IBPBI/2/423-1056/10/AK - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych w celu odbycia podróży służbowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 10 sierpnia 2010 r. (data wpływu do tut. BKIP 13 sierpnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości nieprzekraczającej kwoty przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz ustalenia, czy są wymagane dokumenty potwierdzające odbycie podróży służbowej przez pracownika - jest prawidłowe.

W dniu 13 sierpnia 2010 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości nieprzekraczającej kwoty przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz ustalenia, czy są wymagane dokumenty potwierdzające odbycie podróży służbowej przez pracownika.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którym zlecał odbywanie podróży służbowych związanych z koniecznością transportu elementów będących towarem zbywanym następnie przez podatnika na rzecz jego kontrahentów oraz poszukiwania i zbierania informacji o możliwych do nabycia nieruchomościach z pominięciem biur specjalizujących się w pośrednictwie w handlu nieruchomościami, a także dokonywania ich oględzin w terenie, jak również pozyskiwania informacji o kontrahentach, którzy mogą rozpocząć współpracę z podatnikiem w celu poszerzenia i dywersyfikacji działalności podatnika.

W celu dokumentowania trasy przejazdu podatnik jako pracodawca wydał polecenie potwierdzenia trasy przejazdu poprzez uzyskiwanie potwierdzenia w znajdujących się na trasie przejazdu punktach handlowych, stacjach benzynowych oraz miejscach ewentualnego noclegu, bez względu na to czy pracownik prowadził negocjacje w tych konkretnych punktach, a to z uwagi na fakt, że często nieruchomości będące przedmiotem oględzin są nieruchomościami niezabudowanymi i nie ma możliwości potwierdzenia pobytu przez właściciela tych nieruchomości, a często potwierdzenie u właściciela spowodowałoby nieuzasadniony wzrost ceny nieruchomości z uwagi na okazane zainteresowanie nią przed podjęciem rozmów handlowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym stanie faktycznym zasadnym jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez podatnika na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwotę przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz czy wymagane jest potwierdzenie pobytu i dokonywanych oględzin poprzez potwierdzenie daty oraz godziny przybycia i wyjazdu czytelnym podpisem kontrahenta, wskazanie przez kontrahenta daty prowadzenia rozmów, uzyskanie pisemnego potwierdzenia wstępnej oferty lub zaproszenia do prowadzenia rozmów, a także pisemnego określenia obszarów i tematów współpracy.

W ocenie Wnioskodawcy, zasadnym jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez podatnika na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz nie jest wymagane potwierdzenie pobytu i dokonywanych oględzin poprzez potwierdzenie daty oraz godziny przybycia i wyjazdu czytelnym podpisem kontrahenta, wskazanie przez kontrahenta daty prowadzenia rozmów, uzyskanie pisemnego potwierdzenia wstępnej oferty lub zaproszenia do prowadzenia rozmów, a także pisemnego określenia obszarów i tematów współpracy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm., zwanej dalej "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) u.p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p., przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, ze Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którym zlecał odbywanie podróży służbowych związanych z koniecznością transportu elementów będących towarem zbywanym następnie przez podatnika na rzecz jego kontrahentów oraz poszukiwania i zbierania informacji o możliwych do nabycia nieruchomościach z pominięciem biur specjalizujących się w pośrednictwie w handlu nieruchomościami, a także dokonywania ich oględzin w terenie, jak również pozyskiwania informacji o kontrahentach, którzy mogą rozpocząć współpracę z podatnikiem w celu poszerzenia i dywersyfikacji działalności podatnika.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zatem, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż pracownik zatrudniony w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa się w:

* układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo

* w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera ww. postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej jak pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej.

W myśl § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).

Mając na uwadze powyższe, do kosztów uzyskania przychodów Spółka może zaliczyć wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości nieprzekraczającej kwoty przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju. Nie jest wymagane potwierdzenie pobytu i dokonywanych oględzin poprzez potwierdzenie daty oraz godziny przybycia i wyjazdu czytelnym podpisem kontrahenta, wskazanie przez kontrahenta daty prowadzenia rozmów, uzyskanie pisemnego potwierdzenia wstępnej oferty lub zaproszenia do prowadzenia rozmów, a także pisemnego określenia obszarów i tematów współpracy.

Stanowisko Spółki uznać zatem należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.