IBPBI/2/423-1445/10/PP - Zasady zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki zwróconych pracownikowi udokumentowanych wydatków, związanych z użytkowaniem samochodu prywatnego w czasie podróży służbowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 7 października 2010 r. (data wpływu do tut. BKIP 19 października 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków stanowiących zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, odbytą przez pracownika samochodem będącym jego własnością i sposobu dokumentowania ww. wydatków - jest prawidłowe.

W dniu 19 października 2010 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków stanowiących zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, odbytą przez pracownika samochodem będącym jego własnością i sposobu dokumentowania ww. wydatków.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową samochodem niebędącym własnością pracodawcy otrzymuje polecenie wyjazdu służbowego, na którym wskazane jest, że środkiem transportu będzie samochód prywatny. Spółka nie zawierała dotąd z pracownikami umów cywilnoprawnych. Spółka spotkała się z interpretacją, że z pracownikami wyjeżdżającymi w podróż służbową środkiem transportu będącym jego własnością, należy zawrzeć umowy cywilnoprawne, a wynika to z art. 34a pkt 1 ustawy o transporcie drogowym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy zwrot kosztów związanych z podróżą służbową odbytą przez pracownika samochodem będącym jego własnością można udokumentować "Poleceniem wyjazdu służbowego", "Ewidencją przebiegu pojazdu", czy też w celu zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów należy podpisać z pracownikiem umowę cywilnoprawną.

Zdaniem Spółki, do udokumentowania zwrotu kosztów poniesionych na odbycie takiej podróży służbowej stosować należy dokumenty wewnętrzne, tj. "Ewidencję przebiegu pojazdu" i "Polecenie wyjazdu służbowego". Ponadto Spółka uważa, że rozliczenia udokumentowane na podstawie ww. dokumentów stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm. określanej w dalszej części skrótem "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) u.p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odrębne przepisy o których mowa w ww. przepisie zawarte zostały w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika - podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p. Zgodnie z powyższym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 u.p.d.o.p., powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób niepozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Powołane wyżej przepisy nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem "kosztów używania" samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika dla potrzeb prowadzonej przez niego działalności, dlatego też przyjąć należy potoczne rozumienie tego pojęcia. "Koszty używania" to zatem wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Reasumując, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikowi udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem samochodu niebędącego własnością Spółki, poniesione w czasie podróży służbowej, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i w granicach wynikającego z niej limitu.

Stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków stanowiących zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, odbytą przez pracownika samochodem będącym jego własnością i sposobu dokumentowania ww. wydatków jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie nadmienia się, że w zakresie interpretacji art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.), wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.