IBPBI/1/415-49/01/10/AB - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wydatków na wynajem lokalu mieszkalnego w miejscowości, w której znajduje się siedziba jedynego kontrahenta.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 14 stycznia 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 20 stycznia 2010 r.), uzupełnionym w dniu 17 marca 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie możliwości zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków ponoszonych na wynajem lokalu mieszkalnego, w miejscowości, w której znajduje się siedziba jedynego kontrahenta Wnioskodawczyni oraz sposobu ich udokumentowania - jest prawidłowe.

W dniu 20 stycznia 2010 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie możliwości zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków ponoszonych na wynajem lokalu mieszkalnego, w miejscowości, w której znajduje się siedziba jedynego kontrahenta Wnioskodawczyni oraz sposobu ich udokumentowania.

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 9 marca 2010 r., znak: IBPBI/1/415-49/10/AB, wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniu 17 marca 2010 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni jest osobą fizyczną prowadzącą we własnym imieniu i na własny rachunek działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Podstawowym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawczyni jest przetwarzanie danych, zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność (PKD 63.11.Z). Siedzibą prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności jest jej miejsce zamieszkania. Siedziba jedynego kontrahenta Wnioskodawczyni znajduje się w miejscowości oddalonej o ok. 150 km od miejsca zamieszkania (siedziby) Wnioskodawczyni.

Z kontrahentem tym Wnioskodawczyni ma zawartą cywilnoprawną umowę o współpracę. Na podstawie przedmiotowej umowy Wnioskodawczyni uzyskuje przychody zaliczane do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej (w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 3 i art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Uzgodnione w umowie o współpracę wynagrodzenie jest wypłacane Wnioskodawczyni na podstawie wystawianych przez nią co miesiąc faktur VAT. Wnioskodawczyni opodatkowuje osiągane dochody z działalności gospodarczej na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Zakres i sposób realizacji usług świadczonych przez Wnioskodawczynię na podstawie wspomnianej umowy o współpracę, zawartej z jedynym kontrahentem, skutkują koniecznością pobytu Wnioskodawczyni w dni robocze w miejscowości, w której siedzibę ma jej jedyny kontrahent. Dlatego też Wnioskodawczyni zamierza wynająć (jako najemca) w miejscowości, w której ma siedzibę jej jedyny kontrahent, lokal mieszkalny mający jej służyć wyłącznie do celów mieszkalnych związanych z pobytem w tej miejscowości w celu świadczenia usług na podstawie umowy o współpracę (w lokalu tym Wnioskodawczyni będzie jedynie nocować, nie będzie w nim natomiast wykonywać działalności gospodarczej). Decyzja ta jest podyktowana względami ekonomicznymi, gdyż według szacunków Wnioskodawczyni koszt wynajęcia lokalu mieszkalnego służącego do noclegów będzie w skali miesiąca znacznie niższy od kosztów zakwaterowania w hotelu czy też od kosztów codziennych dojazdów z jednej do drugiej miejscowości.

Na podstawie umowy najmu lokalu mieszkalnego Wnioskodawczyni będzie zobowiązana do uiszczania na rzecz wynajmującego:

Ponieważ przedmiotem najmu będzie lokal mieszkalny przeznaczony wyłącznie do celów mieszkaniowych (a więc będzie to czynność zwolniona z podatku od towarów i usług), wynajmujący nie będzie wystawiał Wnioskodawczyni faktur VAT, a jedynie miesięczne rachunki, w których wykazana będzie wysokość uiszczanych przez Wnioskodawczynię należności na rzecz wynajmującego. Zarówno umowa najmu, jak i wystawiane przez wynajmującego rachunki będą wskazywały jako najemcę Wnioskodawczynię, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz adresu, ale bez wskazywania danych dotyczących prowadzonej przez nią działalności gospodarczej. W związku ze zwiększonymi wydatkami na wyżywienie, wynikającymi z pobytu Wnioskodawczyni w dni robocze poza miejscowością, w której znajduje się jej miejsce zamieszkania i siedziba działalności, Wnioskodawczyni zamierza wystawiać wewnętrzne dowody księgowe dokumentujące diety z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Diety te naliczane będą w kwotach nieprzekraczających wysokości diet przysługujących pracownikom na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy na podstawie rachunków wystawianych przez wynajmującego Wnioskodawczyni będzie mogła zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej kwoty należności uiszczanych wynajmującemu z tytułu najmu lokalu mieszkalnego w miejscowości, w której znajduje się siedziba jedynego kontrahenta Wnioskodawczyni.

(pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Zdaniem Wnioskodawczyni, będzie mogła na podstawie rachunków wystawianych jej przez wynajmującego zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej kwoty należności uiszczanych wynajmującemu z tytułu najmu lokalu mieszkalnego w miejscowości, w której znajduje się siedziba jedynego kontrahenta Wnioskodawczyni. Stanowisko to Wnioskodawczyni opiera na następującej argumentacji. Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów, zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami takimi są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Żaden z przepisów zawartych w art. 23 tej ustawy nie wyłącza z pojęcia kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, zawartego w celu zapewnienia podatnikowi noclegu w miejscowości (innej niż miejscowość siedziby jego działalności gospodarczej), w której podatnik musi przebywać w związku z wykonywaniem usług. W związku z tym, zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy uzależniać wyłącznie od spełnienia przesłanek z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem od tego, czy celem poniesienia tych wydatków jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

W analizowanym przypadku Wnioskodawczyni posiada tylko jednego kontrahenta, a zatem współpraca z tym kontrahentem jest dla Wnioskodawczyni jedynym źródłem przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Gdyby zatem Wnioskodawczyni nie dostosowała się do wymogów stawianych jej przez kontrahenta odnośnie sposobu świadczenia usług, wówczas nie osiągałaby żadnych przychodów z omawianego źródła. Innymi słowy, faktyczny pobyt Wnioskodawczyni w dni robocze w miejscowości, w której posiada siedzibę jej kontrahent, jest zgodnie z ustalonymi warunkami współpracy, niezbędny dla prawidłowej realizacji usług, a tym samym, niezbędny dla osiągania przez Wnioskodawczynię przychodów. W rezultacie w ocenie Wnioskodawczyni, wydatki związane z pobytem w miejscowości siedziby jej kontrahenta (który to pobyt jest konieczny dla realizacji umówionych usług) pozostają w ewidentnym związku z jej przychodami. W opisanych okolicznościach wydatki te bez wątpienia są wydatkami ponoszonymi w celu osiągania przychodów (względnie w celu zabezpieczenia źródła przychodów).

Dodatkowo Wnioskodawczyni podkreśla, iż planowane wydatki związane z wynajęciem lokalu mieszkalnego w miejscowości, w której posiada siedzibę jej kontrahent, są również w pełni racjonalne i uzasadnione ekonomicznie. Zgodnie bowiem z jej kalkulacjami, koszt wynajęcia we wspomnianej miejscowości lokalu mieszkalnego służącego do noclegów będzie w skali miesiąca znacznie niższy od kosztów zakwaterowania w hotelu, jak również od kosztów codziennych dojazdów do tej miejscowości z miejsca, w którym Wnioskodawczyni ma siedzibę. W ocenie Wnioskodawczyni, brak jest jakichkolwiek podstaw do kwestionowania prawa do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na zakwaterowanie w hotelu, jak również innych wydatków ponoszonych w trakcie podróży odbywanych w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (w szczególności wydatków na przejazdy środkami transportu publicznego lub wydatków na paliwo).

Tym bardziej zatem bezpodstawne byłoby kwestionowanie jako kosztów podatkowych wydatków z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, jeśli te ostatnie wydatki pozwolą Wnioskodawczyni uniknąć ponoszenia alternatywnych, znacznie wyższych, kosztów związanych z zakupem usług hotelowych albo z codziennymi przejazdami. W świetle powyższej argumentacji, Wnioskodawczyni uważa, iż będzie mogła zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej planowane wydatki z tytułu najmu lokalu mieszkalnego służącego do noclegów w miejscowości, w której siedzibę posiada kontrahent Wnioskodawczym, jako że wydatki te będą ściśle związane z osiąganiem przychodów, jak również będą racjonalne i gospodarczo uzasadnione.

Na potwierdzenie powyższego stanowiska Wnioskodawczyni powołała interpretację indywidualną Ministra Finansów, działającego przez organ upoważniony, Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, z dnia 4 lutego 2009 r., znak: ITPB1/415- 674/08/HD.

Wnioskodawczyni po zawarciu umowy najmu będzie otrzymywać od wynajmującego rachunki potwierdzające uiszczane należności z tytułu najmu.

Rachunki te będą wskazywały jako najemcę (nabywcę usługi najmu) Wnioskodawczynię, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz adresu, a także będą zawierały wszystkie pozostałe elementy wymagane przez przepis § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 z późn. zm.).

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach. Skoro zgodnie z powołanym przepisem, rachunki stanowią podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to w ocenie Wnioskodawczyni, będzie ona mogła, w oparciu o omówione powyżej rachunki wystawiane przez wynajmującego, zaliczać do kosztów uzyskania przychodów kwoty należności uiszczanych wynajmującemu z tytułu najmu lokalu mieszkalnego w miejscowości, w której znajduje się siedziba jedynego kontrahenta Wnioskodawczyni.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy jednak pamiętać o tym, iż wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża podatnika.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż w sytuacji gdy miejsce zamieszkania Wnioskodawczyni (będące jednocześnie siedzibą firmy) oddalone jest o 150 km od miejscowości, w której świadczyć będzie w ramach prowadzonej działalności usługi, wydatki jakie będzie ponosić na wynajem mieszkania w miejscu (miejscowości) świadczenia tych usług, stosownie do postanowień art. 22 ust. 1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będą mogły w okresie świadczenia tych usług stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Bez wątpienia bowiem, w złożonym wniosku Wnioskodawczyni wykazała związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ww. wydatkami a uzyskiwaniem przychodów z ww. źródła przychodów oraz racjonalność poniesienia tych wydatków. Przedmiotowe wydatki nie są również wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Zwraca się jednakże uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wydatków związanych z pobytem poza miejscem zamieszkania uzależnionego od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. W myśl § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia takimi dowodami są m.in. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej: "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach. Jak wynika z cytowanych przepisów dowodem księgowym są również rachunki.

W świetle powyższego, Wnioskodawczyni będzie mogła, w oparciu o rachunki wystawiane przez wynajmującego, zaliczać do kosztów uzyskania przychodów kwoty należności uiszczane wynajmującemu z tytułu najmu lokalu mieszkalnego.

Jednakże należy zaznaczyć, że zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do ww. rachunku wystawionego przez właściciela budynku, w którym Wnioskodawczyni wynajęła mieszkanie, faktur (rachunków) za media, bądź też innych dokumentów stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez Wnioskodawczynię z tego tytułu wydatków.

Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Jeżeli więc poniesione wydatki spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 oraz w zakresie możliwości wystawiania rachunków przez wynajmującego Wnioskodawczyni lokal mieszkalny wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.