IBPBI/2/423-1317/09/PC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatków na zakup artykułów spożywczych, napojów, zapłata za posiłek w restauracji).

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 października 2009 r. (data wpływu do tut. Biura 29 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

W dniu 29 października 2009 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji podłoża pod pieczarki, a także prowadzi dodatkową działalność polegającą na świadczeniu usług hotelarskich oraz gastronomicznych w prowadzonym przez siebie ośrodku hotelowym.

Spółka w ramach prowadzonej działalności ponosi wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych zużywanych podczas spotkań w siedzibie spółki z jej kontrahentami. Spółka ponosi także wydatki na rzecz kontrahentów z tytułu usług gastronomicznych w postaci lunchu bądź też kolacji we własnej restauracji hotelowej bądź też w innych placówkach gastronomicznych.

W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe, np. ustala się warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp. Wydatki ponoszone na spotkania z kontrahentami nie wiążą się z okazałością ani wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na zakup artykułów spożywczych, napojów, zapłata za posiłek w restauracji lub też koszt posiłku we własnej restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zalicza się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku Spółki, w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi Spółka w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.

Zdaniem Spółki, decydujące znaczenie dla stwierdzenia, czy wydatki związane z danym spotkaniem mogą być kwalifikowane jako koszty reprezentacji, ma charakter spotkania.

W związku z tym niektóre wydatki ponoszone na zakup artykułów spożywczych czy usług gastronomicznych nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym, lecz jako zwykłe koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki te powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki ponoszone na spotkania z kontrahentami nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego.

W czasie spotkań, które odbywają się w biurze, Spółka zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze bądź też drobny poczęstunek, zwłaszcza w trakcie dłuższych spotkań. Zdarza się także, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki, np. w restauracji. Dzieje się tak w sytuacji gdy kontrahenci prowadzą swoją działalność w dużej odległości od siedziby Spółki, a sami nie posiadają w swoich obiektach sal konferencyjnych, czy też innego wydzielonego pomieszczenia, w którym można prowadzić negocjacje albo omawiać warunki współpracy (kontrahentami Spółki są osoby prowadzące pieczarkarnie). Zdarza się także, że to kontrahent sam proponuje spotkanie w restauracji zamiast w biurze, wyrażając chęć spotkania na "neutralnym" gruncie.

Zaproszenie kontrahenta na kawę, lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Posiłek spożywany w restauracji nie jest okazały ani wykwintny, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością, a jedynie zachowanie dobrych manier.

Tym samym ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku ułatwiającego zawarcie umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki z tytułu zakupu herbaty, kawy, cukru, śmietanki do kawy, drobnych słodyczy bądź też drobnego poczęstunku, serwowanego w trakcie spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, a także z tytułu usług gastronomicznych serwowanych we własnej restauracji hotelowej - jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, to jako wydatki niewymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak również prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne z tego faktu w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Zgoła inny charakter mają wydatki, obejmujące zakup usług gastronomicznych, serwowanych w restauracji w czasie spotkań z kontrahentami. Wydatki te, w ocenie tut. Organu, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Ich charakter świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Powoływanie się Spółki na okoliczność, że posiłki w restauracji nie są okazałe ani wystawne nie odbiera wyżej wymienionym działaniom cech reprezentacji.

Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, zamawiającymi, podwykonawcami itd., w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony".

Reasumując, wydatki na nabycie artykułów spożywczych serwowanych kontrahentom Spółki w jej siedzibie oraz własnej restauracji, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast wydatki na zakup posiłków w innych placówkach gastronomicznych w związku ze spotkaniami z kontrahentami nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż stanowisko w zakresie:

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.