IBPBI/2/423-1385/09/MS - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami w siedzibie i poza siedzibą spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 2 listopada 2009 r. (data wpływu do tut. Biura 12 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami:

W dniu 12 listopada 2009 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami:

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność handlową w zakresie tworzyw sztucznych, w tym export i import. Wiąże się z tym konieczność przeprowadzania spotkań o charakterze biznesowym, w trakcie których prowadzone są negocjacje handlowe, warunki rzeczowe i finansowe dostaw i zakupów, indywidualne warunki i udogodnienia tych transakcji itp. Spotkania te dotyczą zarówno kontrahentów krajowych jak i zagranicznych. Niejednokrotnie spotkania te przeciągają się w czasie, trwając nawet kilka godzin.

Spotkania takie w przypadku, gdy należą do wielogodzinnych, przeprowadzane są często poza siedzibą Wnioskodawcy, np. w lokalach gastronomicznych lub restauracji.

Do dobrych obyczajów handlowych i przyjętych praktyk należy podjęcie zaproszonego kontrahenta (kontrahentów) obiadem lub innym posiłkiem na koszt zapraszającego, np. Wnioskodawcy.

Spotkania w restauracji (lub innym lokalu gastronomicznym) nie mają charakteru wytwornego obiadu (kolacji czy lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Ich celem, jak to stwierdzono wyżej, jest omówienie bieżących spraw biznesowych, a nie chęć okazania przepychu, wytworności itp. Posiłki zamawiane są z obowiązującego menu. Wydatki na obiad (inny posiłek) z kontrahentem są dokumentowane fakturami VAT (rachunkami, w przypadku, gdy dany lokal nie ma statusu podatnika VAT). Jeżeli chodzi o spotkania lub ich część, odbywające się w siedzibie Wnioskodawcy, to wówczas kontrahenci są częstowani drobnym poczęstunkiem oraz napojami (kawa, herbata).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone na obiad (kolację, lunch) z kontrahentami ponoszone na spotkaniu odbywanym w celach biznesowych, a nie w celu okazania przepychu (wytworności itp.) stanowią koszty uzyskania przychodu przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych...

Czy wydatki na drobny poczęstunek oraz napoje (kawa, herbata) dla kontrahentów w siedzibie firmy są kosztami uzyskania przychodu przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych...

Zdaniem Wnioskodawcy, dla uznania wydatków poniesionych przez podatnika za koszty uzyskania przychodu przy ustalaniu podstawy opodatkowania w podatku dochodowym od osób prawnych konieczne jest zaistnienie dwóch przesłanek łącznie:

Dokonując subsumpcji (odniesienia przedstawionego wyżej stanu faktycznego do elementów stanu prawnego w jego zakresie określonym pozytywną przesłanką uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu) zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na obiad (kolację, lunch) z kontrahentem jednoznacznie spełniają wymogi uznania ich za koszty uzyskania przychodu: są poniesione z jego zasobów majątkowych, nigdy nie były i nie będą mu w jakikolwiek sposób zwrócone, pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (Wnioskodawca wydatki te ponosi w związku ze spotkaniami biznesowymi), a przede wszystkim służą uzyskaniu przychodu względnie zachowaniu (zabezpieczeniu) źródła przychodu: wydatki dotyczą spotkań, gdzie omawiane są warunki dostawy (zakupów), indywidualne uzgodnienia dotyczące współpracy handlowej - związek z przychodami (potencjalnymi przychodami) jest więc oczywisty i bezsporny. Udokumentowanie wydatków odbywa się stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości, ustawy VAT, a więc zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podobne kryteria odnoszą się do drobnych poczęstunków oraz napojów (kawa, herbata, soki) w siedzibie Wnioskodawcy.

Wnioskodawca uważa zatem, że wskazane przez niego w pytaniach wydatki spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu w ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Jeżeli chodzi o brak przesłanki negatywnej, to do rozpatrzenia pozostaje jedynie przypadek określony w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. jak wyżej, a mianowicie czy nie są to przypadkiem koszty reprezentacji.

Powyższa ustawa nie definiuje dla swoich potrzeb pojęcia "reprezentacji", wobec czego należy odwołać się do języka potocznego. Zgodnie z nim: "reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod red. prof. Stanisława Dubisza PWN Warszawa 2007 r.).

Dokonując subsumpcji stanu faktycznego do normy prawnej interpretowanej przy użyciu definicji "reprezentacja" według jej znaczenia potocznego, zdaniem Wnioskodawcy, nie może być mowy o kosztach reprezentacji. Wydatki na obiady (kolacje, lunche) oraz poczęstunek w siedzibie firmy nie mają na celu okazałości ani wystawności w ocenie kontrahenta, lecz służą jedynie celom biznesowym. Fakt zamawiania dań (posiłków) z karty świadczy o braku wystawności, czy też wykwintności.

Posiłek spożywany w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny", bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością, ale wyłącznie cele biznesowe

Tym samym brak jest podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniają przesłankę negatywną, wskazaną w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. jak wyżej.

Reasumując: występowanie przesłanki pozytywnej (art. 15 ust. 1 ustawy), jak i brak przesłanki negatywnej (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy) w przypadku wydatków na obiad (kolację, lunch) z kontrahentem, jak i kosztów poczęstunku oraz napojów w siedzibie firmy pozwalają na ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe stanowisko Wnioskodawcy potwierdza treść interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. Nr IPPB5/4240-24/09-2/AM.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm. określanej w dalszej części skrótem "ustawa o p.d.o.p.") kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o p.d.o.p.), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem, a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub jego zachowanie oraz zabezpieczenie.

Nie w każdym oczywiście wypadku związek ten jest tak wyraźny, co powoduje, iż każdą sytuację należy oceniać odrębnie. Ustawa nie uzależnia uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu od skutku w postaci powstania lub powiększenia konkretnego przychodu lub jego zachowania oraz zabezpieczenia. Należy podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, który ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów. W związku z tym, może zdarzyć się, że podatnik ponosi określony koszt, który ma niewątpliwy związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, jednak nie spowoduje on powstania lub powiększenia przychodów.

Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Z uwagi na fakt, iż przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia "reprezentacji" należy - zgodnie z zasadami wykładni językowej przepisów prawa - odnieść się do definicji słownikowej tego pojęcia. W internetowym wydaniu Słownika Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl) pojęcie to zostało zdefiniowane następująco: reprezentacja to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się "występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159)".

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie, czy wydatki związane z zapraszaniem kontrahentów do restauracji ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też mają na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych usług. W ocenie tut. Organu w niniejszej sprawie mamy do czynienia z pierwszym z tych wyznaczników, gdyż trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. Pomimo tego, że w czasie spotkań z kontrahentami omawiane są różnorakie warunki współpracy, wątpliwości budzi miejsce takiego spotkania, tj. restauracja. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o p.d.o.p., jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Spółkę wydatki w postaci lunchu, obiadu czy kolacji w trakcie spotkań z kontrahentami w lokalach zewnętrznych, wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz. Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu spotkania należą do dobrych obyczajów handlowych i przyjętych praktyk nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Natomiast wydatki ponoszone przez Spółkę na poczęstunek serwowany w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie Spółki w postaci drobnych poczęstunków, kawy czy herbaty, jeśli nie mają charakteru okazałości, mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o p.d.o.p. koszty uzyskania przychodów.

Reasumując, należy stwierdzić, iż stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami:

Odnosząc się do powołanej we wniosku interpretacji organu podatkowego, należy stwierdzić, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego interpretację.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.