IBPBI/1/415-810/10/RM - Określenie sposobu dokumentowania ponoszonych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Pismo z dnia 15 listopada 2010 r. Izba Skarbowa w Katowicach IBPBI/1/415-810/10/RM Określenie sposobu dokumentowania ponoszonych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 sierpnia 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 27 sierpnia 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania ponoszonych kosztów w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów - jest nieprawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 27 sierpnia 2010 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania ponoszonych kosztów w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
W przedmiotowym wniosku został przedstawiony m.in. następujący stan faktyczny:
Wnioskodawca ujmuje koszty (tzw. media) na podstawie kserokopii faktur w miesiącu, w którym jest wystawiona faktura dla celów podatku dochodowego, a oryginał dla celów podatku VAT w miesiącu kiedy przypada termin płatności.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie:
Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo ujmując koszty na podstawie kserokopii faktur w miesiącu, w którym jest wystawiona faktura, czy powinien sporządzić dowód wewnętrzny na to zdarzenie gospodarcze, a pod dowód wewnętrzny podłączyć kserokopię faktury. Oryginalna faktura VAT znajduje się w miesiącu zapłaty.
Zdaniem Wnioskodawcy, powinien sporządzić dowód wewnętrzny na zdarzenie gospodarcze w miesiącu, w którym jest wystawiona faktura i pod ten dowód może podłączyć kserokopię faktury, dla jasności zapisu.
Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
* nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
* być właściwie udokumentowany.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.
Artykuł 24a ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Na podstawie powyższej delegacji ustawowej Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Zgodnie z § 26 ww. rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16.
Stosownie do treści § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Ponadto, w myśl § 13 ww. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
dowody przesunięć;
dowody opłat pocztowych i bankowych; inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Ustawodawca przewidział również możliwość dokumentowania operacji gospodarczych za pomocą tzw. dowodów wewnętrznych zakreślając w sposób niezwykle precyzyjny możliwość posługiwania się nimi przez przedsiębiorcę. Dowody wewnętrzne są sporządzane na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) przez osoby, które bezpośrednio dokonały wydatków. Dokumenty te powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które dokonały wydatków, a ponadto powinny określać przy zakupie - nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 ww. rozporządzenia).
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie zdarzeń gospodarczych wymienionych w § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia, a więc:
zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
opłat sądowych i notarialnych;
opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Z powyższego wynika, że ustawodawca nie przewidział możliwości dokumentowania dowodami wewnętrznymi, jak również kserokopiami faktur VAT, wskazanych przez Wnioskodawcę kosztów, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Jednocześnie należy podkreślić, iż zgodnie z treścią pkt 3 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zawartych w Załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia) w kolumnie 2 księgi należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Natomiast treść pkt 4 ww. Objaśnień wskazuje, iż w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.
Jak zatem wynika z powyższego, Wnioskodawca w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winien ewidencjonować wskazane we wniosku koszty (tzw. media) (o ile nie stanowią one elementu wartości początkowej nabytego lub wytworzonego środka trwałego) na podstawie otrzymanych faktur, a nie jak twierdzi na podstawie dowodów wewnętrznych z dołączonymi kserokopiami faktur. Jeżeli jednak wydatki powyższe stanowią element wartości początkowej środka trwałego, wydatki te nie podlegają bezpośredniemu ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W takim bowiem przypadku, ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jako koszt podatkowy podlegają odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej oddanego do użytku środka trwałego.
W świetle powołanych przepisów i w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.
Nadmienia się, iż w zakresie pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 oraz 2 wydano odrębne rozstrzygnięcia.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Kośnego 70, 45-372 Opole, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.