IBPBI/2/423-272/10/PC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez spółkę związanych z finansowaniem pobytu w Polsce członków zarządu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 5 lutego 2010 r. (data wpływu do tut. BKIP 12 lutego 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z finansowaniem pobytu w Polsce członków zarządu Spółki - jest prawidłowe.

W dniu 12 lutego 2010 r. wpłynął do tut. BKIP ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z finansowaniem pobytu w Polsce członków zarządu Spółki.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. Członkami zarządu są osoby będące obywatelami Belgii. Jednocześnie prezes zarządu jest również udziałowcem Spółki. Członkowie zarządu nie pozostają w stosunkach umownych czy też pracowniczych ze Spółką. Z tytułu pełnionych funkcji nie pobierają wynagrodzenia.

Członkowie zarządu odbywają do Polski podróże służbowe (przyjazd do Spółki) w celu wykonywania czynności bieżącego zarządzania. Chodzi tu głównie o spotkania z kierownictwem, pracownikami, uzgodnienia w sprawie strategii działania Spółki, spotkania handlowe z kontrahentami, narady z załogą podpisywanie niektórych umów dotyczących Spółki.

Spółka ponosi koszty związane z ich pobytem w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy poniesione przez Spółkę wydatki związane z finansowaniem pobytu w Polsce członków zarządu stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów...

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na sfinansowanie pobytu w Polsce członków zarządu, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Podróże służbowe członków zarządu do Polski są niewątpliwie odbywane w celu osiągnięcia przychodów, gdyż służą załatwianiu spraw istotnych dla Spółki, określeniu strategii działania Spółki, wykonywaniu innych czynności zarządczych w imieniu i w interesie Spółki.

Nie ma też znaczenia fakt, że członkowie zarządu nie pozostają w stosunkach umownych, czy też pracowniczych ze spółką bowiem decydujące znaczenie ma to, że odbywane podróże faktycznie mają charakter podróży służbowej, tzn. są podejmowane w sprawach Spółki, a tym samym służą osiągnięciu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Powyższe koszty nie są również ujęte w katalogu kosztów, które zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie są uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wprawdzie ww. ustawa z kosztów uzyskania przychodów wyłącza m.in. wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych (art. 16 ust. 38a), ale zarząd nie jest organem stanowiącym, a jedynie wykonawczym.

Artykuł 16 ust. 38 ww. ustawy, wyłącza również z kosztów wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców, ale opisane wyżej wydatki ponoszone przez Spółkę z pewnością nie są świadczeniem jednostronnym, gdyż członek zarządu (będący również udziałowcem) przyjeżdża do Polski aby świadczyć usługi dla polskiej Spółki.

Reasumując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami służbowymi członków zarządu mogą być rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 ustawy). Warunkiem niezbędnym jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami, a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Kosztem uzyskania przychodów będą zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia lub dotyczące źródła przychodów.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest zatem łączne spełnienie następujących przesłanek:

W negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił:

Zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.), zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego). W sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy to w myśl art. 208 § 2 oraz § 3 ww. ustawy każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, przy czym każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a wydatki związane z pobytem członków zarządu w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki), można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Reasumując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z pobytem członków zarządu w Polsce, mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Warunkiem niezbędnym jest wykazanie, że między wydatkami, a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo - skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Konieczne jest zatem udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one obiektywnie rzecz ujmując racjonalne co do zasady i co do wielkości.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, (...).

Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Stanowisko Spółki jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.