IBPBI/1/415-461/11/ESZ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni, przedstawione we wniosku z dnia 13 kwietnia 2011 r. (data wpływu do tut. Biura 2 maja 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych podawanych podczas spotkań z kontrahentami i pracownikami organizowanych w mieszkaniu wykorzystywanym na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej - jest prawidłowe.

W dniu 2 maja 2011 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych podawanych podczas spotkań z kontrahentami i pracownikami organizowanych w mieszkaniu wykorzystywanym na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług czystościowych oraz handlu środkami czystościowymi. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabyła ekspres do kawy, którego wartość nie przekracza 3.500 zł. Niezależnie od powyższego Wnioskodawczyni nabywa również artykuły spożywcze takie jak kawa, herbata oraz mleko do kawy.

Zarówno ekspres do kawy jak i środki spożywcze wykorzystywane są przez Wnioskodawczynię m.in. podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy, która znajduje się w miejscu zamieszkania Wnioskodawczyni, w wydzielonych w tym celu pomieszczeniach, na których to spotkaniach negocjowane są ceny zakupu środków czystości, które następnie są sprzedawane na rzecz klientów Wnioskodawczyni, jak również warunki oraz zasady świadczenia przez Wnioskodawczynię usług czystościowych. Zarówno ekspres do kawy, jak i artykuły spożywcze są również wykorzystywane w związku ze spotkaniami Wnioskodawczyni z pracownikami w celu uzgadniania zakresu oraz sposobu świadczenia usług czystościowych. W związku z powyższym Wnioskodawczyni rozważa możliwość zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów, wydatków poniesionych na nabycie ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w związku z nabyciem ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych w postaci kawy, herbaty oraz mleka, wydatki poniesione w tym zakresie Wnioskodawczyni będzie mogła zaliczyć w zakres kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawczyni, wydatki poniesione na zakup ekspresu do kawy oraz kawy, herbaty oraz mleka będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm., dalej "ustawa o PIT").

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Konstrukcja wskazanego powyżej przepisu, dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje zatem podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 23 ustawy o PIT), pod warunkiem, że podatnik wykaże ich bezpośredni, bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Mając na uwadze powyższe, warunkami kwalifikującymi dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów są:

* poniesienie kosztu w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* nie zakwalifikowanie kosztu do grupy kosztów nie uznawanych przez ustawę za koszty uzyskania przychodów.

Konsekwentnie, zdaniem Wnioskodawczyni, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Wnioskodawczyni zauważa jednak, iż nie w każdym wypadku związek ten jest tak wyraźny, co powoduje, iż każdą sytuację należy oceniać odrębnie.

Nie ulega wątpliwości, iż poniesienie przez Wnioskodawczynię wydatków na zakup ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych nie może bezpośrednio przyczyniać się do osiągnięcia określonego przychodu. Podkreślić jednak należy, że wykorzystanie zarówno ekspresu do kawy jak i artykułów spożywczych ma znaczący, pośredni związek z osiąganymi przychodami. Dzięki nabyciu wskazanych elementów, w opinii Wnioskodawczyni ma Ona możliwość właściwego podejmowania kontrahentów, zapewniając właściwe warunki do negocjacji oraz uzgadnianie warunków aktualnych lub potencjalnych transakcji, dzięki czemu możliwe jest zarówno zwiększenie sprzątanych powierzchni biurowych, renegocjacja warunków umownych na bardziej korzystne lub też wynegocjowanie korzystnych cen zakupu środków czystości od hurtowników, które następnie sprzedawane są na rzecz klientów Wnioskodawczyni.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, iż koszty nabycia ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych, służących atrakcyjnej prezentacji oferty usługowej firmy oraz negocjacji korzystnych warunków umownych, spełniają przytoczone powyżej warunki, dające możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Bezsprzecznym jest bowiem fakt, iż aby sprzedać określoną usługę lub produkt, najpierw potencjalnych kontrahentów należy zapoznać z ofertą. Podobnie, aby uzyskiwać jak najkorzystniejsze warunki ze sprzedaży środków czystości, najpierw koniecznym jest wynegocjowanie jak najlepszych warunków cenowych od dostawców hurtowych. Zdaniem Wnioskodawczyni, koszty nabycia ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych będą zatem wpływały na zachowanie oraz zabezpieczenie źródła przychodów.

Wnioskodawczyni podkreśla, że wydatki na zakup ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych nie mieszczą się w katalogu wydatków, przewidzianym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, których poniesienie nie wiąże się z możliwością zaliczenia w zakres kosztów uzyskania przychodów. W szczególności tego rodzaju koszty nie będą stanowiły kosztów reprezentacji, w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia poprzez wykorzystanie pewnych nadzwyczajnych, okazałych czy też wyszukanych sposobów do prezentacji własnej oferty.

Tymczasem, zdaniem Wnioskodawczyni, nie można uznać, iż nabycie ekspresu do kawy czy też artykułów spożywczych w postaci kawy, herbaty czy też mleka do kawy, wiąże się z jakąkolwiek okazałością, czy też wystawnością. Oferowanie kawy z ekspresu jest bowiem aktualnie, rzeczą powszechną, częstokroć stosowaną w relacjach biznesowych i nie stanowi w żadnej mierze działania nadzwyczajnego. Co więcej brak możliwości oferowania kontrahentom odpowiedniej jakości kawy czy też herbaty może nie tylko wpłynąć na brak pozytywnego odbioru Wnioskodawcy lecz wręcz pogorszyć jego wizerunek w oczach aktualnych lub potencjalnych usługobiorców.

Podsumowując, poniesione przez Wnioskodawczynię wydatki na nabycie ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz pozostających w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami - są ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie noszą również cech wystawności, w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Konsekwentnie Wnioskodawczyni ma możliwość zaliczenia poniesionych wydatków na zakup ekspresu do kawy oraz artykułów spożywczych do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów). Ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodu.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W myśl natomiast art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, nie zaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług czystościowych oraz handlu środkami czystościowymi. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabyła ekspres do kawy, którego wartość nie przekracza 3.500 zł, a ponadto artykuły spożywcze takie jak: kawa, herbata oraz mleko do kawy. Produkty te wykorzystywane są w czasie spotkań z kontrahentami oraz pracownikami w siedzibie firmy, która znajduje się w miejscu zamieszkania Wnioskodawczyni.

Odnosząc zanalizowane uprzednio przepisy do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż wydatki na zakup artykułów spożywczych podawanych w trakcie spotkań mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile nie noszą cech okazałości lub wystawności, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego. Wydatki z tego tytułu mogą więc zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na ekspres do kawy, w świetle powyższych przepisów i przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na jego zakup - jest wykorzystywanie tego sprzętu w działalności gospodarczej, tj. sprzęt ten nie może służyć celom osobistym Wnioskodawczyni lub jej pracowników, jak również wykazanie celowości tego wydatku i związku z przychodem oraz prawidłowe jego udokumentowanie. Jeżeli więc wydatek powyższy spełnia powyższe kryteria, to może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest, bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.