IBPBI/2/423-1440/10/PP - Faktury VAT i faktury korygujące VAT otrzymane drogą elektroniczną jako podstawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 października 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 13 października 2010 r.), uzupełnionym pismem z dnia 3 stycznia 2011 r. (data wpływu 4 stycznia 2011 r.) oraz pismem z dnia 10 stycznia 2011 r. (data wpływu w tym samym dniu) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uznania faktur VAT i faktur korygujących VAT otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF za podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2) - jest prawidłowe.

W dniu 13 października 2010 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uznania faktur VAT i faktur korygujących VAT otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF za podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek ten nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 31 grudnia 2010 r. Znak: IBPP3/443-793/10/PK, IBPBI/2/423-1440/10/PP wezwano do jego uzupełnienia. Uzupełnienie wniosku wpłynęło do tut. BKIP w dniach 4 stycznia 2011 r. oraz 10 stycznia 2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka w ramach prowadzonej działalności zajmuje się produkcją wyrobów i urządzeń ze stali, głównie dla przemysłu motoryzacyjnego. Spółka dla celów prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje zakupu towarów, materiałów oraz usług zarówno od kontrahentów krajowych jak i zagranicznych. W konsekwencji Spółka otrzymuje od kontrahentów faktury VAT, bądź faktury korygujące VAT. Zgodnie z zasadą obowiązującą w Spółce podstawą do obliczania wysokości podatku naliczonego VAT oraz kosztów uzyskania przychodu dla celów kalkulacji podatku dochodowego od osób prawnych są oryginały faktur VAT oraz faktur korygujących VAT otrzymywane wyłącznie drogą pocztową lub bezpośrednio od kontrahenta. W związku z faktem, iż zdarzają się sytuacje, w których faktury otrzymywane są od kilku dni do kilku tygodni po wykonaniu usługi lub/i otrzymaniu dostawy, Spółka zamierza, przyjąć zasadę drukowania faktur VAT oraz faktur korygujących otrzymanych drogą elektroniczną (mailem) w formacie PDF, i traktowania ich na równi z dokumentami otrzymanymi drogą pocztową lub bezpośrednio od kontrahenta. Faktury te jednak nie będą przesyłane systemem EDI oraz nie będą zabezpieczone podpisem elektronicznym w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W uzupełnieniach wniosku z dnia 3 stycznia 2011 r. oraz 10 stycznia 2011 r. Spółka wskazała, iż przed wysłaniem do Wnioskodawcy faktur drogą elektroniczną dostawcy zwracają się z prośbą o akceptację takiej formy przesyłania faktur. W celu udokumentowania tego procesu Spółka przechowywać będzie wszystkie udzielone dostawcom akceptacje związane z otrzymaniem faktur drogą elektroniczną. Spółka będzie akceptować wyłącznie faktury w pełni czytelne i przesyłane w formacie niepozwalającym na modyfikacje, zapewniając integralność treści, jednocześnie Spółka gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur otrzymywanych drogą elektroniczną.

Wydrukowane faktury w formie papierowej będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury VAT i faktury korygujące VAT otrzymane drogą elektroniczną, a następnie wydrukowane, lecz niebędące fakturami w postaci elektronicznej z podpisem elektronicznym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), mogą być podstawą do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki, faktura VAT oraz faktura korygująca VAT przesłana (otrzymana) drogą elektroniczną w formacie PDF, a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej przez okres wymagany przepisami prawa, jest podstawą do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na równi z fakturą "papierową" przesłaną pocztą lub bezpośrednio od kontrahenta. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych również nie definiują pojęcia "otrzymać fakturę", w art. 15 ust. 4e posługują się tylko pojęciem "otrzymanej faktury" odsyłając do przepisów ustawy o VAT. Oznacza to, że dla ustalenia znaczenia tegoż terminu należy sięgnąć do słownika języka polskiego, gdzie "otrzymać" znaczy tyle co "dostać coś w darze", "dostać coś, co się należy", "na co się zasługuje lub do czego się dąży" - (http://sjp.pwn.pl/szukaj/otrzymac), wobec czego otrzymanie faktury może dojść do skutku wszelkimi sposobami, w tym również poprzez przesłanie faktury drogą elektroniczną, w postaci pliku w formacie PDF, a następnie wydrukowanie dokumentu.

Wobec powyższego faktura otrzymana drogą elektroniczną a następnie wydrukowana stanowi podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm. określanej w dalszej części skrótem "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

Konieczne jest też właściwe udokumentowanie wydatku. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości. Należy podkreślić, że to podatnik prowadzący działalność gospodarczą sam decyduje o rozmiarze, rodzaju i formie ponoszonych wydatków.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo - skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, ale dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione i podmiot zobowiązany jest do ich ponoszenia. Tak więc, spełnienie powyższych warunków powinno być dokonane w taki sposób, aby istniała możliwość przypisania poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Ta okoliczność podlega kontroli organu podatkowego.

Jak wspomniano powyżej, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów, zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do tych kosztów. Podatnik powinien zatem posiadać dowody, które potwierdzać będą faktyczne wykonanie transakcji zakupu towarów, materiałów oraz usług zarówno od kontrahentów krajowych jak i zagranicznych.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Zasady prowadzenia tej ewidencji przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Zasadne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na przepis art. 10 ustawy o rachunkowości, który stwarza Spółce możliwości takiego sposobu prowadzenia ksiąg, aby sposób ten uwzględniał specyfikę prowadzonej działalności. Wnioskodawca, mając zatem na uwadze art. 10 ww. ustawy, powinien rozważyć, czy dokumenty, w których posiadaniu jest Spółka spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy posiadane dokumenty stanowią dowody będące podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) - w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie produkcji wyrobów i urządzeń ze stali, głównie dla przemysłu motoryzacyjnego. Dla celów prowadzonej produkcji Spółka dokonuje zakupu towarów, materiałów oraz usług. W celu dokumentowania nabycia towarów i usług Spółka będzie otrzymywać faktury drogą elektroniczną, które następnie będzie drukować. Faktury te jednak nie będą przesyłane systemem EDI oraz nie będą zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

We własnym stanowisku dotyczącym oceny prawnej zdarzenia przyszłego Wnioskodawca interpretując treść art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p. dochodzi do konkluzji, iż "otrzymanie faktury może dojść do skutku wszelkimi sposobami, w tym również poprzez przesłanie faktury drogą elektroniczną, w postaci pliku w formacie PDF (...)".

Zgodnie z art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p., za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Przepis ten dotyczy ujmowania w księgach rachunkowych kosztu na podstawie dwóch rodzajów dokumentów:

Pytanie zawarte we wniosku z dnia 12 października 2010 r. dotyczy sytuacji pierwszej, tj. księgowania kosztu na podstawie otrzymanej faktury. u.p.d.o.p. nie zawiera definicji "faktury", a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dot. zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2011 r. Znak IBPP3/443-793/10/PK Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów wskazał, iż fakturą otrzymaną drogą elektroniczną jest wyłącznie dokument spełniający kryteria autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, gdzie przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W interpretacji tej wskazano również, iż za fakturę elektroniczną, a tym samym dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, że dokument otrzymany drogą elektroniczną w formacie PDF, następnie wydrukowany i przechowywany w formie papierowej będzie fakturą w znaczeniu jakie mu nadaje ustawa o podatku od towarów i usług. Z uwagi na powyższe będzie mógł zostać uznany za fakturę, w rozumieniu art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p., zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków nim udokumentowanych.

Stanowisko Spółki jest zatem prawidłowe.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 1 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.