, w związku ze spotkaniami z kontrahentami odbywającymi się poza siedzibą Spółki, nie mogą być uznane za koszty podatkowe pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowisko Spółki jest zatem nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powoływanych we wniosku interpretacji organów podatkowych stwierdzić należy, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego interpretację.

Nadmienia się, że w zakresie pytania oznaczonego nr 1 (stan faktyczny nr 1 i nr 3) oraz pytania nr 2, wydano odrębne interpretacje.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.