IBPBI/1/415-789/09/ESZ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 22 września 2009 r. (data wpływu do tut. Biura 28 września 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup poczęstunku dla kontrahentów podczas spotkań organizowanych w siedzibie firmy-jest prawidłowe.

W dniu 28 września 2009 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup poczęstunku dla kontrahentów podczas spotkań organizowanych w siedzibie firmy.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą w zakresie doradztwa podatkowego. Prowadząc działalność ponosi wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych zużywanych podczas spotkań w siedzibie firmy z jej kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami jak również wydatki związane z zakupem usług gastronomicznych w trakcie spotkań z klientami poza siedzibą firmy tj. w restauracji. Podczas spotkań klienci częstowani są napojami (kawą herbatą, wodą sokiem lub napojami), owocami oraz słodyczami (ciastka, paluszki, orzeszki itp.). Przedmiotowe spotkania organizowane są m.in. w celu przedstawienia oferty świadczonych usług, zachęcenia do korzystania z usług biura potencjalnego kontrahenta, podpisania umów oraz realizacji umów (spotkanie na którym przekazywane są dokumenty i informacje niezbędne do realizacji zawartych umów oraz w trakcie konsultacji). Organizując spotkania z klientami firma ponosi m.in. wydatki na zakup wyżej wymienionych artykułów spożywczych, jak również usług gastronomicznych bądź cateringowych (obiad, kanapki itp.).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki na zakup posiłków (usługi gastronomiczne lub cateringowe) oraz poczęstunek dla klientów i potencjalnych klientów (napoje, owoce oraz słodycze, obiad, kanapki), należy traktować jako wydatki na reprezentację, czy też można je uznać za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawczyni, zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Jak uważa, wydatki na poczęstunek dla kontrahentów mogą być zaliczone do kosztów, jeśli poczęstunek nie będzie wystawny. Wydatki te niewątpliwie ponoszone są w celu uzyskania przychodu. W takim przypadku również nie można mówić o wydatkach na reprezentację, które zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodu. Pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodnie jednak z definicją, zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN, przez reprezentację należy rozumieć "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Pojęcia określające reprezentację odnoszą się w sposób oczywisty do realiów życia społecznego, powszechnego odbioru zachowań - tego, czy stanowią one rozpowszechniony standard czy, wykraczając poza ten standard, są uznawane za wyszukane i zwracające uwagę. Konieczne jest więc określenie powszechnie obowiązujących standardów zachowań w kontaktach handlowych. Wnioskodawczyni uważa, iż zaoferowanie kontrahentowi podczas spotkania napojów, owoców lub słodyczy nie jest traktowane jako przejaw szczególnej okazałości, lecz jedynie zwykłych dobrych manier. To nie zaproponowanie takiego poczęstunku wywoła pozytywne wrażenie, lecz raczej jego brak zostanie uznany za zachowanie poniżej obowiązujących standardów i pozostawi negatywne wrażenie u drugiej strony. Podkreślić należy, iż nowelizacja art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obowiązująca od dnia 1 stycznia 2007 r., wprowadzająca przykładowy katalog wydatków na reprezentację powinna być rozumiana w ten sposób, że:

* wszystkie wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów,

* niektóre wydatki na nabycie artykułów lub usług gastronomicznych - jeżeli mają znamiona wytworności i w istocie swej służą wyłącznie działaniom mającym na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz zaliczane są do wydatków reprezentacyjnych.

Pozostałe wydatki na nabycie artykułów i usług gastronomicznych, jeżeli nie spełniają opisanej wyżej cechy "wystawności" podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów na zasadach ogólnych.

Jednocześnie, koszty reprezentacji, wykluczone z kosztów podatkowych, nie powinny być interpretowane w sposób rozszerzający, a przeciwnie - powinny być oceniane w sposób literalny i systemowy, uwzględniający definicje słownikowe i cele realizowane przez podatników. W zaistniałej sytuacji nie można mieć wątpliwości, iż wydatki poniesione na zakup produktów przeznaczonych na poczęstunek, np. ciasteczek i napojów, z wyłączeniem alkoholu, nie są kosztami reprezentacji, bo nie spełniają podstawowych jej przesłanek, tj. okazałości i wystawności, a jednocześnie zachowują pośredni związek z osiąganym przez podatnika przychodem.

Na poparcie swojego stanowiska Wnioskodawczyni powołała m.in.:

* decyzję Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 15 listopada 2007 r. Znak: 1401/BP-I/4210-71/07/SP/PP-I,

* interpretacje indywidualną z dnia 24 stycznia 2008 r., Znak: ITPB3/423-219/07/PS wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podmiocie, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, należy stwierdzić, iż poniesione wydatki na zakup artykułów spożywczych takich jak kawa, herbata, napoje bezalkoholowe, drobne przekąski (ciastka, paluszki, słodycze, owoce) oraz na zakup usług cateringowych, obejmujących przygotowanie przekąsek podawanych kontrahentom Spółki, podczas spotkań negocjacji lub seminariów przeprowadzonych z kontrahentami (potencjalnymi kontrahentami) lub klientami Spółki w siedzibie firmy, nie będą miały charakteru wydatków reprezentacyjnych, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy uznać, iż wydatki te będą elementem ich standardowej obsługi.

Reasumując należy stwierdzić, iż wydatki ponoszone przez Wnioskodawczynię na zakup artykułów spożywczych, zużywanych podczas spotkań w siedzibie firmy z jej kontrahentami (potencjalnymi kontrahentami) lub klientami stanowią zwyczajowy poczęstunek i jako należące do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (nie mające charakteru okazałości) mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem, jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup poczęstunku podczas spotkań organizowanych w restauracji wydano odrębną interpretację.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.